Legen Sie fest, wer die Unterlagen vorbereitet, kontrolliert und fachlich prüft
Bestimmen Sie eine Person, die die Übergabe koordiniert, auch wenn mehrere Teammitglieder Belege sammeln oder Rechnungen ausstellen. Vereinbaren Sie das Anfangs- und Enddatum, die einzubeziehenden Geschäftskonten und Aktivitäten sowie den Termin, zu dem die Buchhaltung die Informationen benötigt. Eine kurze schriftliche Vereinbarung erleichtert es anderen Teammitgliedern, die Aufgabe bei Abwesenheit der üblichen Koordinationsperson zu übernehmen.
Trennen Sie die Vorbereitung von der buchhalterischen Prüfung. Ihr Team kann Belege zusammenstellen, Geschäftsvorgänge erläutern und die Lesbarkeit der Unterlagen kontrollieren. Das bedeutet nicht, dass eine Buchung freigegeben oder ihre buchhalterische Behandlung festgelegt wurde. Verwenden Sie vereinbarte Kennzeichnungen wie „gesammelt“, „Informationen ausstehend“ und „bereit zur Prüfung durch die Buchhaltung“. Gehen Sie nicht davon aus, dass diese als vordefinierte Status in NeroBooks verfügbar sind.
- Benennen Sie eine Person für die Koordination und eine Vertretung.
- Fragen Sie Ihre Buchhaltung, welche Unterlagen und Berichtsformate sie benötigt.
- Vereinbaren Sie, wer Fragen beantworten kann und wer den Abschluss der Prüfung bestätigt.
Stellen Sie ein Unterlagenpaket zusammen, in dem sich auch andere zurechtfinden
Stellen Sie relevante Einnahmenunterlagen, Lieferantenrechnungen, Ausgabenbelege, Kontoauszüge und Erläuterungen zu Erstattungen oder Korrekturen zusammen. Prüfen Sie, ob die Kontoauszüge den gesamten vereinbarten Zeitraum abdecken und die Belege genügend Angaben enthalten, um den jeweiligen Kauf zuzuordnen. Fehlt ein Dokument, halten Sie die Lücke fest, statt die Transaktion stillschweigend wegzulassen.
Wählen Sie eine Organisationsmethode, die Ihr Team dauerhaft umsetzen kann. Ein nach Belegart geordneter Ordner lässt sich leicht durchsuchen, während eine Referenzliste dabei hilft, Dokumente einzelnen Geschäftsvorfällen zuzuordnen. Beides zu nutzen kann hilfreich sein. Vermeiden Sie jedoch mehrere parallel geführte Kopien. Vereinbaren Sie einen zentralen Ablageort und ein einheitliches Benennungsschema, etwa mit Datum, Lieferant und Referenz.
NeroBooks unterstützt Geschäftsunterlagen, Einnahmen, Ausgaben, Belege und Berichte. Prüfen Sie, welche Möglichkeiten zum Organisieren und Teilen von Unterlagen in Ihrem aktuellen Konto verfügbar sind. Richten Sie die Übergabe nicht auf eine vermeintlich vorhandene Export-, Anhangs- oder Zugriffsfunktion aus, ohne diese zuvor zu überprüfen.
Halten Sie offene Fragen sichtbar fest
Erstellen Sie eine separate Fragenliste mit einer Belegreferenz, einer kurzen Erläuterung, den verfügbaren Nachweisen und einer namentlich benannten Person für die Nachverfolgung. Typische Fragen betreffen beispielsweise eine nicht zugeordnete Zahlung, einen noch nicht eingegangenen Beleg oder zwei Dokumente, die möglicherweise denselben Einkauf betreffen. Beschreiben Sie, was Sie wissen, ohne die Antwort zu erraten.
Unterscheiden Sie zwischen fehlenden Nachweisen und Entscheidungen, die eine fachliche Beurteilung durch Ihre Buchhaltung erfordern. Ein Teammitglied kann möglicherweise eine Rechnung beim Lieferanten anfordern, sollte aber keine Beschreibung erfinden oder eine buchhalterische Behandlung wählen, nur damit die Unterlagen vollständig wirken. Senden Sie die vorbereiteten Unterlagen zum vereinbarten Termin und kennzeichnen Sie offene Punkte deutlich, sofern Ihre Buchhaltung nichts anderes verlangt.
