Wählen Sie einen Zahlungsort, der zum Termin passt
Ein Empfangstresen bietet Mitarbeitenden einen zentralen Ort, um Rechnungspositionen zu prüfen, Zahlungen entgegenzunehmen und die nächste Buchung zu besprechen. Der Nachteil sind mögliche Engpässe: Ein Kunde, der seine Rechnung bezahlt, trifft am Tresen möglicherweise auf jemanden, der gerade ankommt oder sich nach Leistungen erkundigt. Legen Sie fest, welches Gespräch Vorrang hat, wenn nur eine Person den Empfang besetzt.
Die Zahlung am Behandlungsstuhl, am Beratungstisch oder an einem anderen geeigneten Ort kann diese Warteschlange vermeiden. Allerdings muss jemand das Terminal mitnehmen, aufladen und zurückbringen. Prüfen Sie für Termine beim Kunden stattdessen einen mobilen Ablauf. Fragen Sie nach, welche verfügbaren Geräte die jeweilige Einsatzumgebung unterstützen, anstatt davon auszugehen, dass jedes Terminal auch abseits des Empfangstresens funktioniert.
Stimmen Sie den Rechnungsbetrag ab, bevor Sie das Terminal vorlegen
Übertragen Sie einer Person die Verantwortung dafür, die erbrachten Leistungen, vereinbarte Zusatzleistungen und bereits erfasste Zahlungen zu bestätigen. Erläutern Sie dem Kunden den Endbetrag, bevor Sie das Terminal vorlegen. Wurde zuvor eine Anzahlung geleistet, prüfen Sie den zugehörigen Eintrag, anstatt sich auf einen Vermerk zu verlassen, der lediglich den Termin bestätigt.
Halten Sie den Abschluss des Termins und den Abschluss der Zahlung getrennt. Ein beendeter Termin belegt nicht, dass eine Kartenzahlung erfolgreich war. Legen Sie fest, wer das Ergebnis am Terminal prüft, wer die betrieblichen Aufzeichnungen aktualisiert und wer sich um ein unklares Ergebnis kümmert. Bitten Sie den Kunden erst dann um eine erneute Zahlung, wenn der erste Versuch geprüft wurde.
Testen Sie die Verbindung am tatsächlichen Zahlungsort
Testen Sie in Geschäftsräumen in Radcliffe oder andernorts in Greater Manchester die vorgesehene Verbindung in den Räumen, in denen Zahlungen stattfinden werden. Eine Verbindung, die neben dem Router funktioniert, kann sich hinter Innenwänden anders verhalten. Klären Sie, welche Verbindungsarten das vorgesehene Gerät unterstützt und ob ein Raumwechsel seine Nutzbarkeit beeinflusst.
Fragen Sie bei mobilen Dienstleistungen nach den Anforderungen an die Netzabdeckung und den verfügbaren Möglichkeiten, wenn keine Verbindung besteht. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Gerät Zahlungen offline annehmen kann. Vereinbaren Sie ein Ausweichverfahren, das Ihre Mitarbeitenden ruhig erklären können. Dazu gehört, wie sich eine Transaktion mit unklarem Ergebnis überprüfen lässt und wo Unterstützung erhältlich ist.
- Listen Sie den Empfangstresen, die Räume und die Einsatzorte auf, an denen Zahlungen erforderlich sind.
- Prüfen Sie die Verbindungsanforderungen, die Lademöglichkeiten und die Geräteverfügbarkeit.
- Fragen Sie, wie sich das Ergebnis einer Zahlung nach einer Verbindungsunterbrechung abrufen lässt.
Praxisbeispiel: Zwei Termine enden gleichzeitig
Hypothetisches Beispiel: Ein Kosmetikstudio in Radcliffe hat zwei Behandelnde und eine Empfangskraft. Zwei Behandlungen enden gleichzeitig, während eine weitere Person eintrifft. Das Studio entscheidet sich für die Zahlung am Empfang, da die Empfangskraft die Rechnung prüfen und den nächsten Termin vereinbaren kann. Beide Behandelnden übermitteln die Angaben zu den erbrachten Leistungen, bevor sie ihre Kundschaft zum Empfang schicken.
Bei einem Probelauf hinterfragt eine Person eine zusätzlich berechnete Behandlung. Die Empfangskraft klärt den Betrag, bevor sie die Zahlung startet, während die andere behandelnde Person sich um die neu eintreffende Kundschaft kümmert. Erfolgreich ist der Ablauf, wenn jede Rechnung den vereinbarten Leistungen entspricht, für jede Zahlung ein bestätigtes Ergebnis vorliegt und niemand unnötig aufgefordert wird, eine Zahlung zu wiederholen.
Vergleichen Sie neben der Hardware auch die Auszahlungsbedingungen
Fragen Sie, wann bestätigte Zahlungen verfügbar werden, was den Auszahlungszeitpunkt beeinflusst und wie Gebühren in Berichten erscheinen. Fragen Sie auch, wie Rückerstattungen, angefochtene Zahlungen und noch nicht abgerechnete Transaktionen dargestellt werden. Eine erfolgreiche Transaktion am Terminal und der Eingang des Geldes auf Ihrem Konto sind unterschiedliche Schritte; Ihre Mitarbeitenden müssen sie unterscheiden können.
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Bei einem berechtigten Kartenterminal von NeroPay kann die Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Berechtigungsvoraussetzungen und die geltenden Bedingungen bleiben bestehen. Besprechen Sie als Nächstes Ihren Kassenablauf mit dem Team und lassen Sie sich Geräteoptionen, Verfügbarkeit, Preise und gegebenenfalls erforderliche Integrationen bestätigen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollte jede behandelnde Person ein eigenes Terminal haben?
Nicht unbedingt. Wägen Sie den Bedarf an gleichzeitigen Zahlungsvorgängen gegen den Aufwand ab, Geräte gemeinsam zu nutzen, aufzuladen und zu finden. Lassen Sie sich die verfügbaren Optionen und Kosten bestätigen, bevor Sie sich entscheiden.
Aktualisiert ein Terminal automatisch meine Buchungen?
Gehen Sie nicht davon aus. Lassen Sie sich bestätigen, welche Verknüpfung zwischen Buchungsdaten und Zahlungen unterstützt wird und wie Ihre Mitarbeitenden dabei mit Anzahlungen, Korrekturen und fehlgeschlagenen Zahlungsversuchen umgehen.
Was sollten Mitarbeitende tun, wenn ein Zahlungsergebnis unklar ist?
Prüfen Sie den Transaktionsdatensatz nach dem vereinbarten Verfahren, bevor Sie einen erneuten Versuch starten. Bleibt das Ergebnis unklar, wenden Sie sich an das Supportteam des Zahlungsdienstes.