Wählen Sie nach dem Zahlungsablauf, nicht nur nach der Mobilität
Beginnen Sie mit dem Moment, in dem Ihr Kunde bezahlt. Ein mobiler Reparaturdienst muss ein Terminal möglicherweise vom Transporter bis zur Haustür mitnehmen; ein Händler an einem temporären Verkaufsstand lässt es dagegen vielleicht an einem festen Platz. Bei Zahlungen am Tisch kommt eine weitere Frage hinzu: Können Mitarbeitende den Betrag deutlich zeigen, ohne den Kunden warten zu lassen?
Wägen Sie ab, wie bequem sich das Terminal mitnehmen lässt und wie praktikabel das Laden und die Verbindungsmöglichkeiten sind. Fragen Sie, welche Verbindungsarten das jeweils vorgeschlagene Gerät unterstützt und was bei einem Verbindungsabbruch geschieht. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein tragbares Terminal jedes Netz unterstützt oder Zahlungen ohne Verbindung annehmen kann.
- Beschreiben Sie Ihre üblichen Zahlungsorte und Ihren längsten Arbeitstag.
- Fragen Sie nach unterstützten Verbindungen, Akkunutzung und Lademöglichkeiten.
- Vereinbaren Sie ein Ausweichverfahren für den Fall, dass keine Verbindung verfügbar ist.
Sorgen Sie dafür, dass jeder Beleg dem richtigen Auftrag zugeordnet werden kann
Ein Beleg bestätigt eine Zahlung; eine Auftragsdokumentation erläutert, was der Kunde gekauft hat. Halten Sie diese Zwecke getrennt. Ein Kunde benötigt möglicherweise beides, insbesondere wenn die Leistungsbeschreibung länger ist, als es der Zahlungsdatensatz zulässt.
Verwenden Sie in Ihren eigenen Unterlagen eine kurze, eindeutige Auftragsreferenz. Fragen Sie, ob und an welcher Stelle diese Referenz im vorgeschlagenen Zahlungsablauf erscheinen kann und welche Belegoptionen unterstützt werden. Falls ein Terminal Ihre Auftragsreferenz nicht aufnehmen kann, vereinbaren Sie eine zuverlässige Methode, um seine Transaktionskennung mit dem Auftrag zu verknüpfen. Tragen Sie keine unnötigen Kundendaten in Referenzfelder ein.
Praxisbeispiel: Zahlung nach einer mobilen Reparatur entgegennehmen
Hypothetisches Beispiel: Ein mobiler Fahrradreparaturdienst schließt einen Auftrag über €68 bei einem Kunden in Wigan ab. Auf dem Auftragsblatt steht die Referenz WR-024. Bevor der Reparateur das Terminal vorlegt, bestätigt er die Arbeiten und den Betrag mit dem Kunden. Anschließend prüft er das Zahlungsergebnis, bevor er den Auftrag als bezahlt markiert.
Sofern unterstützt, wird die Auftragsreferenz im Zahlungsdatensatz mitgeführt. Andernfalls hinterlegt der Reparateur die Transaktionskennung des Terminals beim Auftrag WR-024 und stellt den verfügbaren Beleg zusammen mit den Auftragsdetails bereit. Am Tagesende lässt sich der Erfolg einfach prüfen: Der Inhaber kann die Zahlung über €68 einem abgeschlossenen Auftrag zuordnen, ohne den Kunden um eine Erklärung bitten zu müssen.
Geben Sie Mitarbeitenden eine klare Regel für Zahlungen mit unklarem Status
Eine unterbrochene Bildschirmanzeige oder ein fehlender Beleg beweist für sich genommen nicht, dass eine Zahlung fehlgeschlagen ist. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden darin, vor einem erneuten Versuch den verfügbaren Transaktionsstatus nach dem vereinbarten Verfahren zu prüfen. Bleibt das Ergebnis unklar, folgen Sie den Support-Anweisungen des Anbieters, statt Vermutungen anzustellen.
Legen Sie fest, wer ungeklärte Zahlungen erfasst und wer sie nachverfolgt. Bei gemeinsam genutzten Terminals sollten bei der Übergabe der Auftrag, der Betrag und der bekannte Status angegeben werden, ohne unnötige Kundeninformationen offenzulegen. Teilen Sie Kunden mit, was bestätigt wurde und was noch geprüft werden muss. Versprechen Sie keine Rückerstattung und keinen Auszahlungszeitpunkt, die nicht verifiziert wurden.
Unterscheiden Sie zwischen Zahlungsbestätigung und Auszahlung
Eine erfolgreiche Kundenzahlung und der Geldeingang sind unterschiedliche Schritte. Fragen Sie vor der Wahl eines Dienstes nach Auszahlungsplänen, Annahmeschlusszeiten, Wochenenden, Abzügen und der Darstellung von Rückerstattungen in Berichten. Klären Sie, wie Sie einzelne Zahlungen mit den Auszahlungssummen abgleichen, statt davon auszugehen, dass jeder Belegbetrag einzeln eingeht.
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Beschreiben Sie dem Team als nächsten Schritt einen typischen Arbeitstag und zeigen Sie ein Beispiel für das Format Ihrer Auftragsreferenzen. Lassen Sie sich anschließend die Eignung des Geräts, die Belegfunktionen, den Berichtszugriff, die Terminalkosten, die Gebühren für die Zahlungsabwicklung und die geltenden Bedingungen bestätigen. So geht es im Gespräch um Ihren tatsächlichen Arbeitsablauf und nicht nur um ein Gerät.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Welche Verbindung eignet sich am besten für mobiles Arbeiten?
Das hängt davon ab, wo Sie Zahlungen entgegennehmen. Fragen Sie, welche Verbindungsarten das vorgeschlagene Terminal unterstützt, und prüfen Sie deren Eignung für Ihre Einsatzorte. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Option überall funktioniert.
Können Kunden einen Beleg mit ihrer Auftragsreferenz erhalten?
Klären Sie die verfügbaren Belegformate und Referenzfelder mit dem Team. Wenn die Referenz nicht auf dem Beleg erscheinen kann, verknüpfen Sie die Transaktionskennung mit Ihrem separat geführten Auftragsdatensatz.
Ist bei einem Terminal Software enthalten?
Bei einem dafür qualifizierten Kartenterminal von NeroPay kann die Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Berechtigungsvoraussetzungen und geltende Bedingungen gelten weiterhin.