- Versehen Sie jede Frage mit einer Referenz, die den zugehörigen Unterlagen entspricht.
- Geben Sie an, was bereits geprüft wurde.
- Benennen Sie eine verantwortliche Person und vereinbaren Sie einen Termin zur Nachverfolgung.
Hypothetisches Beispiel: Ein Beleg trifft nach der Übergabe ein
Ein kleiner Reparaturbetrieb bereitet seine Unterlagen für April vor. Die zuständige Koordinationskraft sammelt Kundenrechnungen, Lieferantenunterlagen und relevante Kontoauszüge. Für einen Kartenkauf fehlt der Beleg, und eine andere Lieferantenrechnung liegt in den gesammelten Dokumenten zweimal vor. Die Koordinationskraft kennzeichnet die mögliche Dublette und nimmt den fehlenden Beleg in die Fragenliste auf, statt einen der beiden Punkte als geklärt zu behandeln.
In der Übergabenotiz steht, dass die April-Unterlagen zur Prüfung vorbereitet sind und noch zwei Fragen offen sind. Ein Kollege ist dafür zuständig, den fehlenden Beleg anzufordern. Sobald dieser eintrifft, legt die Koordinationskraft ihn am vereinbarten Ort ab und teilt der Buchhaltung seine Referenz und das Eingangsdatum mit. Sie ersetzt nicht stillschweigend die ursprünglich übergebenen Unterlagen und geht auch nicht davon aus, dass die zugehörige Buchung nun freigegeben ist.
Die Erfolgskontrolle ist praxisnah: Die Buchhaltung kann beide Positionen finden, nachvollziehen, was sich geändert hat, und erkennen, was noch geprüft werden muss, ohne separate Nachrichtenverläufe durchsuchen zu müssen.
Kontrollieren Sie das Unterlagenpaket und schließen Sie den Übergabeprozess ab
Öffnen Sie vor dem Versand stichprobenartig einige Dokumente und prüfen Sie Lesbarkeit, Datumsangaben und Referenzen. Gleichen Sie die zusammengestellten Unterlagen mit der vereinbarten Dokumentenliste ab und weisen Sie ausdrücklich auf Lücken hin. Gewähren Sie den Personen, die Zugriff benötigen, diesen über den vereinbarten Weg. Nehmen Sie niemals Passwörter oder nicht relevante personenbezogene Daten in die Übergabenotiz auf.
Bitten Sie Ihre Buchhaltung zu bestätigen, dass die Unterlagen zugänglich sind und der Umfang klar ist. Halten Sie Antworten auf Rückfragen zusammen und vermerken Sie für jede Frage, ob sie noch offen, beantwortet oder zur Prüfung ausstehend ist. Vereinbaren Sie als nächsten Schritt eine kurze Übergabevorlage mit Ihrer Buchhaltung und testen Sie diese für den nächsten Monatszeitraum.
- Bestätigen Sie in der Übergabenotiz den Zeitraum und die Anzahl der offenen Punkte.
- Prüfen Sie, ob die vorgesehene empfangende Person auf die Unterlagen zugreifen kann.
- Dokumentieren Sie spätere Ergänzungen eindeutig, damit Änderungen sichtbar bleiben.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollten wir warten, bis alle Belege vorliegen?
Stimmen Sie dies mit Ihrer Buchhaltung ab. Rechtzeitig übergebene Unterlagen mit klar aufgeführten Lücken können hilfreicher sein als eine unerklärte Verzögerung. Nennen Sie für jeden fehlenden Beleg eine verantwortliche Person und geben Sie an, wann mit einer Aktualisierung zu rechnen ist.
Bedeutet „bereit zur Prüfung“, dass die Buchungen freigegeben sind?
Nein. Es bedeutet, dass Ihr Team die Unterlagen zur Prüfung vorbereitet hat. Vereinbaren Sie gesondert, wie die für die Buchhaltung zuständige Person geprüfte Buchungen und noch erforderliche Arbeiten kommuniziert.
Welchen Bericht von NeroBooks sollten wir senden?
Fragen Sie die für Ihre Buchhaltung zuständige Person, welche Informationen und welchen Zeitraum sie benötigt. Prüfen Sie anschließend den entsprechenden Bericht und die Freigabeoptionen in Ihrem aktuellen Konto. Gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Konto ein bestimmtes Format bietet.