Richten Sie den Zahlungsort am Terminablauf aus
Ein Terminal am Empfang schafft einen festen Zahlungsort: Mitarbeitende können die erbrachte Leistung durchgehen, den Gesamtbetrag bestätigen und den Termin gemeinsam abschließen. Dafür sind zusätzliche Wege nötig. Kunden müssen gegebenenfalls den Behandlungsraum verlassen oder warten, während der Empfang einen neu eingetroffenen Kunden betreut.
Eine Zahlung am Beratungstisch oder am Ausgang des Behandlungsraums kann diese Übergabe verkürzen. Allerdings muss klar geregelt sein, wer den Betrag bestätigt und das Zahlungsergebnis dokumentiert. Bei Terminen vor Ort bei Kunden wird die Mobilität des Geräts wichtig. Fragen Sie nach, welche Geräte und Verbindungsoptionen für Ihren geplanten Einsatz verfügbar sind, statt davon auszugehen, dass ein Terminal überall funktioniert.
Stimmen Sie die Verbindung auf Ihre tatsächlichen Arbeitsorte ab
Prüfen Sie in Ihren Räumlichkeiten in Königs Wusterhausen den genauen Zahlungsort – nicht nur, ob das Gebäude einen Internetanschluss hat. Am Empfang, in einem separaten Raum und im Eingangsbereich können unterschiedliche Verbindungsbedingungen herrschen. Fragen Sie, welche Terminaloptionen eine feste Verbindung, WLAN oder Mobilfunk nutzen und was bei einem Ausfall der gewählten Verbindung geschieht.
Wenn Sie Termine in Berlin und Brandenburg wahrnehmen, beschreiben Sie bei Ihrer Anfrage Ihr übliches Einsatzgebiet und Ihre Fahrten. Klären Sie die Verbindungsanforderungen, die Akkulaufzeit und Lademöglichkeiten sowie alle damit verbundenen Kosten. Vereinbaren Sie mit dem Anbieter ein alternatives Zahlungsverfahren, bevor Sie sich darauf verlassen. Versprechen Sie Kunden nicht, dass eine unterbrochene Zahlung später automatisch abgeschlossen wird.
Informieren Sie Kunden vor dem Bezahlen über den Ablauf
Nachrichten zu Terminen sollten Unklarheiten beseitigen, ohne unbelegte Zusagen zu Zahlungsmethoden zu machen. Geben Sie an, wann und wo die Zahlung fällig ist und wie Kunden Fragen stellen können. Nennen Sie Kartenarten oder andere Zahlungsmethoden erst, nachdem bestätigt wurde, dass diese unterstützt werden.
Achten Sie darauf, dass die Erläuterungen am Empfang, in Terminnachrichten und in Gesprächen mit Mitarbeitenden übereinstimmen. Ändert sich eine Leistung während des Besuchs, erläutern Sie den angepassten Gesamtbetrag, bevor Sie das Terminal vorlegen. Falls eine Vorauszahlung geleistet wurde, prüfen Sie den erfassten Betrag, bevor Sie der Kundin oder dem Kunden den noch offenen Betrag nennen.
- Vor dem Besuch: Erläutern Sie den Zahlungszeitpunkt und die nachweislich akzeptierten Zahlungsmethoden.
- Vor der Zahlung: Bestätigen Sie die erbrachte Leistung und den Endbetrag.
- Am Terminal: Geben Sie der Kundin oder dem Kunden Zeit und Raum, den Anweisungen des Geräts zu folgen.
- Nach der Zahlung: Prüfen Sie das Ergebnis und erläutern Sie die verfügbare Belegoption.
Ein hypothetisches Beispiel für die Übergabe im Salon
Stellen Sie sich einen Salon in Königs Wusterhausen mit einer Empfangskraft und zwei Behandlungsräumen vor. Eine Kundin oder ein Kunde entscheidet sich während des Besuchs für eine zusätzliche Behandlung. Die behandelnde Person bestätigt zunächst den Preis und übermittelt dann den angepassten Gesamtbetrag an den Empfang, bevor die Kundin oder der Kunde den Tresen erreicht.
Die Empfangskraft wiederholt den Gesamtbetrag, nimmt die Zahlung entgegen und prüft das Transaktionsergebnis, bevor sie den Termin als bezahlt markiert. Ist das Ergebnis unklar, prüfen die Mitarbeitenden den Transaktionsstatus anhand der Hinweise des Anbieters, bevor sie eine weitere Zahlung anfordern. Ob der Ablauf erfolgreich war, lässt sich konkret prüfen: Der vereinbarte Gesamtbetrag, das Zahlungsergebnis und der Termineintrag stimmen überein, ohne dass die Kundin oder der Kunde die Änderung zweimal erklären muss.
Betrachten Sie Terminalauswahl, Auszahlung und Software getrennt
Eine abgeschlossene Kartenzahlung und der Eingang des Geldes auf Ihrem Geschäftskonto sind unterschiedliche Schritte. Fragen Sie nach Auszahlungsfristen, Annahmeschlusszeiten, Wochenendregelungen, Abzügen und danach, wie sich Transaktionen den Auszahlungen zuordnen lassen. Klären Sie die Zahlungsabwicklungsgebühren, Terminalkosten, Vertragsbedingungen und das Vorgehen bei Rückfragen zu einer Zahlung.
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste sowie NeroPOS/ePOS, NeroWeb und NeroBooking an. Bei einem dafür qualifizierten Kartenterminal von NeroPay können diese Softwareprodukte ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Zahlungsabwicklungsgebühren, Teilnahmevoraussetzungen und geltende Bedingungen bleiben bestehen. Lassen Sie sich vom Team die Verfügbarkeit in Deutschland sowie alle vorgesehenen Verknüpfungen zwischen Buchung, Kasse und Zahlungsaufzeichnungen bestätigen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollte jede behandelnde Person ein eigenes Terminal haben?
Nicht unbedingt. Für ein kleines Team kann ein gemeinsamer Kassentresen geeignet sein. Die Zahlung im Behandlungsraum kann zu einem anderen Arbeitsablauf passen. Vergleichen Sie jedoch zunächst die Übergaben, die Verbindungsmöglichkeiten und die Gerätekosten.
Kann ich dasselbe Terminal auch bei Hausbesuchen verwenden?
Lassen Sie sich von NeroPay bestätigen, ob ein vorgeschlagenes Gerät Ihre geplante mobile Nutzung unterstützt, einschließlich Verbindungsmöglichkeiten, Akkulaufzeit und geltender Bedingungen.
Erfasst eine Buchungssoftware Kartenzahlungen automatisch?
Gehen Sie nicht davon aus. Lassen Sie sich die unterstützten Funktionen und Verknüpfungen bestätigen und legen Sie anschließend fest, wer den Zahlungsstatus jedes Termins prüft und aktualisiert.