Entscheidend ist der Zahlungsort, nicht nur der Weg dorthin
Ein mobiler Dienstleistungsbetrieb führt ein Terminal möglicherweise den ganzen Tag mit sich, nimmt aber nur zu wenigen bestimmten Zeitpunkten Zahlungen entgegen. Halten Sie diese Situationen fest: nach einer Reparatur, an einer Abholstelle oder nach der Rückkehr zum Betriebsstandort. Ein Gerät, das sich für einen festen Tresen eignet, ist nicht automatisch die richtige Wahl für Einsätze an der Haustür.
Fragen Sie, welche Verbindungsmöglichkeiten das vorgeschlagene Terminal unterstützt und welche Voraussetzungen jeweils erforderlich sind. Gehen Sie nicht davon aus, dass Mobilfunk, WLAN oder die Annahme von Offline-Zahlungen enthalten sind. Prüfen Sie bei Einsätzen in Atherton und im Großraum Greater Manchester Ihre tatsächlichen Einsatzorte, statt sich auf einen allgemeinen Eindruck von der Netzabdeckung zu verlassen. Klären Sie außerdem die erwartete Akkulaufzeit, die Lademöglichkeiten und die Zuständigkeit für das Gerät.
Sorgen Sie dafür, dass der Beleg auch nach Ihrem Einsatz nützlich bleibt
Kunden müssen erkennen können, wofür sie bezahlt haben, während Ihr Team die Transaktion später wiederfinden muss. Fragen Sie, welche Angaben der Beleg enthält, ob gedruckte oder digitale Belege verfügbar sind und ob eine Auftragsreferenz auf dem Beleg oder in einem verknüpften Geschäftsvorgang erscheinen kann. Diese Funktionen müssen für die vorgeschlagene Lösung bestätigt werden.
Halten Sie die Auftragskennung von sensiblen Kundendaten getrennt: Eine kurze Buchungs- oder Auftragsnummer ist meist praktischer als eine vollständige Adresse. Ein Zahlungsbeleg sollte nicht als Ersatz für eine detaillierte Rechnung oder einen Arbeitsnachweis gelten. Erklären Sie, welches Dokument die ausgeführten Arbeiten beschreibt und welches die Zahlung bestätigt, damit Kunden wissen, was sie aufbewahren sollten.
Geben Sie allen Mitarbeitenden denselben Zahlungsablauf vor
Das Terminal zum Kunden mitzunehmen kann einen zusätzlichen Weg zum Tresen ersparen, überträgt aber der Person, die den Auftrag abschließt, mehr Verantwortung. Sie benötigt den vereinbarten Betrag, die richtige Auftragsreferenz und eine klare Möglichkeit, das Zahlungsergebnis zu prüfen. Wenn eine andere Person die Rechnungen bearbeitet, legen Sie fest, wer die Zuordnung zwischen Zahlung und Rechnung dokumentiert.
Eine unklare Bildschirmanzeige oder eine unterbrochene Verbindung ist kein Grund, den Betrag sofort erneut abzubuchen. Mitarbeitende sollten den verfügbaren Transaktionsnachweis prüfen und sich an das Supportverfahren des Anbieters halten, wenn das Ergebnis weiterhin unklar ist. Lassen Sie den Auftrag als „Bestätigung ausstehend“ gekennzeichnet, statt zu vermuten, ob er bezahlt ist.
- Bestätigen Sie Auftrag und Betrag mit dem Kunden, bevor Sie das Terminal zur Zahlung vorlegen.
- Prüfen Sie das Zahlungsergebnis, bevor Sie den Auftrag als bezahlt markieren.
- Bieten Sie die unterstützte Belegoption an und ordnen Sie die Zahlung dem Auftrag zu.
Ein Praxisbeispiel: zwei ähnliche Aufträge, eine eindeutige Referenz
Hypothetisches Beispiel: Ein mobiler Reparaturdienst erledigt am selben Nachmittag zwei €85 Aufträge in Atherton. Beide Kunden zahlen mit Karte. Würden nur Betrag und Datum erfasst, wäre eine spätere Beleganfrage schwer zu bearbeiten, insbesondere wenn unterschiedliche Mitarbeitende die Termine wahrgenommen haben.
Der Reparaturdienst vergibt für jeden Auftrag eine eindeutige Referenz, etwa ATH-041 und ATH-042. Unterstützt das Terminal ein geeignetes Referenzfeld, nutzen die Mitarbeitenden es konsequent. Andernfalls verknüpfen sie die Transaktionskennung in ihren Geschäftsunterlagen mit dem Auftrag. Die Erfolgskontrolle ist einfach: Eine Person aus dem Team, die bei keinem der beiden Termine dabei war, kann den richtigen Zahlungs- und Belegdatensatz finden, ohne den Kunden erneut zur Zahlung aufzufordern.
Unterscheiden Sie zwischen Zahlungsbestätigung und Auszahlung
Eine bestätigte Kartenzahlung und der Geldeingang auf Ihrem Geschäftskonto sind unterschiedliche Schritte. Fragen Sie vor einer verbindlichen Entscheidung, wie die Auszahlungsfristen berechnet werden, was sie beeinflussen kann, wie Gebühren ausgewiesen werden und welche Unterlagen bei der Zuordnung von Transaktionen zu Auszahlungen helfen. Prüfen Sie auch, wie Rückerstattungen und Korrekturen dargestellt werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Auszahlung dem Umsatz eines Tages entspricht.
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienste an. Bringen Sie als nächsten Schritt einen beispielhaften Auftragsbogen und Ihre Anforderungen an Belege zum Team mit. Klären Sie anschließend, welche Geräte und Verbindungsarten unterstützt werden und welche geschäftlichen Konditionen und Preise gelten. Wenn Sie auch Software benötigen, können NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking bei einem dafür berechtigten Kartenterminal von NeroPay ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Berechtigungsvoraussetzungen und die geltenden Bedingungen bleiben bestehen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Kann ich dasselbe Terminal bei Vor-Ort-Terminen und an einer Theke verwenden?
Das ist unter Umständen möglich, abhängig vom Gerät und den unterstützten Verbindungsarten. Klären Sie vor der Auswahl die Bedingungen an beiden Einsatzorten, den Ladebedarf und wie sich die Mitarbeitenden das Terminal teilen werden.
Erscheint auf jedem Beleg eine Auftragsnummer?
Gehen Sie nicht davon aus. Fragen Sie, welche Referenzfelder und Belegangaben unterstützt werden. Halten Sie die Verknüpfung zwischen Auftrag und Transaktion bei Bedarf in Ihren Geschäftsunterlagen fest.
Was soll ich tun, wenn ein Kunde einen weiteren Beleg anfordert?
Suchen Sie die ursprüngliche Transaktion anhand der Auftragsreferenz und klären Sie das unterstützte Verfahren zum Abrufen oder erneuten Ausstellen des Belegs. Eine Beleganfrage sollte keine weitere Zahlung auslösen.