1. Beginnen Sie mit der Trainingseinheit selbst
Verfassen Sie eine kurze Beschreibung der geplanten Aktivitäten, statt sich nur auf den Namen des Kurses zu verlassen. Ein Titel wie „Krafteinheit“ vermittelt eine grobe Vorstellung. Die Mitglieder müssen aber auch wissen, ob es sich um einen Einzeltermin oder eine Gruppeneinheit handelt, wer die Einheit leitet und was sie umfasst. Verwenden Sie vertraute Begriffe und erklären Sie Fachausdrücke.
Konzentrieren Sie die Beschreibung auf die geplanten Aktivitäten, nicht auf Ergebnisse. Sie könnten zum Beispiel erklären, dass die Einheit ein Aufwärmprogramm und Übungen mit Gewichten umfasst, ohne zu versprechen, dass die Teilnehmenden stärker werden oder ein bestimmtes Ziel erreichen. Wenn der Ablauf variieren kann, weisen Sie klar darauf hin, statt jede Aktivität als sicher darzustellen.
- Wählen Sie einen aussagekräftigen Titel, der die Trainingseinheit von Ihren anderen Terminen unterscheidet.
- Geben Sie an, ob es sich um einen Einzeltermin oder eine Gruppeneinheit handelt.
- Fassen Sie die geplanten Aktivitäten zusammen und nennen Sie den Trainer oder die Trainerin.
2. Machen Sie Uhrzeit und Treffpunkt eindeutig
Nennen Sie Datum, Startzeit und voraussichtliche Dauer zusammen. Falls die Mitglieder vor Beginn eintreffen sollen, geben Sie an, wie viel früher und warum – etwa damit sie Zeit haben, den Raum zu finden. Vermeiden Sie Formulierungen wie „zur gewohnten Zeit“: Neue Mitglieder oder Personen, die nach einer Pause zurückkehren, wissen möglicherweise nicht, was damit gemeint ist.
Beschreiben Sie den Ort so, dass auch Personen, die zum ersten Mal kommen, ihn finden können. Nennen Sie gegebenenfalls den Veranstaltungsort und die Adresse und ergänzen Sie dann den Treffpunkt im Gebäude, zum Beispiel den Empfang oder ein bestimmtes Studio. Erklären Sie bei einer Online-Einheit, wie die Mitglieder die Zugangsdaten erhalten und an wen sie sich wenden können, falls diese nicht angekommen sind. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Mitglieder auf dieselbe Weise auf die Informationen zur Trainingseinheit zugreifen.
- Prüfen Sie, ob Datum und Wochentag übereinstimmen.
- Geben Sie Startzeit und Dauer an, einschließlich einer gegebenenfalls gewünschten Ankunftszeit.
- Nennen Sie einen konkreten Treffpunkt und eine Kontaktperson für praktische Fragen.
3. Erklären Sie die Vorbereitung, ohne die Nachricht zu überladen
Trennen Sie notwendige von optionalen Dingen. Teilen Sie den Mitgliedern mit, was sie anziehen oder mitbringen sollen, sofern dies für die geplante Aktivität wichtig ist, und geben Sie an, ob Ausrüstung bereitgestellt wird. Falls vorab eine praktische Aufgabe zu erledigen ist, erklären Sie, worum es geht und wann sie erledigt werden soll. Vermeiden Sie eine lange, allgemeine Liste, durch die wichtige Anweisungen schwer zu finden sind.
Überlegen Sie, welche Fragen sich Mitglieder vor der Anreise vernünftigerweise stellen könnten: Wo soll ich die Trainerin oder den Trainer treffen? Brauche ich eigene Ausrüstung? An wen kann ich mich wenden, um eine Anweisung zu klären? Ermutigen Sie Mitglieder, individuelle Fragen zu Zugang oder Teilnahme direkt mit Ihnen zu besprechen. Geben Sie in der Sitzungsbeschreibung keine persönlichen medizinischen Ratschläge und treffen Sie keine Annahmen darüber, was jemand sicher tun kann.
