1. Entscheiden Sie, für welche Bestellungen eine Zahlungsaufforderung nötig ist
Beginnen Sie mit einem klar definierten Anwendungsfall, etwa telefonisch vereinbarten Bestellungen zur Abholung. Vermeiden Sie es, mehrere unterschiedliche Abläufe gleichzeitig einzuführen. Mitarbeitende müssen wissen, wann sie den vollen Betrag anfordern, wann sie die Zustimmung einer Führungskraft einholen und wann der Kunde über einen anderen vereinbarten Zahlungsweg bezahlen sollte.
Legen Sie fest, wer für die einzelnen Prozessschritte verantwortlich ist. Die Person, die eine Bestellung aufnimmt, könnte die Zahlungsaufforderung vorbereiten, während eine vorgesetzte Person den Betrag prüft. Im hektischen Betrieb funktioniert diese Aufteilung nur, wenn beide auf dieselbe Bestelldokumentation zugreifen. Lassen Sie sich vor den nächsten Schritten von NeroPay die Verfügbarkeit von Zahlungslinks, die Einrichtungsvoraussetzungen, die Gebühren und die geltenden Bedingungen bestätigen.
- Halten Sie schriftlich fest, welche Art von Bestellung Sie zunächst über diesen Prozess annehmen werden.
- Benennen Sie die Person, die für den Versand der Zahlungsaufforderungen verantwortlich ist, sowie ihre Vertretung.
2. Stellen Sie eine zuverlässige Zuordnung zwischen Zahlung und Bestellung her
Vergeben Sie für jede Bestellung eine Referenz, bevor Sie die Zahlungsaufforderung vorbereiten. Verwenden Sie ein Format, das Mitarbeitende leicht vorlesen und von anderen Bestellungen desselben Tages unterscheiden können. Halten Sie diese Referenz zusammen mit den vereinbarten Artikeln, Mengen, Kundenkontaktdaten und der Abholzeit in der Bestelldokumentation Ihres Restaurants fest.
Erkundigen Sie sich, welche Referenz- oder Beschreibungsfelder im Zahlungsdienst verfügbar sind und was Kunden sehen werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Zahlungsaufforderung Ihr Kassen- oder Bestellsystem automatisch aktualisiert. Falls Mitarbeitende Zahlungen manuell zuordnen müssen, dokumentieren Sie diese Übergabe und verwenden Sie durchgehend dieselbe Referenz. Beschränken Sie Zahlungsbeschreibungen auf die Angaben, die zur Identifizierung der Bestellung erforderlich sind.
- Lesen Sie dem Kunden die Bestellreferenz zur Bestätigung vor.
- Prüfen Sie, wie Mitarbeitende den passenden Zahlungsdatensatz finden.
- Klären Sie, ob der Abgleich manuell erfolgt oder durch eine verfügbare Funktion unterstützt wird.
3. Erläutern Sie den Gesamtbetrag, bevor Sie den Link teilen
Wiederholen Sie die Bestellung und nennen Sie den genauen angeforderten Betrag. Erläutern Sie, ob dieser die gesamte Bestellung oder nur einen vereinbarten Teil abdeckt, und nennen Sie einen gegebenenfalls noch offenen Restbetrag. Falls Lieferkosten oder andere Gebühren anfallen, weisen Sie deutlich darauf hin, bevor der Kunde zustimmt. Überlassen Sie es nicht den Kunden, herauszufinden, warum eine Zahlungsanforderung von der Summe laut Speisekarte abweicht.
Bereiten Sie eine kurze Begleitnachricht mit dem Namen des Restaurants, der Bestellreferenz, dem Betrag, dem Verwendungszweck und den vereinbarten Abholmodalitäten vor. Erklären Sie, wie der Kunde Sie kontaktieren kann, falls etwas nicht stimmt. Bestätigen Sie vor dem Versand den vorgesehenen Empfänger und dessen Kontaktdaten; auch eine korrekt berechnete Zahlungsanforderung kann Verwirrung stiften, wenn sie die falsche Person erreicht.
- Vergleichen Sie den angeforderten Betrag mit dem endgültig vereinbarten Gesamtbetrag der Bestellung.
- Prüfen Sie die Kontaktdaten des Empfängers.
- Prüfen Sie die Nachricht aus Sicht des Kunden.
