Wählen Sie zwischen Zahlung am Empfang und direkt am Behandlungsplatz
Ein fester Kassenplatz am Empfang bietet dem Personal einen zentralen Ort, um Leistungen zu bestätigen, Zahlungen entgegenzunehmen und Belegwünsche zu bearbeiten. Das kann für Unternehmen geeignet sein, bei denen jeder Termin am Empfang abgeschlossen wird. Wenn mehrere Kunden gleichzeitig fertig sind, können jedoch Warteschlangen entstehen.
Wird das Terminal zum Behandlungsplatz, in den Behandlungsraum oder zur Adresse des Kunden gebracht, entfällt ein zusätzlicher Gang zur Kasse. Die Person, die die Zahlung entgegennimmt, muss jedoch den Endbetrag, eine bereits erfasste Anzahlung und die Zuständigkeit für die Aktualisierung der Buchung kennen. Unternehmen, die in Stalybridge tätig sind, sollten diese Übergaben vergleichen, statt davon auszugehen, dass jeder Termin denselben Ablauf erfordert.
Testen Sie die Verbindung dort, wo Gäste tatsächlich bezahlen
Fragen Sie nach, welche Verbindungsarten die vorgeschlagenen Terminals jeweils unterstützen. Eine zuverlässige Verbindung am Empfang bedeutet nicht, dass sie hinter einer geschlossenen Behandlungsraumtür ebenso gut funktioniert. Prüfen Sie bei mobilen Dienstleistungen die vorgesehene Verbindung an repräsentativen Einsatzorten, statt sich auf Annahmen zur Netzabdeckung zu verlassen.
Lassen Sie sich die Anzeigen zum Zahlungsstatus und die erforderlichen Schritte bei einem Verbindungsabbruch vorführen. Das Personal sollte den erfassten Transaktionsstatus prüfen, bevor es einen erneuten Versuch startet, statt einen fehlenden Beleg als Beweis für eine fehlgeschlagene Zahlung zu betrachten. Klären Sie, an welchen Support Sie sich bei einem ungeklärten Ergebnis wenden können.
Stimmen Sie Belege und Buchungsreferenzen aufeinander ab
Halten Sie die Terminreferenz und die Referenz der Zahlungstransaktion getrennt. Die erste kennzeichnet den Besuch, die zweite die Zahlung. Legen Sie fest, wo das Personal die Verknüpfung dokumentiert, und fragen Sie, welche Referenzfelder und Belegformate bei der vorgeschlagenen Lösung verfügbar sind. Gehen Sie nicht davon aus, dass Buchungsdetails automatisch übertragen werden.
Ein Beleg sollte dem Kunden helfen, das Unternehmen und den gezahlten Betrag wiederzuerkennen. Prüfen Sie, wie der Unternehmensname angezeigt wird und ob Papierbelege oder digitale Belege zu Ihren Kunden passen. Nehmen Sie keine Behandlungsdetails oder unnötigen personenbezogenen Angaben in Zahlungsreferenzen auf; verwenden Sie stattdessen eine kurze interne Buchungskennung.
Ein Rechenbeispiel: ein Termin, zwei Zahlungen
Hypothetisches Beispiel: Ein Salon in Stalybridge hat einen Termin im Wert von €80, für den bereits eine Anzahlung von €20 erfasst wurde. Beim Bezahlen prüft die Empfangskraft die Buchung und bestätigt, dass noch €60 zu zahlen sind, bevor sie den Betrag eingibt. Die Buchungskennung bleibt unverändert, während die Anzahlung und die Abschlusszahlung ihre jeweils eigenen Transaktionsreferenzen behalten.
Der Kunde erhält einen Beleg für die Zahlung über €60, und die Mitarbeitenden erklären, dass damit der Restbetrag beglichen wird. Die Erfolgskontrolle ist einfach: Ein anderer Kollege kann den Termineintrag öffnen, beide Zahlungen erkennen und den Gesamtbetrag von €80 erklären, ohne den Kunden bitten zu müssen, den Besuch zu rekonstruieren.
- Prüfen Sie den vereinbarten Gesamtbetrag für die Leistung und eine gegebenenfalls erfasste Anzahlung.
- Bestätigen Sie den Restbetrag gemeinsam mit dem Kunden.
- Prüfen Sie das Zahlungsergebnis, bevor Sie den Restbetrag als bezahlt markieren.
- Hinterlegen Sie die Zahlungsreferenz beim Termin.
Klären Sie vor der Auswahl die Auszahlungs- und Softwarebedingungen
Eine abgeschlossene Kartenzahlung und der Eingang des Geldes auf Ihrem Geschäftskonto sind zwei getrennte Schritte. Fragen Sie nach Auszahlungsfristen, Annahmeschlusszeiten, der Handhabung an Wochenenden, Gebühren und der Darstellung von Rückerstattungen in Berichten. Legen Sie fest, wer die Transaktionsaufzeichnungen mit den Auszahlungsinformationen abgleicht, insbesondere wenn Anzahlungen und Restzahlungen an unterschiedlichen Tagen erfolgen.
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienstleistungen an. Bei einem dafür qualifizierten Terminal kann Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Voraussetzungen und geltende Bedingungen gelten weiterhin. Bitten Sie das Team als nächsten Schritt, Ihren Ablauf für Anzahlungen und Restzahlungen vorzuführen und die Geräteverfügbarkeit, Konnektivität, Handhabung von Referenzen sowie etwaige vorgeschlagene Integrationen zu bestätigen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollte jedes Teammitglied ein eigenes Terminal haben?
Nicht unbedingt. Prüfen Sie, welche Termine ungefähr gleichzeitig enden und wer für die Zahlungsabwicklung zuständig ist. Ein gemeinsam genutztes Terminal kann für einen zentralen Empfang geeignet sein; Zahlungen in den Behandlungsräumen erfordern eine klare Übergabe und ausreichende Verfügbarkeit.
Kann ein Zahlungsbeleg den Termineintrag ersetzen?
Nein. Ein Beleg dokumentiert eine Zahlung, während der Termineintrag den Besuch und den Restbetrag erläutert. Verknüpfen Sie beide durch einen einheitlichen Referenzprozess.
Ordnet NeroBooking Terminalzahlungen automatisch zu?
Gehen Sie nicht von einer automatischen Zuordnung aus. Bitten Sie das Team von NeroPay, den unterstützten Ablauf und etwaige Integrationsanforderungen für Ihre gewählte Konfiguration zu bestätigen.