Stimmen Sie das Terminal auf den Terminablauf ab
Ein Empfangstresen bietet Mitarbeitenden einen festen Ort, um die Leistung zu bestätigen, die Zahlung entgegenzunehmen und einen Beleg anzubieten. Er kann aber auch zu Warteschlangen führen, wenn mehrere Termine gleichzeitig enden. Das Terminal zum Kunden zu bringen, kann bei Leistungen im Sitzen oder in separaten Räumen sinnvoll sein. Mitarbeitende benötigen dennoch eine zuverlässige Möglichkeit, die Zahlung dem richtigen Termin zuzuordnen.
Fragen Sie bei Besuchen außerhalb Ihrer Geschäftsräume nach, welche tragbaren Geräte und Verbindungsmöglichkeiten verfügbar sind. Vergleichen Sie die Anforderungen an die Akkulaufzeit, die Transportmöglichkeiten und den späteren Zugriff auf Zahlungsaufzeichnungen. NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an; klären Sie vor Ihrer Entscheidung mit dem Team, welche Geräte unterstützt werden, wie es um die Verfügbarkeit steht und welche Geschäftsbedingungen gelten.
Testen Sie die Verbindung dort, wo tatsächlich bezahlt wird
Beurteilen Sie die Verbindung nicht nur vom Empfang aus. In einem Behandlungsraum im hinteren Bereich, einem Studio im Obergeschoss oder beim Kunden vor Ort können andere Bedingungen herrschen. Fragen Sie, ob das vorgeschlagene Terminal WLAN, Mobilfunk oder eine andere unterstützte Verbindung nutzt und was bei einem Verbindungsabbruch passiert.
Lassen Sie sich vorführen, wie sich der Transaktionsstatus auf dem vorgeschlagenen Gerät prüfen lässt. Mitarbeitende sollten wissen, wie sie feststellen können, ob eine Zahlung abgeschlossen wurde, bevor sie den Kunden um einen erneuten Versuch bitten. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Annahme von Offline-Zahlungen oder ein automatischer Wechsel zwischen Verbindungen unterstützt wird.
- Listen Sie alle vorgesehenen Zahlungsorte auf.
- Prüfen Sie die vorgesehene Verbindung nach Möglichkeit an diesen Orten.
- Legen Sie fest, an wen sich Mitarbeitende wenden sollen, wenn der Zahlungsstatus unklar bleibt.
Gleichen Sie beim Tagesabschluss die Termine ab, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen
Ein als abgeschlossen markierter Termin ist nicht unbedingt bezahlt, und die Gesamtsumme auf dem Terminal allein gibt nicht über jede Buchung Aufschluss. Vergleichen Sie vor dem Tagesabschluss die abgeschlossenen Termine mit dem jeweils erfassten Zahlungsstatus. Halten Sie Bargeld, Kartenzahlungen, Anzahlungen und offene Beträge getrennt nachvollziehbar, soweit diese für Ihren Betrieb relevant sind.
Verwenden Sie in Ihren eigenen Unterlagen eine einheitliche Referenz, damit eine andere autorisierte Person den Vorgang nachvollziehen kann. Gehen Sie nicht davon aus, dass Buchungs- und Terminaldaten automatisch synchronisiert werden: Fragen Sie nach, welche Anbindungen unterstützt werden. Dokumentieren Sie ungeklärte Posten, statt Zahlen nur deshalb zu ändern, damit die Summen übereinstimmen.
- Prüfen Sie abgeschlossene Termine und die jeweils erwarteten Restbeträge.
- Vergleichen Sie die erfassten Kartenzahlungen mit den verfügbaren Transaktionsdaten des Terminals.
- Prüfen Sie Erstattungen, fehlgeschlagene Zahlungsversuche und unklare Ergebnisse getrennt.
- Notieren Sie jede ungeklärte Differenz, die dafür zuständige Person und den nächsten Prüfschritt.
Praxisbeispiel: Eine Zahlung fehlt im Terminprotokoll
Hypothetisches Beispiel: Ein Kosmetikstudio in Prestwich schließt acht Termine ab. Bei einer Kundin sind noch €45 offen, nachdem sie zuvor eine Anzahlung von €15 für eine Behandlung im Wert von €60 geleistet hat. Die Terminaldaten zeigen eine erfolgreiche Zahlung von €45, aber im Termineintrag sind weiterhin €45 als offen vermerkt, weil die Empfangskraft unterbrochen wurde.
Beim Tagesabschluss prüft die verantwortliche Person die Terminreferenz, den Betrag, die Uhrzeit und die verfügbaren Transaktionsdetails, bevor sie den internen Eintrag korrigiert. Sie bittet die Kundin nicht allein deshalb um eine erneute Zahlung, weil die Buchung noch als unbezahlt erscheint. Der Erfolg lässt sich konkret überprüfen: Für jeden abgeschlossenen Termin ist der Zahlungsstand geklärt, und für jede verbleibende Differenz ist der nächste Schritt dokumentiert.
Klären Sie Fragen zur Auszahlung, bevor Sie Angebote vergleichen
Die täglichen Karteneinnahmen und der auf Ihrem Bankkonto eingehende Betrag müssen getrennt abgeglichen werden. Fragen Sie nach Auszahlungsfristen, Annahmeschlusszeiten, der Handhabung an Wochenenden, der Darstellung von Gebühren und den Auswirkungen von Erstattungen auf die bereitgestellten Unterlagen. Klären Sie, welche Berichte verfügbar sind, statt davon auszugehen, dass die heutige Terminalsumme mit dem morgigen Bankeingang übereinstimmt.
Wenn Sie auch Buchungs- oder Kassensoftware benötigen, fragen Sie nach den Voraussetzungen. Bei einem berechtigten Kartenterminal von NeroPay kann Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Berechtigungsvoraussetzungen und geltende Bedingungen bleiben bestehen. Klären Sie mit dem Team, ob die Lösung geeignet ist und welche Anbindungen erforderlich sind.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Kann ein Terminal sowohl am Empfang als auch in den Behandlungsräumen genutzt werden?
Das ist grundsätzlich möglich, abhängig vom Gerät, der Verbindung und den Zugriffsmöglichkeiten des Personals. Prüfen Sie, ob der wechselnde Einsatz zu Verzögerungen führt, wenn mehrere Termine gleichzeitig enden, und lassen Sie sich die Funktionen des vorgeschlagenen Geräts bestätigen.
Sollten wir eine Zahlung wiederholen, wenn die Anzeige auf dem Bildschirm unklar ist?
Prüfen Sie zunächst den Transaktionsstatus mit dem vom Anbieter unterstützten Verfahren. Bleibt das Ergebnis unklar, nutzen Sie den vereinbarten Supportweg, statt von einer fehlgeschlagenen Zahlung auszugehen.
Bedeutet ein Terminalabschluss, dass das Geld bereits ausgezahlt wurde?
Gehen Sie nicht davon aus. Klären Sie die Abschluss- und Auszahlungsprozesse des Anbieters und gleichen Sie anschließend Transaktionsdaten und Bankeingänge getrennt ab.