1. Prüfen Sie den ursprünglichen Auftrag, bevor Sie die Lieferung erfassen
Gehen Sie vom vereinbarten Kundenauftrag aus, nicht von der Kommissionierliste oder der Erinnerung des Fahrers. Prüfen Sie das Kundenkonto, die Auftragsreferenz, Artikelbeschreibungen, Mengen und Einheiten. Zehn Kartons und zehn einzelne Artikel sind unterschiedliche Vorgaben, selbst wenn die Produktbeschreibung identisch aussieht.
Halten Sie die ursprünglichen Mengen als Ausgangsbasis verfügbar. Wenn der Kunde den Auftrag ändert, unterscheiden Sie diese Änderung von einer Fehlmenge: Ein einvernehmlich stornierter Artikel ist nicht dasselbe wie ein Artikel, dessen Lieferung noch aussteht. Wenn sich dieser Unterschied im verwendeten Datensatz nicht eindeutig darstellen lässt, führen Sie gemäß dem vereinbarten Verfahren Ihres Teams eine ergänzende Aufzeichnung.
- Suchen Sie den vereinbarten Auftrag heraus und prüfen Sie alle nachträglichen Änderungen durch den Kunden.
- Bestätigen Sie die Mengeneinheit für jede betroffene Position.
- Legen Sie fest, wer die offenen Restmengen nach der Lieferung weiterführt.
2. Klären Sie, wie Ihr aktivierter Belegablauf funktioniert
NeroTrade unterstützt Großhandelsabläufe, darunter Lieferscheine, Geschäftskundenkonten, Rechnungen, Kontoauszüge, Touren und Abholungen. Prüfen Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen aktiviert sind, bevor Sie sich für einen Prozess entscheiden. Diese Funktionen allein sagen noch nichts darüber aus, ob Ihre Konfiguration eine offene Auftragsrestmenge beibehält, mehrere Lieferscheine mit einem Auftrag verknüpft oder ausstehende Mengen fortschreibt.
Gehen Sie den tatsächlichen Ablauf mit der für Ihre Einrichtung verantwortlichen Person durch. Falls verknüpfte Belege verfügbar sind, klären Sie, wie die Referenzen sichtbar bleiben. Falls nicht, vereinbaren Sie eine kontrolliert geführte Liste offener Positionen, in der der ursprüngliche Auftrag und jede Lieferreferenz angegeben sind. Ziel ist die Nachverfolgbarkeit, nicht ein zweiter Auftrag, der versehentlich erneut ausgeführt werden könnte.
- Prüfen Sie, wie der ursprüngliche Auftrag nach der Erstellung des ersten Lieferdokuments erhalten bleibt.
- Klären Sie, wo Restmengen erfasst und überprüft werden.
- Legen Sie fest, wie Korrekturen vorgenommen werden, ohne den tatsächlichen Ablauf zu verschleiern.
3. Erfassen Sie, was angekommen ist, nicht nur, was das Lager verlassen hat
Kommissionierung, Versand und Lieferung sind getrennte Vorgänge. Die auf ein Fahrzeug geladene Menge entspricht möglicherweise nicht der vom Kunden angenommenen Menge. Erfassen Sie das tatsächliche Ergebnis einschließlich Fehlmengen, zurückgewiesener Ware oder beschädigter Artikel gemäß Ihrem vereinbarten Verfahren. Halten Sie Lieferdatum und Dokumentreferenz eindeutig fest, damit spätere Rückfragen der richtigen Anlieferung zugeordnet werden können.
Hypothetisches Beispiel: Ein Café bestellt 12 Kisten Saft und acht Kisten Wasser unter dem Auftrag W1042. Bei der ersten Lieferung werden neun Kisten Saft und alle acht Kisten Wasser angenommen. Im ursprünglichen Auftrag bleiben 12 und acht vermerkt; der Liefernachweis zeigt neun und acht; in der Übersicht der offenen Mengen sind drei Kisten Saft vermerkt. Reduzieren Sie die ursprüngliche Saftbestellung nicht auf neun und legen Sie für die verbleibenden drei Kisten keinen neuen, unabhängigen Auftrag an.
- Vergleichen Sie die angenommenen Mengen mit dem Versandnachweis.
- Erfassen Sie jede Abweichung und, sofern bekannt, deren Grund.
