Wählen Sie einen Zeitraum, der eine konkrete Frage beantwortet
Beginnen Sie mit einer Frage, die Sie anhand von Aufzeichnungen beantworten können: Für welche Trainingseinheiten gab es im letzten Monat bestätigte Teilnahmen, oder welche Mitgliedschaftsdaten müssen geklärt werden? Notieren Sie das Anfangs- und Enddatum. Ist die laufende Woche noch nicht abgeschlossen, kennzeichnen Sie sie als unvollständigen Zeitraum, statt sie direkt mit einer abgeschlossenen Woche zu vergleichen.
Verwenden Sie Datumsangaben, die zur Fragestellung passen. Eine im betreffenden Zeitraum angelegte Mitgliedschaft ist etwas anderes als eine Mitgliedschaft, die während dieses Zeitraums bestand. Ebenso darf eine im April für Mai gebuchte Trainingseinheit nicht als Teilnahme im April gezählt werden. Notieren Sie, wann Sie die Informationen geprüft haben, da spätere Korrekturen das Bild verändern können.
- Formulieren Sie eine Frage für die Auswertung und halten Sie den genauen Zeitraum fest, auf den sie sich bezieht.
- Klären Sie, ob Sie Mitgliedschafts-, Trainings- oder Buchungsdaten benötigen.
- Notieren Sie Schließzeiten oder Änderungen am Trainingsplan, die einen Vergleich beeinflussen könnten.
Betrachten Sie Anfragen, Mitgliedschaften und Teilnahmen getrennt
Behandeln Sie Anfragen als Interessenbekundungen, nicht als Nachweis einer Mitgliedschaft oder eines Besuchs. Ermitteln Sie anhand der vorhandenen Mitgliedschaftsdaten, wer in die Auswertung der Mitgliedschaften einbezogen werden sollte. Ist der Status einer Person unklar, stellen Sie den Datensatz zur Prüfung zurück, statt ihn stillschweigend als aktiv mitzuzählen.
Trennen Sie gebuchte Trainingseinheiten von bestätigten Teilnahmen. Ein Check-in kann als Beleg für einen Besuch dienen, weist aber nicht unbedingt die Teilnahme an einer bestimmten betreuten Trainingseinheit nach. Prüfen Sie, wie Ihr Team die einzelnen Aktivitäten erfasst. Die verfügbaren Funktionen von NeroGym hängen von der Einrichtung ab. Klären Sie daher, welche Aufzeichnungen und Berichte Ihr Fitnessstudio verwendet, bevor Sie sich auf eine Gesamtzahl verlassen.
Prüfen Sie Lücken, bevor Sie von einem Trend sprechen
Eine scheinbar wenig besuchte Trainingseinheit kann auf geringe Teilnahme, unvollständige Erfassung oder einen geänderten Zeitplan zurückzuführen sein. Prüfen Sie die zugrunde liegenden Einträge, bevor Sie entscheiden, welche Erklärung zutrifft. Achten Sie auf doppelt erfasste Personen, uneinheitliche Bezeichnungen der Trainingseinheiten und Buchungen, deren Ergebnis nicht erfasst wurde. Unterscheiden Sie fehlende Angaben von bestätigter Abwesenheit.
In der Praxis gilt es, zwischen Schnelligkeit und Detailtiefe abzuwägen. Ein zusammenfassender Bericht kann Hinweise auf etwas liefern, das eine genauere Prüfung verdient; einzelne Datensätze helfen dabei, es zu erklären. Prüfen Sie zuerst die Abweichungen, statt jeden Eintrag erneut durchzugehen. Wenn sich eine Unstimmigkeit nicht klären lässt, halten Sie die Unsicherheit fest und fragen Sie die Person, die für die Erfassung der Aktivität verantwortlich ist.
- Prüfen Sie, ob die Trainingseinheit wie geplant stattgefunden hat.
- Vergleichen Sie, soweit vorhanden, die Buchungs-, Check-in- und Teilnahmedaten der Trainingseinheit.
- Fragen Sie am Empfang oder beim Trainer nach ungeklärten Abweichungen, ohne deren Ursache vorwegzunehmen.
