1. Ein Artikel scheint nicht zu stimmen: prüfen Sie zuerst seine Identität
Gehen Sie vom Artikel im Regal aus, nicht allein von seinem Namen. Hinter ähnlichen Beschreibungen können sich unterschiedliche Größen, Farben, Packungsgrößen oder ältere Produktdatensätze verbergen. Vergleichen Sie die Kennung auf dem Produkt oder der Verpackung mit dem an der Kasse verwendeten Datensatz. Wenn Sie Barcodes nutzen, prüfen Sie, welcher Artikel durch den gescannten Code tatsächlich ausgewählt wird.
NeroPOS bietet Produkt- und Auftragsverwaltung, Varianten, bestandsbezogene Steuerungsfunktionen und Abläufe für Wareneingänge. Wie diese Funktionen für einen bestimmten Artikel oder eine bestimmte Variante greifen, muss in Ihrer Installation geprüft werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass zwei Varianten einen gemeinsamen Bestand haben oder jeweils einen eigenen Bestand führen, ohne die Einrichtung zu überprüfen.
- Notieren Sie die Artikelkennung, Beschreibung, Variante und die gezählte Einheit.
- Prüfen Sie, ob ähnliche oder doppelte Produktdatensätze vorhanden sind.
- Klären Sie, ob sich die Mengen auf Einzelartikel, Packungen oder eine andere Einheit beziehen.
2. Die Zählmenge ändert sich ständig: legen Sie einen eindeutigen Stichtag und Zeitpunkt fest
Eine Zählung, die während laufender Einkäufe und des Auspackens von Lieferungen durch Mitarbeitende erfolgt, kann korrekt sein und dennoch von einem späteren Kassenbestand abweichen. Notieren Sie den Zeitpunkt der Zählung und ermitteln Sie alle Bestandsbewegungen zwischen diesem Zeitpunkt und dem Zeitpunkt der erfassten Menge. Bereits gezählte Ware vorübergehend getrennt zu lagern, kann helfen, sofern dadurch weder sichere Zugangswege noch der normale Kundenservice beeinträchtigt werden.
Zählen Sie den Artikel unabhängig erneut und beziehen Sie dabei die relevanten Regale, Lagerbereiche und für Bestellungen reservierten Bestände ein. Halten Sie verkaufsfähige Bestände getrennt von beschädigter Ware und Kundenretouren, deren Prüfung noch aussteht. Der Lagerort gibt an, wo sich ein Artikel befindet; sein Status bestimmt, ob er zu der Menge gehört, die Sie vergleichen.
- Dokumentieren Sie den Zeitpunkt der Zählung und den Zeitpunkt, auf den sich der Kassenbestand bezieht.
- Zählen Sie alle relevanten Lagerorte erneut, ohne sich auf das erste Ergebnis zu stützen.
- Listen Sie Verkäufe, Lieferungen und andere Bestandsbewegungen zwischen den beiden Zeitpunkten auf.
3. Die Abweichung bleibt bestehen: vollziehen Sie die Mengenentwicklung nach
Verwenden Sie die letzte verlässliche Zählung als Ausgangspunkt. Addieren Sie bestätigte Wareneingänge, ziehen Sie verkaufte oder anderweitig entnommene Bestände ab und prüfen Sie Retouren und Korrekturen anhand der tatsächlichen Warenbewegungen. Arbeiten Sie mit den verfügbaren Belegen statt aus dem Gedächtnis. Dass eine Lieferung im Geschäft angekommen ist, beweist nicht, dass ihre Menge korrekt erfasst wurde. Ebenso beweist eine Rückerstattung nicht, dass der Artikel wieder in den verkaufsfähigen Bestand aufgenommen wurde.
Prüfen Sie relevante Vorgänge einzeln: Artikelkennung, Menge, Zeitpunkt und Status. Suchen Sie, soweit Aufzeichnungen verfügbar sind, nach stornierten Bestellungen, Umtauschvorgängen, doppelten Einträgen und Korrekturen. Bestellungen über NeroWeb können den bestehenden Abwicklungsprozess nutzen. Daraus folgt jedoch nicht, dass Bestände automatisch über alle Kanäle hinweg aktualisiert werden. Klären Sie, welches Ereignis im Bestellablauf in Ihrer Konfiguration den Bestand beeinflusst, und vermeiden Sie, dieselbe Bestellung doppelt zu zählen.
- Vergleichen Sie die Lieferunterlagen mit der tatsächlich eingegangenen und erfassten Menge.
- Verfolgen Sie Verkäufe und Retouren des betroffenen Artikels innerhalb des Untersuchungszeitraums nach.
- Prüfen Sie manuelle Korrekturen und deren Begründungen anhand der verfügbaren Aufzeichnungen.
