Le bon de livraison accompagne la remise des marchandises
Un bon de livraison aide votre entrepôt, votre chauffeur et votre client à s’accorder sur les marchandises remises. Les informations utiles comprennent le client et le lieu de livraison, la date de livraison, les descriptions des produits, les quantités et une référence de livraison unique. Lorsque le client fournit un numéro de bon de commande, le fait de reprendre cette référence tout au long du processus facilite ses contrôles à la réception.
Sa fonction opérationnelle est de faciliter le contrôle, et non de demander un paiement. Le destinataire doit comparer les marchandises au bon et signaler les articles manquants, endommagés ou inattendus. Un bon de livraison ne suffit pas, à lui seul, à établir que chaque article a été accepté sans réserve ; conservez avec celui-ci tout relevé d’écarts.
La facture explique la demande de paiement
Une facture indique au client ce que vous lui facturez et fournit une référence à son service comptable pour traiter cette demande. Dans ce processus, les informations importantes sont le compte client concerné, les marchandises facturées, les montants, les modalités de paiement convenues et les références permettant de retrouver la commande et les documents de livraison correspondants.
Ne comptez pas sur une facture pour remplacer le contrôle à la réception. Un employé du service comptable peut voir la facture sans jamais voir les marchandises. De même, la personne qui décharge une livraison peut n’avoir aucune responsabilité en matière de paiements. Demandez au client à qui chaque document doit être envoyé plutôt que de supposer qu’un seul interlocuteur s’occupe de tout. Il s’agit d’une distinction opérationnelle, et non de conseils sur les exigences relatives aux documents fiscaux.
Choisissez le document selon la tâche à accomplir, pas seulement selon le moment
Si la tâche immédiate consiste à contrôler une livraison, fournissez le bon de livraison. S’il s’agit de demander un paiement, fournissez la facture. Lorsque ces deux tâches ont lieu en même temps, le client peut avoir besoin des deux documents. Pour un compte client professionnel comportant plusieurs livraisons, un relevé de compte peut aider à faire le point sur la situation du compte, mais les références de chaque facture et de chaque livraison restent importantes lorsqu’une personne s’interroge sur un montant précis.
Convenez de la manière de gérer les livraisons fractionnées avant qu’elles ne surviennent. Facturer chaque livraison peut faciliter le rapprochement, tandis que regrouper les livraisons peut réduire le nombre de demandes de paiement à traiter pour le client. Les deux approches nécessitent des liens clairs entre les documents et doivent respecter les modalités convenues. Déterminez également qui consigne les manquants et qui examine leur incidence sur la facture ; ne laissez pas le chauffeur improviser cette décision.
- Demandez quelles références sont nécessaires au client pour rapprocher les marchandises et les montants facturés.
- Confirmez, le cas échéant, les interlocuteurs distincts pour la réception des marchandises et la comptabilité.
- Convenez de la manière dont les livraisons partielles et les écarts seront consignés.
Exemple hypothétique : une commande, deux livraisons
Un café commande 12 caisses de boissons auprès d’un grossiste sous le numéro de bon de commande CAFE-42. Huit caisses arrivent le mardi avec le bon de livraison DN-108 ; les quatre restantes arrivent le jeudi avec le bon DN-115. Chaque bon indique les quantités livrées correspondantes et la même référence de bon de commande client. Le responsable du café peut vérifier chaque livraison sans confondre la première avec la commande complète.
Supposons que les modalités convenues prévoient une facturation après la livraison de la totalité de la commande. La facture INV-260 couvre alors les 12 caisses et mentionne les références CAFE-42, DN-108 et DN-115. L’interlocuteur comptable du café peut ainsi rattacher le montant facturé aux deux livraisons. Si la personne chargée de la réception le mardi ne consigne que sept caisses reçues, le grossiste doit examiner cet écart avant de considérer les documents comme validés ; la quantité commandée initialement ne constitue pas une preuve de livraison.
Vérifiez que les références sont utiles en pratique
Choisissez une commande terminée et suivez son parcours, de l’expédition à la demande de paiement. Une personne qui n’a pas participé à la vente peut-elle identifier ce qui est arrivé, retrouver les éventuels écarts signalés et comprendre quelles livraisons sont couvertes par la facture ? Voilà un critère de réussite vérifiable. Si elle doit demander au commercial ce qui s’est passé, améliorez les références ou les notes de transmission plutôt que d’ajouter des documents sans lien entre eux.
NeroTrade prend en charge les processus de vente en gros, notamment les bons de livraison, les comptes clients professionnels, les factures, les relevés de compte, les tournées et les encaissements. Vérifiez quelles fonctionnalités sont activées pour votre compte marchand avant d’organiser votre processus autour d’elles. Votre prochaine étape consiste à examiner une commande type avec vos collègues de l’expédition et de la comptabilité, puis à convenir d’un modèle de référence commun et à désigner les responsables de la résolution des écarts.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Chaque livraison doit-elle être accompagnée d’une facture au même moment ?
Pas nécessairement. Le client peut avoir besoin d’un bon de livraison lors de la remise des marchandises, puis d’une facture ultérieurement, selon les modalités convenues. Précisez bien le calendrier pour qu’aucune des deux équipes ne confonde un document manquant avec une demande de paiement manquante.
Une seule facture peut-elle couvrir plusieurs livraisons ?
Cela peut être un choix opérationnel, s’il est conforme aux modalités convenues. Identifiez clairement les livraisons pour que le client puisse vérifier chaque partie du montant facturé sans avoir à deviner à quoi elle correspond.
Que faire si le bon de livraison et la facture indiquent des quantités différentes ?
Vérifiez la commande, les documents de livraison et les éventuels relevés de manquants ou bons de retour. Expliquez la différence au client et corrigez les données à l’origine de l’écart, plutôt que de supposer que l’un ou l’autre des documents est correct.
Un relevé de compte est-il la même chose qu’une facture ?
Non. Un relevé de compte permet d’examiner les opérations et les éléments restant à régler sur un compte. Une facture correspond à une demande de paiement précise ; gardez sa référence à disposition lorsque vous discutez des écritures du relevé.