- Führen Sie zuerst die erforderlichen Dinge auf und kennzeichnen Sie anschließend, was optional ist.
- Geben Sie an, was Sie bereitstellen und was das Mitglied mitbringen soll.
- Bieten Sie Mitgliedern eine Möglichkeit, vor der Sitzung Fragen zu praktischen Anforderungen zu stellen.
4. Prüfen Sie die Formulierung und halten Sie sie aktuell
Hypothetisches Beispiel: Eine Trainerin oder ein Trainer plant eine Einzelsitzung mit dem Titel „Einführung ins Krafttraining“ am Dienstag, den 14 Juli, von 10.00 bis 10.45 Uhr. In der Beschreibung steht, dass die Trainerin oder der Trainer ein Aufwärmprogramm anleitet und ausgewählte Geräte vorstellt. Das Mitglied soll sich fünf Minuten vor Beginn am Empfang einfinden, bequeme Kleidung tragen und eine Wasserflasche mitbringen. Die Ausrüstung wird von der Trainerin oder dem Trainer bereitgestellt. Die Adresse des Veranstaltungsorts und eine Kontaktmöglichkeit für Fragen stehen ebenfalls dabei.
Vergleichen Sie die Angaben vor der Veröffentlichung oder Weitergabe mit Ihrem Terminkalender und lesen Sie sie so, als würden Sie zum ersten Mal teilnehmen. Ein hilfreicher Prüfschritt ist die Frage, ob sich jemand, der mit der Sitzung nicht vertraut ist, Aktivität, Ankunftszeit, Treffpunkt und benötigte Dinge erschließen kann, ohne Sie um Erläuterungen bitten zu müssen. NeroGym unterstützt Sitzungen und Kundenportale; die Verfügbarkeit hängt jedoch von der Einrichtung ab. Prüfen Sie, was Mitglieder in Ihrer Einrichtung sehen können. Ändert sich eine Angabe, aktualisieren Sie die entsprechenden Informationen und informieren Sie betroffene Mitglieder über einen geeigneten Kontaktweg.
- Vergleichen Sie die für Mitglieder sichtbaren Informationen mit dem vereinbarten Sitzungsplan.
- Bitten Sie eine Kollegin, einen Kollegen oder ein dazu bereites Mitglied, die wichtigsten Angaben aus der Beschreibung herauszufinden.
- Überarbeiten Sie unklare Formulierungen und prüfen Sie sie nach einer Änderung erneut.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Wie ausführlich sollte eine Sitzungsbeschreibung sein?
Fügen Sie genügend Informationen hinzu, damit ein Mitglied die geplante Aktivität versteht und vorbereitet erscheint. Eine kurze Zusammenfassung der Aktivität, Angaben zu Zeit und Treffpunkt, eine Vorbereitungsliste und eine Kontaktmöglichkeit für Fragen sind oft hilfreicher als ein ausführliches Programm.
Was ist, wenn sich der Aktivitätsplan ändern könnte?
Beschreiben Sie die geplanten Aktivitäten und weisen Sie gegebenenfalls darauf hin, dass der Ablauf variieren kann. Betrifft eine Änderung den Zeitpunkt oder Ort der Teilnahme, die mitzubringenden Dinge oder die Erwartungen der Mitglieder, aktualisieren Sie die Informationen und informieren Sie die Betroffenen.
Sollte ich auch für wiederkehrende Mitglieder Angaben zur Vorbereitung aufnehmen?
Ja. Wiederkehrende Mitglieder nehmen möglicherweise an einer anderen Sitzung teil oder vergessen ein Detail. Halten Sie regelmäßig geltende Anweisungen kurz, nehmen Sie aber alles auf, was für den jeweiligen Termin erforderlich ist.
Können Mitglieder Sitzungsdetails in NeroGym immer sehen?
NeroGym unterstützt Sitzungen und Kundenportale, die Verfügbarkeit hängt jedoch von der Einrichtung ab. Prüfen Sie Ihre eigene Ansicht für Mitglieder und fragen Sie beim Team nach den verfügbaren Optionen, wenn Sie sich nicht sicher sind.