4. Ein Fehlbestand von sechs Einheiten: ein hypothetisches Beispiel
Hypothetisches Beispiel: Ein Händler zählt 18 Notizbücher, während im Kassensystem 24 verzeichnet sind. Artikelkennung und Zähleinheit stimmen überein. Die letzte überprüfte Zählung ergab 30, und der Händler findet sechs nachfolgende Verkäufe. Das erklärt den erfassten Bestand von 24, nicht jedoch den tatsächlich gezählten Bestand von 18.
Anschließend findet der Händler eine Notiz, laut der sechs durch Wasser beschädigte Notizbücher aus dem Regal genommen wurden. Sie befinden sich noch in einem separaten Karton und warten auf die Entsorgung. Eine entsprechende Bestandskorrektur wurde nicht erfasst. Für die Abweichung gibt es nun eine Erklärung: Im Kassensystem und bei der Zählung wurden diese sechs Artikel unterschiedlich behandelt.
Bevor der Händler etwas ändert, prüft er, wie beschädigte Bestände in seiner Konfiguration zu erfassen sind. Nach der genehmigten Korrektur lässt sich der Erfolg daran erkennen, dass die Zählung des verkaufsfähigen Bestands und die entsprechende Aufzeichnung zum selben Stichtag jeweils 18 ausweisen und der Grund dokumentiert ist. Eine nicht begründete Korrektur um minus sechs hätte die Zahlen zwar angeglichen, das Problem im Arbeitsablauf aber nicht gelöst.
5. Beheben Sie eine bekannte Ursache oder geben Sie eine ungeklärte Abweichung zur weiteren Prüfung weiter
Wenn die Belege einen nicht erfassten Wareneingang, eine falsche Menge oder eine nicht dokumentierte Entnahme erkennen lassen, lassen Sie die Korrektur von der verantwortlichen Person prüfen. Bewahren Sie die ursprüngliche Zählung, zugehörige Belege und die Begründung zusammen auf. Löschen oder überschreiben Sie keine Nachweise, nur damit die Summen übereinstimmen. Prüfen Sie den betroffenen Artikel nach der nächsten regulären Bestandsbewegung erneut.
Bleibt die Ursache unklar, nehmen Sie keine weiteren spekulativen Korrekturen vor und bitten Sie Ihre Systemadministration oder Ihren Supportkontakt um eine Untersuchung. Geben Sie die betroffene Artikelkennung, die erwarteten und festgestellten Mengen, den Zählzeitpunkt, relevante Bestell- oder Wareneingangsreferenzen sowie die bereits durchgeführten Prüfungen an. Bitten Sie das Team bei NeroPOS, die tatsächlichen Möglichkeiten zur Bestandssteuerung, das Verhalten bei Bestellungen und gegebenenfalls unterstützte Anbindungen in Ihrer Installation zu bestätigen.
- Bestimmen Sie eine Person, die die Korrektur genehmigt und dokumentiert.
- Beschreiben Sie bei einer Eskalation ein reproduzierbares Beispiel statt einer allgemeinen Beschwerde.
- Prüfen Sie, ob die nächste Bestandsbewegung die erwartete Mengenänderung bewirkt.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollte ich den Bestand sofort anpassen?
Halten Sie die ursprünglichen Bestandszahlen fest und untersuchen Sie zunächst die Ursache. Falls für den laufenden Geschäftsbetrieb eine dringende Korrektur erforderlich ist, dokumentieren Sie den Zeitpunkt der Zählung, den Grund und die Freigabe, damit die zugrunde liegende Abweichung weiterhin geprüft werden kann.
Erhöht eine Rückerstattung an einen Kunden immer den Bestand?
Gehen Sie nicht davon aus. Prüfen Sie, ob der Artikel tatsächlich zurückgegeben wurde, ob er verkaufsfähig ist und wie Ihre Installation diesen Vorgang verarbeitet. Eine Zahlungsrückerstattung und eine Warenrücknahme sind unterschiedliche Vorgänge.
Aktualisieren Online-Bestellungen automatisch alle Bestandsdatensätze?
Das hängt von der tatsächlichen Konfiguration ab. Bestellungen über NeroWeb können den bestehenden Abwicklungsprozess nutzen. Sie sollten jedoch klären, wo der Bestand geführt wird und welche Vorgänge ihn verändern, bevor Sie sich auf kanalübergreifende Bestandsmengen verlassen.
Was sollte ich an den Support senden?
Senden Sie die Artikelkennung, Optionen, Mengen, Zeitstempel und relevanten Transaktionsreferenzen über den vereinbarten Supportkanal. Fügen Sie Ihre bisherigen Prüfergebnisse bei und vermeiden Sie die Weitergabe unnötiger Kundeninformationen.