Beginnen Sie mit den Rahmenbedingungen bei Kunden, nicht mit der Karte
Fragen Sie Kunden, wann die zuständige Person verfügbar ist, statt sich auf allgemeine Öffnungszeiten zu verlassen. Ein Geschäft öffnet möglicherweise früh, während die für Rechnungsfragen zuständige Kontaktperson erst später eintrifft. Für eine Warenabholung werden unter Umständen eine Person aus dem Lager, ein zugänglicher Ladebereich und abholbereite Artikel benötigt. Klären Sie, ob sich ein genanntes Zeitfenster auf die Ankunft oder den Abschluss des Stopps bezieht.
Legen Sie für jeden Stopp einen eindeutigen Zweck und eine Referenz fest. Unterscheiden Sie zwischen der Abholung retournierter Ware, der Besprechung einer Rechnung und der Entgegennahme einer vereinbarten Zahlung: Diese Aufgaben erfordern unterschiedliche Vorbereitungen und können unterschiedlich viel Zeit beanspruchen. Vermeiden Sie unnötige Angaben zum Kundenkonto auf dem Tourenblatt des Fahrers; nehmen Sie nur Informationen auf, die für die Durchführung des Stopps erforderlich sind.
- Halten Sie das vereinbarte Zeitfenster, den Namen der Kontaktperson und deren Telefonnummer fest.
- Bestätigen Sie den Zugang, Einschränkungen beim Verladen und die Abholbereitschaft etwaiger Waren.
- Schätzen Sie die Zeit vor Ort einschließlich Kontrollen und Dokumentation.
Weisen Sie Tourenplanung, Fahrpersonal und Büro klare Zuständigkeiten zu
Die für die Tourenplanung zuständige Person sollte die Reihenfolge der Stopps verantworten und bestätigen, dass alle Zusagen innerhalb der verfügbaren Schicht eingehalten werden können. Wenn Waren abgeholt werden, sollte die Lagerleitung den Platzbedarf und die Anforderungen an die Handhabung prüfen. Der Fahrer sollte praktische Fragen zur Zufahrt vor der Abfahrt klären, statt erst an der ersten beschränkt zugänglichen Einfahrt darauf zu stoßen.
Übertragen Sie einer Person im Büro die Verantwortung für Kundeninformationen und Entscheidungen während der Tour. Legen Sie fest, wer ein geändertes Zeitfenster, das Auslassen eines Stopps oder einen erneuten Besuch genehmigen darf. Auch wenn eine Person mehrere Rollen übernimmt, sollten die Zuständigkeiten ausdrücklich festgelegt sein. Kunden sollten wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sich ihre Verfügbarkeit ändert.
- Benennen Sie die Person, die die Route vor der Abfahrt freigibt.
- Vereinbaren Sie, wie der Fahrer Verzögerungen meldet, nachdem er sicher geparkt hat.
- Legen Sie fest, wer geänderte Vereinbarungen mit den Kunden bestätigt.
Stimmen Sie Fahrzeit, Zeit vor Ort und Kapazität aufeinander ab
Planen Sie zuerst die tatsächlich festen Termine ein und ordnen Sie flexible Stopps darum herum an. Eine kürzere Route kann ungeeignet sein, wenn sie einen Kunden außerhalb seiner Verfügbarkeitszeiten erreicht. Umgekehrt kann eine zweite Tour nötig werden, wenn alle bevorzugten Zeitfenster eingehalten werden sollen. Erläutern Sie diese Abwägung, bevor Sie eine Uhrzeit zusagen, die Ihr Team nicht zuverlässig einhalten kann.
Planen Sie nicht nur Fahrzeit ein, sondern auch Zeit für das Parken, das Verladen, die Mengenkontrolle und die Klärung von Abweichungen. Wenn das Fahrzeug auch Lieferungen ausführt, berücksichtigen Sie, wie Abholungen die Ladung und den Zugang zu den verbleibenden Bestellungen verändern. Lassen Sie einen Teil der Zeit unverplant, statt jede Minute für einen weiteren Stopp zu veranschlagen.
- Unterscheiden Sie feste Zeitfenster von Wünschen, die Kunden anpassen können.
- Prüfen Sie die Ladung nach jeder Warenabholung, nicht nur bei der Abfahrt.
- Verschieben Sie einen Stopp auf eine andere Tour, wenn er keinen realistischen Zeitpuffer für Verzögerungen lässt.
