Legen Sie fest, wo das Zahlungsgespräch stattfindet
In einem Salon, einer Beratungspraxis oder bei einem Reparaturtermin bietet die Zahlung am Empfang den Mitarbeitenden einen zentralen Ort, um den endgültigen Gesamtbetrag der Leistung zu prüfen. Die Zahlung direkt beim Kunden kann eine weitere Warteschlange vermeiden. Dennoch benötigen Mitarbeitende eine zuverlässige Möglichkeit, den Betrag zu bestätigen und das Ergebnis dem richtigen Termin zuzuordnen.
Fragen Sie bei Einsätzen außerhalb Ihres Standorts in Ashton-under-Lyne nach, welche Terminaloptionen und Verbindungen verfügbar sind. Ein tragbares Gerät eignet sich nicht automatisch für jeden mobilen Einsatz. Klären Sie die unterstützten Verbindungsarten, die Anforderungen an das Aufladen und das Vorgehen bei einem Verbindungsabbruch, bevor Sie sich für ein bestimmtes Gerät entscheiden.
Wenn eine Zahlung fehlerhaft erscheint: erst prüfen, dann erneut versuchen
Ein eingefrorener Bildschirm, ein fehlender Beleg oder eine Banking-Benachrichtigung beim Kunden klärt für sich allein nicht, ob eine Zahlung abgeschlossen wurde. Eine sofortige erneute Belastung kann ein weiteres Problem verursachen. Geben Sie Mitarbeitenden eine feste Prüfreihenfolge vor und legen Sie fest, wer übernimmt, wenn das Ergebnis unklar bleibt.
Trennen Sie Termininformationen von Zahlungsnachweisen: Eine als abgeschlossen markierte Buchung ist kein Beleg dafür, dass die Kartentransaktion erfolgreich war. Gehen Sie ebenso wenig davon aus, dass eine Änderung des Buchungsbetrags eine bestehende Zahlung verändert. Klären Sie die verfügbaren Transaktionsprüfungen und Korrekturverfahren mit NeroPay.
- Halten Sie inne und notieren Sie den Betrag, die ungefähre Uhrzeit und die Terminreferenz.
- Prüfen Sie das Transaktionsergebnis anhand der verfügbaren Terminal- oder Zahlungsaufzeichnungen.
- Vergleichen Sie den bestätigten Betrag mit dem vereinbarten Gesamtbetrag der Leistung und einer gegebenenfalls erfassten Anzahlung.
- Wenn der Status unklar bleibt, wenden Sie sich über den vereinbarten Supportweg an die zuständige Stelle, bevor Sie die Zahlung erneut versuchen.
- Erklären Sie dem Kunden das bestätigte Ergebnis und den nächsten Schritt.
Praxisbeispiel: Eine Anzahlung wird am Empfang übersehen
Hypothetisches Beispiel: Ein Kunde bucht einen Termin für €70 und hat bereits eine Anzahlung von €20 geleistet. Beim Bezahlen gibt eine mitarbeitende Person €70 statt des Restbetrags von €50 ein. Der Kunde bemerkt dies nach Abschluss der Zahlung. Zunächst müssen sowohl der Anzahlungsbeleg als auch die abgeschlossene Terminaltransaktion geprüft werden, statt lediglich den Gesamtbetrag des Termins zu ändern.
Eine dazu befugte Person im Team befolgt anschließend das bestätigte Korrekturverfahren für die Überzahlung von €20 und erklärt, was veranlasst wurde, einschließlich einer gegebenenfalls bestätigten Bearbeitungsdauer. Bewahren Sie Referenzen auf, die die ursprüngliche Zahlung und die Korrektur dem Termin zuordnen, ohne vollständige Kartendaten in Notizen zu kopieren. Das Ziel ist erreicht, wenn die Aufzeichnungen einen Gesamtbetrag von €70 für die Leistung, die Anzahlung, die spätere Zahlung und die Korrektur ohne ungeklärte Differenz ausweisen.
Unterscheiden Sie zwischen Zahlungsbestätigung und Auszahlung
Kunden müssen wissen, ob ihre Zahlung abgeschlossen wurde; Geschäftsinhaber müssen außerdem wissen, wann der Geldeingang auf ihrem Konto zu erwarten ist. Das sind unterschiedliche Fragen. Bevor Sie sich für eine Terminallösung entscheiden, fragen Sie nach Auszahlungsplänen, Annahmeschlusszeiten, Abzügen und danach, wie Erstattungen oder andere Anpassungen in den Berichten erscheinen.
Legen Sie fest, wer Abweichungen am Tagesende untersucht. Vergleichen Sie bestätigte Zahlungen und Korrekturen mit den offenen Beträgen der Termine, statt zu erwarten, dass jeder Buchungsgesamtbetrag einer einzelnen Terminaltransaktion entspricht. Anzahlungen, Zusatzleistungen und aufgeteilte Besuche können eine genauere Dokumentation erfordern.
Lassen Sie Ihre Abläufe prüfen, bevor Sie Geräte auswählen
Geben Sie NeroPay eine kurze Beschreibung Ihrer Zahlungsorte, der Übergaben zwischen Mitarbeitenden und der häufigsten Korrekturen. Bitten Sie das Team, Geräteverfügbarkeit, Konnektivität, unterstützte Funktionen, geschäftliche Konditionen und den Klärungsweg für ungeklärte Transaktionen zu bestätigen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Buchungssoftware und Terminalaufzeichnungen einander automatisch aktualisieren; lassen Sie jede vorgeschlagene Integration bestätigen.
Die Software von NeroBooking, NeroPOS und NeroWeb kann bei einem berechtigten Kartenterminal von NeroPay ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Berechtigungsvoraussetzungen und die geltenden Bedingungen gelten weiterhin. Gehen Sie als Nächstes mit dem Team einen normalen Bezahlvorgang und ein Szenario mit einer fehlerhaften Zahlung durch, bevor Sie Ihre Lösung auswählen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollten Kunden am Empfang oder direkt am Ort ihres Termins bezahlen?
Wählen Sie den Ort, an dem Mitarbeitende den offenen Betrag zuverlässig bestätigen und Kunden bequem bezahlen können. Prüfen Sie die Konnektivität und wie das Zahlungsergebnis in den Termindatensatz gelangt.
Was sollten Mitarbeitende tun, wenn ein Kunde angibt, dass ihm ein Betrag doppelt berechnet wurde?
Prüfen Sie die Transaktionsaufzeichnungen, bevor Sie allein aus Bankbenachrichtigungen einen Schluss ziehen. Leiten Sie ungeklärte Fälle an die zuständige Stelle weiter und befolgen Sie das bestätigte Korrekturverfahren, wenn eine doppelte Zahlung nachgewiesen ist.
Kann ich davon ausgehen, dass eine Erstattung sofort beim Kunden eingeht?
Nein. Bestätigen Sie das geltende Verfahren und die voraussichtliche Dauer, bevor Sie es dem Kunden erläutern. Unterscheiden Sie zwischen dem Veranlassen einer Korrektur und dem Eingang des Geldes beim Kunden.