Bezahlen am Empfang oder direkt am Bedienplatz?
Ein Terminal am Empfang bietet Mitarbeitenden einen zentralen Ort, um den endgültigen Gesamtbetrag der Leistungen zu prüfen, Verkaufsprodukte hinzuzufügen und den nächsten Termin zu vereinbaren. Der Nachteil ist möglicher Andrang: Kunden, die den Salon verlassen, und neu eintreffende Kunden nutzen möglicherweise denselben Bereich – besonders dann, wenn längere saisonale Behandlungen kurz nacheinander enden.
Mit einem mobilen Terminal könnte ein Kunde am Friseurstuhl oder an der Behandlungsliege bezahlen, sofern das gewählte Gerät und die Verbindung diesen Ablauf unterstützen. Bei Zahlungen abseits des Empfangs ist jedoch eine klare Übergabe nötig, damit ein Produktkauf oder eine geänderte Behandlung nicht übersehen wird. Fragen Sie, welche Terminaloptionen zu Ihren Räumlichkeiten passen, statt davon auszugehen, dass jedes Gerät mobil einsetzbar ist.
Testen Sie die Verbindung dort, wo Kunden bezahlen werden
Prüfen Sie die vorgesehene Verbindung an den tatsächlichen Zahlungsorten, nicht nur direkt neben dem Router. In einem hinteren Behandlungsraum, auf einer anderen Etage oder an einem Platz hinter einer Trennwand kann die Verbindungsqualität anders sein als am Empfang. Klären Sie, ob das vorgeschlagene Terminal WLAN, Mobilfunk oder eine andere Verbindung nutzt und welche zusätzlichen Vorkehrungen dafür erforderlich sind.
Legen Sie vor dem saisonalen Andrang fest, was Mitarbeitende tun sollen, wenn eine Zahlung aussteht oder die Verbindung abbricht. Prüfen Sie gemäß den Hinweisen des Anbieters den Transaktionsstatus, bevor Sie eine erneute Belastung versuchen. Halten Sie die Kontaktdaten des Supports griffbereit und fragen Sie, welche Informationen der Support benötigt, ohne sensible Kartendaten aufzuzeichnen.
- Listen Sie die Orte auf, an denen Mitarbeitende Zahlungen entgegennehmen sollen.
- Klären Sie mit dem Team, welche Verbindungsarten unterstützt werden und wie die Geräte aufgeladen werden.
- Legen Sie einen Eskalationsweg für ungeklärte Transaktionsergebnisse fest.
Ein beispielhafter Kassenablauf für die Hochsaison in einem fiktiven Salon
Hypothetisches Beispiel: Ein Salon in Hazel Grove plant an einem gut besuchten Dezembernachmittag zwei Farbtermine und eine Maniküre so, dass sie innerhalb von zehn Minuten enden. Gleichzeitig muss der Empfang die nächsten Kunden begrüßen. Die Inhaberin oder der Inhaber wägt ab, ob alle Zahlungen am Empfang bleiben sollen oder ob ein unterstütztes mobiles Terminal für einen zusätzlichen Zahlungsplatz angefragt werden soll.
Der Salon legt den Empfang als regulären Zahlungsort fest. Bei Bedarf übernimmt eine dafür benannte Fachkraft zusätzliche Zahlungen. Vor dem Kassieren gleicht diese Fachkraft die abgeschlossenen Behandlungen und Verkaufsartikel mit dem Empfang ab. Nach der Zahlung meldet sie das Ergebnis zur Zuordnung zum Termineintrag zurück. Dies ist ein organisatorischer Ablauf für das Personal, keine vorausgesetzte Softwareintegration.
- Proben Sie vor der Stoßzeit den Ablauf bei gleichzeitig endenden Terminen.
- Prüfen Sie, ob jede abgeschlossene Zahlung einem Termin und dem vereinbarten Gesamtbetrag entspricht.
- Überarbeiten Sie die Übergabe, wenn das Personal nicht erkennen kann, ob ein Kunde bereits bezahlt hat.
Unterscheiden Sie zwischen Zahlungsbestätigung und Auszahlung
Eine erfolgreiche Kartenzahlung und der Eingang des Geldes auf Ihrem Geschäftskonto sind unterschiedliche Schritte. Fragen Sie nach Auszahlungsrhythmen, Annahmeschlusszeiten, Wochenenden und Feiertagen sowie nach Abwicklungsgebühren und etwaigen in den Berichten ausgewiesenen Abzügen. Planen Sie saisonale Lieferantenzahlungen nicht auf Grundlage eines nur angenommenen Auszahlungstermins.
Legen Sie fest, wer abgeschlossene Transaktionen mit den Auszahlungsnachweisen abgleicht und Abweichungen untersucht. Wenn Ihr Salon Anzahlungen annimmt, Produkte verkauft oder Rückerstattungen anbietet, fragen Sie, wie diese Transaktionen in den verfügbaren Berichten erscheinen. Lassen Sie sich für jeden Fall den unterstützten Ablauf bestätigen, statt davon auszugehen, dass das Terminal den gesamten offenen Betrag einer Buchung verwaltet.
Fragen Sie nach einer Lösung, die zu Ihrem Salon passt
Geben Sie dem Team von NeroPay einen kurzen Überblick über Ihre Terminabläufe zu Stoßzeiten, die Zahlungsorte und die Anforderungen an die Übergabe zwischen Mitarbeitenden. Lassen Sie sich geeignete Geräte, Konnektivität, Supportregelungen, Preise und Auszahlungsbedingungen bestätigen, bevor Sie sich festlegen.
Wenn Sie auch Ihre Empfangssoftware überprüfen, bietet NeroPay NeroPOS/ePOS und NeroBooking an. Bei einem berechtigten Kartenterminal von NeroPay kann die Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Berechtigungsvoraussetzungen und die geltenden Bedingungen bleiben bestehen. Lassen Sie sich die Produktverfügbarkeit und etwaige erforderliche Integrationen gesondert bestätigen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Braucht ein kleiner Salon mehr als ein Terminal?
Nicht unbedingt. Prüfen Sie zunächst, ob gleichzeitig endende Termine zu Verzögerungen führen. Eine klarere Übergabe zwischen Mitarbeitenden kann das Problem lösen. Fragen Sie nur dann nach zusätzlicher Hardware, wenn der Arbeitsablauf dies rechtfertigt.
Können wir Zahlungen auch abseits des Empfangs annehmen?
Das ist möglicherweise möglich, abhängig vom unterstützten Terminal und der Konnektivität. Beschreiben Sie dem Team die vorgesehenen Einsatzorte und lassen Sie sich die Eignung bestätigen, bevor Sie ein Gerät auswählen.
Woran erkennen wir, dass der Ablauf einsatzbereit ist?
Proben Sie den Ablauf mit gleichzeitig endenden Terminen. Der Test ist erfolgreich, wenn das Personal den richtigen Gesamtbetrag ermitteln, das Zahlungsergebnis bestätigen und dem Termin zuordnen kann – ohne doppelte Zahlungsversuche oder unklare Übergaben.