Hypothetisches Beispiel: Auswertung einer abendlichen Trainingseinheit
Angenommen, ein Fitnessstudio wertet vier abgeschlossene Wochen des Coachings am Dienstagabend aus. Die Aufzeichnungen zeigen 24 Buchungen, 18 bestätigte Teilnahmen und vier bestätigte Abwesenheiten. Damit bleibt das Ergebnis von zwei Buchungen unerfasst. Außerdem gingen sechs Anfragen zum Abendcoaching ein. Diese Anfragen gehören auf eine separate Liste zur Nachverfolgung; sie dürfen die Gesamtzahl der Teilnahmen nicht erhöhen.
Die Studioleitung bittet den Trainer, die beiden ungeklärten Buchungsergebnisse anhand seiner Notizen zu den Trainingseinheiten zu prüfen. Bis diese Prüfung abgeschlossen ist, hält die Auswertung genau fest, was bekannt ist und was unklar bleibt. Sinnvoll ist es, zuerst die Erfassungslücke zu schließen, statt sofort den Zeitplan zu ändern oder daraus zu schließen, dass die Mitglieder das Interesse verloren haben.
Leiten Sie aus den Ergebnissen eine kleine, überprüfbare Maßnahme ab
Wählen Sie eine Maßnahme, die zur Datenlage passt. Wiederholt fehlende Buchungsergebnisse deuten darauf hin, dass der Erfassungsprozess geklärt werden sollte. Eine bestätigte geringe Teilnahme an vergleichbaren Trainingseinheiten kann Anlass sein, Mitglieder nach passenden Zeiten zu fragen. Anfragen ohne dokumentierten nächsten Schritt weisen auf eine Aufgabe zur Nachverfolgung hin, nicht auf ein Teilnahmeproblem. Bleiben Sie in Kundengesprächen neutral: Fragen Sie, was passiert ist, statt jemandem zu sagen, was die Aufzeichnungen angeblich beweisen.
Weisen Sie die Maßnahme einer Person zu und legen Sie einen Überprüfungstermin fest. Ein überprüfbares Erfolgskriterium könnte sein, dass jede abgeschlossene Trainingseinheit im nächsten Auswertungszeitraum entweder ein erfasstes Ergebnis oder einen ausdrücklich als ungeklärt gekennzeichneten Eintrag mit einer zuständigen Person aufweist. Damit prüfen Sie, ob die Aufzeichnungen klarer werden; eine höhere Teilnahme wird dadurch nicht versprochen.
- Dokumentieren Sie die Feststellung, die zugrunde liegenden Belege und etwaige Unsicherheiten.
- Wählen Sie eine Folgemaßnahme und benennen Sie die dafür verantwortliche Person.
- Wiederholen Sie dieselbe Prüfung im nächsten vergleichbaren Zeitraum.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Kann ich Buchungen als Gesamtzahl der Teilnahmen verwenden?
Nein. Buchungen zeigen die beabsichtigte Teilnahme. Verwenden Sie, soweit vorhanden, bestätigte Teilnahmedaten und weisen Sie ungeklärte Buchungsergebnisse separat aus, statt jede Buchung als Besuch zu zählen.
Was ist, wenn meine Check-in-Daten und die Aufzeichnungen zu Trainingseinheiten voneinander abweichen?
Prüfen Sie, wofür der jeweilige Eintrag steht. Ein Besuch im Fitnessstudio bedeutet nicht unbedingt die Teilnahme an einer bestimmten Trainingseinheit. Bitten Sie den zuständigen Mitarbeiter, den Unterschied zu klären, bevor Sie einen der beiden Einträge ändern.
Sollte ich diesen Monat mit dem letzten Monat vergleichen?
Nur unter Berücksichtigung des Kontexts. Eine unterschiedliche Anzahl an Trainingstagen, Schließungen und Änderungen am Zeitplan können sich auf die Gesamtzahlen auswirken. Vergleichen Sie nach Möglichkeit gleichwertige Trainingseinheiten und weisen Sie auf etwaige Einschränkungen hin.
Welche Datensätze aus NeroGym stehen zur Auswertung zur Verfügung?
NeroGym unterstützt Mitgliedschaften, Trainingseinheiten, Check-ins, Kundenportale und Berichte. Die Verfügbarkeit hängt von der Einrichtung ab. Klären Sie mit dem Team, welche Funktionen für Ihren Betrieb verfügbar sind und wie Mitarbeitende Aktivitäten erfassen sollen.