1. Définissez le déroulement du service avant de configurer la caisse
Partez du service que vous assurez réellement. Un restaurant avec service au comptoir peut encaisser le paiement immédiatement après la saisie de la commande, tandis qu’un restaurant avec service à table peut avoir besoin de suivre plusieurs commandes avant de présenter l’addition. Notez qui enregistre la commande, qui la vérifie et qui encaisse le paiement. Vous obtiendrez ainsi une liste de besoins concrets plutôt qu’un ensemble de fonctionnalités dont vous n’avez peut-être pas besoin.
Confirmez les étapes de ce parcours que la solution choisie prend en charge. Renseignez-vous sur les appareils compatibles, la manière dont les commandes sont identifiées et tout équipement nécessaire au fonctionnement prévu. NeroPay propose des logiciels NeroPOS/ePOS, des terminaux de paiement par carte et des services de paiement, mais la disponibilité des produits, les appareils compatibles et les intégrations doivent être confirmés auprès de l’équipe. Ne présumez pas qu’une connexion ou une fonctionnalité de restauration particulière est disponible.
- Décrivez le parcours d’une commande, de la demande du client jusqu’au paiement finalisé.
- Repérez les étapes où la responsabilité passe d’un membre du personnel à un autre.
- Confirmez les fonctionnalités et les équipements nécessaires avant la configuration.
2. Organisez les produits en fonction de la prise de commande réelle
Préparez une fiche de menu unique qui servira de référence pour votre configuration initiale. Indiquez le nom de chaque plat, son prix de vente et les choix qui influent sur la commande. Regroupez les produits de manière à ce que le personnel puisse s’y retrouver pendant le service, par exemple par entrées, plats, accompagnements et boissons, plutôt que de vous appuyer sur une liste alphabétique. Veillez à ce que les noms destinés aux clients soient suffisamment clairs pour être compris aussi bien sur un reçu qu’à la caisse.
Définissez comment le personnel doit enregistrer les suppléments, les substitutions et les plats indisponibles, puis confirmez la méthode prise en charge auprès de votre prestataire. Ne supposez pas qu’une note modifie le prix ni que chaque choix peut être configuré comme une option sélectionnable. Vérifiez l’absence de doublons, de prix obsolètes et de libellés ambigus. Les descriptions des produits ne doivent pas remplacer la procédure établie par votre restaurant pour traiter les questions relatives aux allergènes.
- Vérifiez que chaque produit du catalogue initial correspond au menu convenu.
- Testez les articles similaires et les suppléments payants afin de repérer les risques d’erreur de sélection.
- Désignez les personnes autorisées à approuver les modifications du menu après le lancement.
3. Définissez le passage de la commande au paiement
La principale question de configuration concerne la manière dont le montant dû est transmis à l’étape du paiement. Confirmez si la configuration choisie transfère le montant entre la caisse et le terminal ou si le personnel doit le saisir manuellement. En cas de saisie manuelle, attribuez explicitement la tâche de vérification du montant. Si une connexion est prise en charge, entraînez tout de même le personnel à identifier la bonne commande et à vérifier le montant avant l’encaissement.
Définissez la marche à suivre lorsqu’un paiement est refusé, interrompu ou que son résultat est incertain. Le personnel doit vérifier le statut disponible de la transaction avant de réessayer, plutôt que de supposer qu’une absence de réponse signifie un échec. Demandez à l’équipe comment les paiements effectués sont répercutés dans la configuration choisie et comment examiner un écart. Ne considérez jamais un reçu de paiement par carte comme la seule preuve que toutes les données enregistrées en caisse sont correctes.
- Confirmez la connexion de paiement et les éventuelles saisies manuelles nécessaires.
- Attribuez la responsabilité de vérifier le montant et le résultat du paiement.
- Documentez la procédure à suivre pour clarifier une transaction dont le résultat est incertain.
4. Simulez une commande complète et examinez les reçus
Exemple hypothétique : une table commande deux plats principaux, un accompagnement et deux boissons. Avant le paiement, un client change l’une des boissons. Dans le cadre d’une procédure de test convenue, la personne qui prend la commande saisit les articles, enregistre le changement selon la méthode prise en charge et demande à un collègue de vérifier l’addition finale. Le collègue vérifie les articles et le total avant de suivre la procédure de paiement confirmée.
Examinez l’enregistrement de la commande obtenu et les éventuels reçus clients. Un client peut-il reconnaître ce qu’il a acheté ? Le total final tient-il compte du changement de boisson ? Le personnel peut-il distinguer l’addition détaillée de la confirmation de paiement ? Vérifiez auprès de votre prestataire les informations de l’établissement ainsi que les modalités d’envoi ou d’impression des reçus. Utilisez une méthode de test approuvée par le prestataire ; ne supposez pas que les paiements de test ou leurs annulations sont sans frais.
- Simulez une commande comportant une correction et un article supplémentaire.
- Comparez l’addition finale, le montant du paiement et le résultat enregistré.
- Répétez l’exercice avec le membre du personnel qui assurera le service pendant les périodes de forte affluence.
5. Effectuez une vérification encadrée lors du premier service
Avant l’ouverture, vérifiez que les appareils prévus sont prêts, que le personnel peut accéder aux éléments nécessaires et que les modalités de remise des reçus fonctionnent. Gardez un menu initial facile à gérer et corrigez les erreurs connues avant d’ajouter de la complexité. Fournissez au personnel une courte procédure de secours en cas de problème d’appareil ou de connexion, fondée sur les recommandations de votre prestataire, et veillez à ce que les coordonnées de l’assistance soient faciles à trouver.
Confirmez les conditions commerciales en parallèle des vérifications opérationnelles. Avec un terminal de paiement par carte NeroPay éligible, les logiciels NeroPOS, NeroWeb et NeroBooking peuvent être inclus sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires. Les coûts du terminal, les frais de traitement des paiements, les critères d’éligibilité et les conditions applicables restent en vigueur. Demandez à l’équipe de confirmer votre configuration précise plutôt que de supposer que chaque appareil, connexion ou service est inclus.
- Résolvez les problèmes en suspens concernant le menu, les reçus et les paiements avant le lancement.
- Informez le personnel des procédures relatives aux corrections, aux paiements dont le résultat est incertain et à l’assistance.
- Faites le bilan du premier service pour repérer les erreurs récurrentes de sélection ou de transmission des commandes.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Dois-je saisir toute la carte avant de faire un test ?
Testez d’abord une sélection représentative, comprenant un plat avec un choix à faire et un article nécessitant une correction. Une fois la structure validée, saisissez et vérifiez le reste de la carte avant le service.
Le logiciel de caisse transmettra-t-il automatiquement le total au terminal de paiement ?
Ne le présumez pas. Vérifiez la connexion prise en charge par le logiciel et le terminal que vous avez choisis. Si une saisie manuelle est nécessaire, prévoyez une vérification du montant dans la procédure d’encaissement.
Quelles erreurs devons-nous rechercher sur les tickets ?
Vérifiez les libellés d’articles peu clairs, les suppléments manquants, les quantités incorrectes, les coordonnées obsolètes de l’établissement et les totaux qui diffèrent du montant payé. Identifiez bien le document qui constitue la note détaillée et celui qui confirme le paiement.
NeroPOS est-il inclus avec chaque terminal ?
L’inclusion du logiciel dépend des critères d’éligibilité. Avec un terminal de paiement NeroPay éligible, NeroPOS peut être inclus sans frais d’abonnement logiciel supplémentaires. Les coûts du terminal, les frais de traitement et les conditions applicables restent en vigueur ; confirmez les détails auprès de l’équipe.