Testen Sie den Plan mit einem Szenario für einen verspäteten Stopp
Hypothetisches Beispiel: Ein Großhändler plant drei Stopps. Bei einem Café müssen zwischen 9 und 10 Uhr vormittags Rückgabekisten abgeholt werden. Die für das Kundenkonto zuständige Kontaktperson eines Einzelhändlers ist nach 10.30 Uhr vormittags für eine vorab vereinbarte Abholung einer Kontozahlung verfügbar. Ein Cateringbetrieb kann Retouren zwischen 11 Uhr vormittags und Mittag herausgeben. Die planende Person prüft den Platz für die Kisten, bestätigt jede Aufgabe und lässt Zeit zwischen den Terminen.
Prüfen Sie nun die Auswirkungen einer Verzögerung: Die Kisten des Cafés sind noch nicht bereit, wodurch sich eine Verzögerung von 25 Minuten ergibt. Der Fahrer meldet dies, sobald es sicher möglich ist; das Büro prüft, ob der Einzelhändler einen späteren Besuch akzeptieren kann, ohne das Zeitfenster des Cateringbetriebs zu gefährden. Falls nicht, vereinbart das Büro einen gesonderten Besuch beim Einzelhändler, statt den Fahrer zur Eile oder zu einem unangekündigten Besuch aufzufordern.
- Berechnen Sie die verbleibenden Stopps unter Berücksichtigung der Verzögerung neu.
- Ermitteln Sie, welche Kundenzusage als erste nicht mehr eingehalten werden könnte.
- Bestätigen Sie vor der Abfahrt, wer für die Ausweichlösung verantwortlich ist und wer den Kunden kontaktiert.
Schließen Sie die Tour mit Unterlagen ab, die das Büro abgleichen kann
NeroTrade unterstützt Arbeitsabläufe im Großhandel, darunter Lieferscheine, Geschäftskundenkonten, Rechnungen, Kontoauszüge, Routen und Abholungen. Klären Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen aktiviert sind und wie Ihr Team sie nutzen soll. Gestalten Sie den Arbeitsablauf auf Grundlage dieser bestätigten Funktionen; setzen Sie weder eine automatische Routenoptimierung noch Verbindungen zu anderen Systemen voraus.
Vergleichen Sie nach der Tour die geplanten mit den tatsächlichen Ankunftszeiten, dokumentieren Sie erledigte und nicht erledigte Aufgaben und klären Sie Abweichungen anhand der jeweiligen Kundenreferenz. Ein überprüfbares Erfolgskriterium ist, dass für jeden Stopp ein eindeutiges Ergebnis vorliegt, jede offene Aufgabe einer verantwortlichen Person zugewiesen ist und das Büro den Ablauf nachvollziehen kann, ohne den Fahrer bitten zu müssen, den Tag zu rekonstruieren.
- Dokumentieren Sie, warum ein Stopp länger gedauert hat oder nicht abgeschlossen werden konnte.
- Dokumentieren Sie die Ergebnisse von Warenabholungen getrennt von den Ergebnissen bei Zahlungen auf Kundenkonten.
- Nutzen Sie wiederkehrende Verzögerungen, um die Zeitansätze für die nächste Tour anzupassen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollten wir immer die kürzeste Route wählen?
Nein. Die Verfügbarkeit der Kunden, die Zufahrt zu Ladebereichen und die Zeit vor Ort können eine etwas längere Route praktikabler machen. Vergleichen Sie die gesamte Arbeitszeit, nicht nur die Kilometerzahl.
Was ist, wenn ein Kunde kein Abholzeitfenster bestätigen kann?
Behandeln Sie den Stopp als vorläufig. Vereinbaren Sie eine Bestätigungsfrist und erklären Sie, dass er ohne Bestätigung möglicherweise auf eine andere Tour verschoben werden muss.
Können wir Lieferungen und Abholungen kombinieren?
Ja, sofern die Zeitplanung, der Platz im Fahrzeug und die Abläufe beim Warenumschlag dies zulassen. Prüfen Sie, wie sich abgeholte Waren auf die verbleibende Ladung auswirken, und dokumentieren Sie jede Aufgabe eindeutig.
Optimiert NeroTrade die Route automatisch?
Gehen Sie nicht von einer automatischen Optimierung aus. NeroTrade unterstützt Routen und Abholungen. Sie sollten jedoch prüfen, welche Funktionen für Ihr Unternehmen aktiviert sind, und die Verantwortung für die Planung klar zuweisen.