Wählen Sie für den Einsatz beim Kunden, nicht nur am Tresen
Ein Terminal, das für eine feste Abholtheke geeignet ist, passt möglicherweise nicht zu einem Reparaturtechniker oder Lieferteam, das Zahlungen an der Kundenadresse entgegennimmt. Listen Sie auf, wo bezahlt wird: in einem Gebäude, neben einem Fahrzeug, an einem temporären Stand oder zurück an Ihrem Betriebsstandort. Berücksichtigen Sie auch Fahrten außerhalb von Falkensee.
Fragen Sie, welche Verbindungsarten das vorgeschlagene Gerät unterstützt und welche Voraussetzungen dafür jeweils erfüllt sein müssen. Je nach verfügbarer Ausstattung kann eine stationäre Verbindung für einen Tresen geeignet sein, während mobile Einsätze eine Verbindung erfordern, die unterwegs mitgeführt werden kann. Klären Sie unterstützte Geräte, Verbindungslösungen und die Verfügbarkeit in Deutschland mit NeroPay, statt davon auszugehen, dass eine bestimmte Konfiguration enthalten ist.
Sorgen Sie für eine eindeutige Übergabe des Zahlungsstatus im Team
Legen Sie fest, wer den Betrag eingibt, das Ergebnis prüft und den Auftrag als bezahlt kennzeichnet. Bei einer allein arbeitenden Person erfolgen diese Schritte zusammen. Sind Lieferung, Service und Büro auf verschiedene Mitarbeitende verteilt, kann eine unklare Übergabe dazu führen, dass jemand einer bereits eingegangenen Zahlung nachgeht.
Legen Sie fest, was Mitarbeitende am vorgeschlagenen Terminal prüfen sollen, um eine abgeschlossene Zahlung von einem noch laufenden Zahlungsversuch zu unterscheiden. Wenn die Verbindung abbricht oder das Ergebnis unklar ist, prüfen Sie den Transaktionsstatus anhand des vereinbarten Verfahrens, bevor Sie den Kunden um einen erneuten Versuch bitten. Fragen Sie das Team, wie unklare Ergebnisse untersucht und zur weiteren Klärung weitergegeben werden sollen.
Halten Sie Belege und Auftragsreferenzen zusammen
Ein Beleg hilft Kunden, eine Zahlung wiederzuerkennen, ersetzt aber nicht Ihre interne Auftragsdokumentation. Verwenden Sie eine einheitliche Referenz, beispielsweise eine Auftragsnummer, in Ihrer Buchung, Rechnung oder Ihrem Arbeitsnachweis. Fragen Sie, ob die vorgeschlagene Zahlungslösung diese Referenz erfassen oder anzeigen kann. Falls nicht, vereinbaren Sie eine zuverlässige Methode zum Abgleich der Unterlagen, ohne unnötige Kundendaten in einer Zahlungsnotiz zu hinterlegen.
Klären Sie, welche Belegformate unterstützt werden und wie Kunden ihre Belege erhalten. Mitarbeitende sollten erklären können, was der Beleg bestätigt und an wen sich Kunden bei Fragen wenden können. Prüfen Sie außerdem, welche Unternehmensangaben Kunden auf ihrem Beleg und ihrer Zahlungsabrechnung sehen, damit eine unbekannte Bezeichnung nicht zu vermeidbarer Verwirrung führt.
Praxisbeispiel: ein mobiler Reparatureinsatz
Hypothetisches Beispiel: Ein Reparaturdienst schließt den Auftrag FAL-218 bei einem Kunden zu Hause ab und vereinbart einen Endbetrag von EUR 85. Bevor die zuständige Fachkraft das Terminal zur Zahlung vorlegt, prüft sie die Auftragsnummer und den Betrag. Nach Bestätigung des Zahlungsergebnisses bietet sie die unterstützte Belegoption an und markiert den Auftrag in den betrieblichen Unterlagen als bezahlt.
Wenn das Terminal die Auftragsreferenz nicht übermitteln kann, benötigt das Büro ein alternatives Zuordnungsverfahren anhand der verfügbaren Transaktionsdetails, des Betrags und der Auftragsunterlagen. Der Erfolg lässt sich praktisch prüfen: Eine Person, die beim Vor-Ort-Termin nicht dabei war, kann die Zahlung für FAL-218 zuordnen, und der Kunde erkennt die Abbuchung ohne weitere Erklärung.
- Führen Sie einen kontrollierten Test mit der vorgesehenen Ausstattung und dem vereinbarten Verfahren durch.
- Prüfen Sie, ob sich der Kundenbeleg und die internen Auftragsunterlagen einander zuordnen lassen.
- Wiederholen Sie die Übergabe mit einer anderen Person aus dem Team.
Unterscheiden Sie zwischen Zahlungsbestätigung und Auszahlung
Eine erfolgreiche Kartenzahlung und der Geldeingang auf Ihrem angegebenen Konto sind unterschiedliche Schritte. Fragen Sie vor der Auswahl eines Dienstes nach Auszahlungsfristen, Annahmeschlusszeiten, arbeitsfreien Tagen, Abzügen und der Darstellung von Rückerstattungen in den Berichten. Lassen Sie sich die für Ihr Unternehmen in Deutschland geltenden Regelungen bestätigen, statt sich auf Bedingungen für einen anderen Markt zu verlassen.
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Bei einem berechtigten Terminal kann die Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Voraussetzungen und geltende Bedingungen bleiben bestehen. Fragen Sie, welche Optionen zu Ihren mobilen Arbeitsabläufen passen, und bestätigen Sie Verfügbarkeit, Preise und gegebenenfalls erforderliche Anbindungen, bevor Sie sich festlegen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Kann ein einziges Terminal sowohl für mobile Kundentermine als auch an einer Abholtheke genutzt werden?
Das kann möglich sein, abhängig vom Gerät, der Verbindung und den Arbeitszeiten. Prüfen Sie, ob die gemeinsame Nutzung dazu führen würde, dass an einem der beiden Einsatzorte keine Zahlungen angenommen werden können.
Was ist, wenn ein Kunde einen Beleg möchte?
Klären Sie vor der Bestellung, welche Belegoptionen unterstützt werden. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden ein einheitliches Verfahren an die Hand, um Belege anzubieten und Anfragen nach einem Vor-Ort-Termin zu bearbeiten.
Bedeutet enthaltene Software, dass keine Zahlungskosten anfallen?
Nein. Bei berechtigten Terminals kann bestimmte Software ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Hardwarekosten, Abwicklungsgebühren und geltende Bedingungen bleiben jedoch bestehen.