- Prüfen Sie, ob die bestellte Menge jeder Position vollständig als geliefert, offen oder ausdrücklich geändert ausgewiesen ist.
4. Legen Sie für die verbleibenden Artikel einen klaren nächsten Schritt fest
Für eine offene Menge braucht es eine zuständige Person und eine Entscheidung. Fragen Sie, ob der Kunde für die verbleibenden Artikel eine spätere Lieferung, eine Abholung oder eine Stornierung wünscht. Eine weitere Lieferung kann dem Kunden entgegenkommen, muss aber mit dem Tourenteam abgestimmt werden; eine Abholung erfordert eine klar geregelte Übergabe; eine Stornierung erfordert eine ausdrückliche Änderung statt einer stillschweigenden Anpassung der Restmenge.
Im hypothetischen Beispiel stimmt das Café zu, die verbleibenden drei Kisten Saft bei einer späteren Lieferung zu erhalten. Dokumentieren Sie diese Vereinbarung und legen Sie fest, wer die Lieferung organisiert. Jedes weitere Lieferdokument sollte über den verfügbaren Workflow oder einen vereinbarten Querverweis auf den ursprünglichen Auftrag verweisen. Teilen Sie dem Kunden mit, was noch offen ist und wie es weitergeht, ohne einen unbestätigten Termin zuzusagen.
- Klären Sie für jede offene Position, welche Option der Kunde bevorzugt.
- Legen Sie fest, wer für die Organisation der nächsten Auftragserfüllung verantwortlich ist.
- Prüfen Sie die Übersicht der offenen Mengen, bevor Sie eine weitere Lieferung vorbereiten.
5. Gleichen Sie die Belege ab, bevor Sie die Restmenge als erledigt markieren
Lassen Sie vor der Rechnungsstellung von der Buchhaltung bestätigen, welche Mengen und Referenzen die Rechnung gemäß Ihrem vereinbarten Geschäftsablauf umfassen soll. Gehen Sie nicht davon aus, dass mit der Erstellung eines Lieferscheins auch die korrekte Rechnung erstellt oder eine Kontoübersicht aktualisiert wird. Prüfen Sie das tatsächliche Verhalten Ihres aktivierten Workflows, insbesondere wenn der Auftrag über mehrere Anlieferungen erfüllt wird.
Die Erfolgskontrolle ist einfach: Ein anderes Teammitglied sollte ausgehend vom ursprünglichen Auftrag jede Menge nachvollziehen können, ohne den Fahrer fragen zu müssen. Für W1042 bedeutet das, dass sich die erste Lieferung von neun Kisten Saft und die spätere Lieferung von drei Kisten auffinden lassen und keine ungeklärte Restmenge verbleibt. Testen Sie als Nächstes ein Beispiel mit Teillieferungen in Ihrem eigenen Workflow, bevor Sie das Verfahren auf tatsächliche Aufträge anwenden.
- Ordnen Sie die Lieferreferenzen dem ursprünglichen Auftrag und den zugehörigen Rechnungsunterlagen zu.
- Prüfen Sie, dass bereits erfüllte Mengen nicht doppelt gezählt wurden.
- Schließen Sie die offene Restmenge erst ab, wenn sie durch eine Lieferung oder eine vereinbarte Änderung vollständig erklärt ist.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollten wir den ursprünglichen Auftrag an eine Teillieferung anpassen?
Nicht allein deshalb, weil weniger Ware angekommen ist. Behalten Sie den ursprünglichen Bedarf bei und erfassen Sie die tatsächliche Lieferung separat. Behandeln Sie eine mit dem Kunden vereinbarte Anpassung als eigenständige Änderung.
Überträgt NeroTrade offene Mengen automatisch?
Bestätigen Sie dies mit dem Team für die bei Ihnen aktivierte Konfiguration. Die Unterstützung von Lieferscheinen und Rechnungen bestätigt für sich genommen keine automatische Verwaltung offener Aufträge.
Was ist zu tun, wenn nach der Ausstellung der Dokumente eine Fehlmenge festgestellt wird?
Befolgen Sie den vereinbarten Korrekturprozess, behalten Sie die ursprüngliche Referenz bei und dokumentieren Sie die Abweichung. Informieren Sie die Person, die die offenen Mengen verwaltet, und bitten Sie die Buchhaltung, alle betroffenen Dokumente zu prüfen.