4. Proben Sie eine vollständige Bestellübergabe
Hypothetisches Beispiel: Ein Kunde bestellt telefonisch zwei Gerichte zum Mitnehmen zur Abholung um 7 Uhr nachmittags. Der vereinbarte Gesamtbetrag beträgt £28; nach der Zahlung bleibt kein Restbetrag offen. Ein Mitarbeiter erfasst die Referenz T014, wiederholt die bestellten Gerichte und die Abholzeit und erstellt anschließend eine Zahlungsanforderung über £28 nach dem bestätigten Ablauf des Dienstes.
Die Begleitnachricht nennt das Restaurant, die Referenz T014 und den vereinbarten Gesamtbetrag. Nachdem der Kunde bezahlt hat, prüft der zuständige Mitarbeiter den Zahlungsstatus über die für den Dienst vereinbarte Bestätigungsmethode und vermerkt das Ergebnis unter T014. Das Küchen- und Abholteam richtet sich anschließend nach den festgelegten Zubereitungsrichtlinien des Restaurants. Diese Angaben dienen der Veranschaulichung und sind weder Preisangaben von NeroPay noch eine Beschreibung garantierter Produktfunktionen.
- Üben Sie den Ablauf mit einer Beispielbestellung, bevor Sie ihn im laufenden Betrieb einsetzen.
- Prüfen Sie, ob ein anderer Mitarbeiter die Bestellung nachvollziehen kann, ohne die Person fragen zu müssen, die sie ursprünglich aufgenommen hat.
- Klären Sie mit dem Team, welche Testmethode unterstützt wird, bevor Sie eine Transaktion versuchen.
5. Prüfen Sie Fehler und ungeklärte Zahlungen
Das Versenden eines Links ist nicht gleichbedeutend mit einer Zahlungsbestätigung. Legen Sie fest, welchen Zahlungsstatus Mitarbeitende prüfen müssen und wo sie ihn prüfen sollen. Verlassen Sie sich nicht allein auf einen Screenshot des Kunden oder eine Nachricht, dass die Zahlung abgeschlossen sei. Prüfen Sie vor dem Versand einer zweiten Zahlungsanforderung den ursprünglichen Datensatz, um eine doppelte Zahlungsaufforderung zu vermeiden.
Planen Sie Änderungen im Voraus ein: einen zusätzlichen Artikel, einen falschen Betrag, eine versäumte Abholung oder einen Kunden, der die Zahlung nicht abschließen kann. Klären Sie, wie Korrekturen, Stornierungen und Rückerstattungen im verfügbaren Dienst abgewickelt werden. Sorgen Sie dafür, dass ungeklärte Bestellungen bei der Schichtübergabe sichtbar bleiben, und benennen Sie eine für die Nachverfolgung verantwortliche Person, statt mehrere Mitarbeitende unabhängig voneinander Erinnerungen senden zu lassen.
- Prüfen Sie Betrag, Referenz, Empfänger und Zahlungsstatus, bevor Sie eine Zahlungserinnerung senden.
- Dokumentieren Sie Änderungen und teilen Sie dem Kunden klar mit, was als Nächstes geschieht.
- Prüfen Sie am Ende jeder Schicht noch offene Zahlungsanforderungen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Aktualisiert ein Zahlungslink automatisch unsere Restaurantkasse?
Gehen Sie nicht davon aus. Klären Sie die verfügbaren Funktionen und mögliche unterstützte Anbindungen mit NeroPay. Planen Sie bis zur Bestätigung einen klaren manuellen Abgleich anhand Ihrer Bestellreferenz.
Was sollten wir tun, wenn sich die Bestellung nach dem Versand ändert?
Prüfen Sie zuerst den ursprünglichen Zahlungsstatus. Erklären Sie dem Kunden den geänderten Gesamtbetrag und befolgen Sie anschließend den bestätigten Korrekturprozess, statt sofort eine weitere Zahlungsanforderung zu versenden.
Was tun, wenn ein Kunde angibt, bezahlt zu haben, wir die Zahlung aber nicht zuordnen können?
Prüfen Sie die Bestellreferenz, den Betrag und den Zahlungseintrag über das vereinbarte Bestätigungsverfahren. Bitten Sie die zuständige Führungskraft, den Vorgang zu prüfen, bevor Sie erneut zur Zahlung auffordern oder die Bestellung als bezahlt markieren.