Wählen Sie nach dem Zahlungsort, nicht nach dem Unternehmensstandort
Ein Terminal, das an Ihrem Unternehmensstandort gut funktioniert, eignet sich möglicherweise nicht für Kundenbesuche in Denton und Greater Manchester. Fragen Sie nach, welche Verbindungsarten die vorgeschlagenen Geräte unterstützen, ob ein separater Datentarif erforderlich ist und was bei einem Verbindungsabbruch passiert. Klären Sie unterstützte Geräte und deren Verfügbarkeit mit NeroPay, statt davon auszugehen, dass jedes Terminal dieselben Funktionen bietet.
An einem festen Verkaufstresen können eine stabile Verbindung und ein dauerhafter Ladeplatz im Vordergrund stehen. Für den Service am Tisch wird ein Gerät benötigt, das Mitarbeitende bequem tragen können. Bei mobilen Kundenbesuchen sind Akkulaufzeit, das Aufladen zwischen Terminen und die Verbindung an jedem Einsatzort besonders wichtig. Testen Sie nach Möglichkeit die tatsächlichen Einsatzorte; eine erfolgreiche Verbindung an Ihrem Unternehmensstandort belegt nicht, dass sie auf der gesamten Route funktioniert.
Stellen Sie offene Vorgänge in den Mittelpunkt der Übergabe
Die Übergabe eines geladenen Terminals ist nur die halbe Arbeit. Die übergebende Person sollte auf alle Zahlungen mit unklarem Ausgang und noch offene Beleganfragen hinweisen und erklären, wer für die Nachverfolgung zuständig ist. Verwenden Sie eine interne Auftragsreferenz, statt Kartendaten von Kunden in eine Übergabenotiz zu kopieren.
Legen Sie fest, wer das Gerät verwahrt, wer Erstattungsanfragen bearbeiten darf und an wen Fragen gerichtet werden. Fragen Sie nach, welche Mitarbeiterberechtigungen und Transaktionsaufzeichnungen bei der vorgeschlagenen Lösung verfügbar sind. Falls individuelle Zugänge unterstützt werden, legen Sie fest, wie Mitarbeitende den Benutzer wechseln, ohne Zugangsdaten weiterzugeben.
- Prüfen Sie gemeinsam die Gerätekennung, den Akkustand, das Ladegerät und den äußerlich erkennbaren Zustand.
- Gehen Sie offene Auftragsreferenzen und Zahlungsstatus durch, bevor die übergebende Person geht.
- Halten Sie fest, wer die Verantwortung übernimmt, und leiten Sie alles, was keine der beiden Personen klären kann, an die zuständige Stelle weiter.
Praxisbeispiel: ein Terminal, zwei mobile Schichten
Hypothetisches Beispiel: Ein mobiler Polsterreinigungsbetrieb nimmt Termine in Denton wahr. Ein Mitarbeiter beendet seine Vormittagsroute und übergibt das Terminal für die Nachmittagstermine an einen Kollegen. Beim letzten Vormittagstermin bricht die Verbindung ab, nachdem der Kunde seine Karte vorgehalten oder eingesteckt hat. Der Mitarbeiter ist deshalb unsicher, ob die Zahlung abgeschlossen wurde.
Anstatt sofort eine weitere Zahlung zu verlangen, prüft der Mitarbeiter den verfügbaren Transaktionsnachweis und folgt dem vereinbarten Supportprozess, falls das Ergebnis weiterhin unklar ist. Im Übergabeprotokoll werden die Auftragsreferenz, die durchgeführten Prüfungen und die Person festgehalten, die den Kunden kontaktieren wird. Der Kollege der Nachmittagsschicht erhält sowohl das Gerät als auch eine klare Zuständigkeitsregelung: Die Klärung der Zahlung vom Vormittag bleibt Aufgabe des abgebenden Mitarbeiters.
Der Erfolg lässt sich konkret überprüfen: Der übernehmende Kollege kann alle offenen Vorgänge und die jeweils zuständige Person erkennen, ohne den abgebenden Mitarbeiter wegen fehlender Informationen kontaktieren zu müssen. Sobald das Ergebnis bestätigt ist, wird der Eintrag aktualisiert, damit niemand den Kunden doppelt kontaktiert.
Unterscheiden Sie zwischen Zahlungsbestätigung und Auszahlung
Mitarbeiter müssen zwischen einer bestätigten Kundenzahlung und dem Geldeingang auf dem Geschäftskonto unterscheiden. Eine erfolgreiche Terminaltransaktion allein sagt noch nichts darüber aus, wann die Auszahlung eingeht. Versprechen Sie Kunden oder Kollegen kein Ergebnis, das lediglich auf einem erwarteten Auszahlungstermin beruht.
Fragen Sie vor der Auswahl eines Dienstes nach Auszahlungsplänen, Annahmeschlusszeiten, Wochenenden, Bankfeiertagen, Abzügen und der Meldung von Ausnahmefällen. Lassen Sie sich vom Team die Gebühren für die Zahlungsabwicklung, die Terminalkosten und die geltenden Bedingungen bestätigen. Legen Sie fest, wer die Transaktionsnachweise mit den Auszahlungsinformationen abgleicht, und halten Sie diese Prüfung von der physischen Geräteübergabe getrennt.
Halten Sie die Ersteinrichtung so einfach, wie es die Arbeit erlaubt
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Erläutern Sie, wie viele Personen sich jedes Gerät teilen, ob sie gleichzeitig arbeiten und wie oft sie zum Standort zurückkehren. Diese Angaben helfen dabei, die Anfrage gezielter zu formulieren, als lediglich nach einem Terminal zu fragen, ohne den Arbeitsablauf zu beschreiben.
Wenn Sie auch Software für Verkauf, Bestellungen oder Buchungen benötigen, fragen Sie, ob ein dafür infrage kommendes Terminal von NeroPay die Produkte NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten kann. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Teilnahmevoraussetzungen und geltende Bedingungen bleiben davon unberührt. Lassen Sie sich die Produktverfügbarkeit, unterstützte Geräte und gegebenenfalls erforderliche Integrationen bestätigen, bevor Sie diese in Ihre Planung einbeziehen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Kann ein Terminal für mehrere mobile Mitarbeiter ausreichen?
Das ist unter Umständen möglich, wenn sich ihre Schichten nicht überschneiden und Übergaben praktikabel sind. Lassen Sie sich die Gerätefunktionen und Zugriffsmöglichkeiten bestätigen und berücksichtigen Sie anschließend Ladezeiten und die Wege zwischen den Mitarbeitern.
Was sollten Mitarbeitende tun, wenn ein Zahlungsergebnis unklar ist?
Prüfen Sie den Transaktionsstatus anhand der verfügbaren Nachweise, bevor Sie einen erneuten Versuch unternehmen. Bleibt der Status unklar, nutzen Sie den vereinbarten Supportweg und teilen Sie dem Kunden mit, wie es weitergeht.
Kann ein Terminal Zahlungen ohne Verbindung annehmen?
Gehen Sie nicht davon aus. Fragen Sie nach den unterstützten Verbindungsarten des konkreten Geräts und seinem Verhalten bei Verbindungsausfällen. Vereinbaren Sie ein Ersatzverfahren, bevor Sie es bei Vor-Ort-Terminen einsetzen.