1. Bereiten Sie die Angaben zu Ihren Unterlagen vor
Erstellen Sie eine Übersicht mit Ihrem Unternehmensnamen, einem gegebenenfalls abweichenden Geschäftsnamен, den Kontaktdaten und der für Buchhaltungsfragen zuständigen Person. Verwenden Sie bei der Zuordnung Ihrer Unterlagen durchgängig dieselben Angaben. Falls ältere Dokumente einen anderen Namen oder eine andere Adresse enthalten, vermerken Sie dies, statt die Originale zu ändern.
Erstellen Sie anschließend eine Bestandsliste Ihrer vorhandenen Unterlagen: Verkaufsaufzeichnungen, Lieferantenrechnungen, Ausgabenbelege, Zahlungsübersichten und bereits bestehende Buchhaltungstabellen. Notieren Sie, wo die jeweiligen Unterlagen gespeichert sind und welchen Zeitraum sie abdecken. So kann Ihre Buchhaltung Lücken erkennen, ohne mehrere Postfächer durchsuchen zu müssen.
- Erstellen Sie eine zentrale Übersicht mit Unternehmensdaten und Ablageorten der Unterlagen.
- Führen Sie fehlende Dokumente separat auf, damit sie bei der Einrichtung nicht aus dem Blick geraten.
2. Legen Sie den Beginn des zu erfassenden Zeitraums fest
Vereinbaren Sie mit Ihrer Buchhaltung ein eindeutiges Startdatum, bevor Sie größere Mengen älterer Unterlagen erfassen. Wenn Sie mit einem neueren Zeitraum beginnen, lässt sich die erste Aufgabe leichter bewältigen. Die Einbeziehung älterer Unterlagen kann dagegen mehr Kontext liefern. Dies erfordert jedoch zusätzliche Prüfungen und erhöht das Risiko von Überschneidungen mit Arbeiten, die bereits an anderer Stelle erledigt wurden.
Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Tabellenzeile oder jeder Eintrag in einer Zahlungsübersicht als neuer Datensatz angelegt werden muss. Fragen Sie Ihre Buchhaltung, was übernommen werden soll und wie offene Posten oder bereits vorhandene Summen zu behandeln sind. Halten Sie ältere Originalbelege weiterhin zugänglich, auch wenn sie außerhalb des vereinbarten Startzeitraums liegen.
- Halten Sie das vereinbarte Startdatum und den Umfang schriftlich fest.
- Ermitteln Sie, welche Buchungen bereits in einem anderen System erfasst wurden.
- Halten Sie offene Fragen zum Start in einer gemeinsamen Fragenliste fest.
3. Ordnen Sie Einnahmen, Ausgaben und zugehörige Nachweise
Ordnen Sie die Belege so, dass auch eine außenstehende Person sie nachvollziehen kann. Versuchen Sie, für jede Einnahme und Ausgabe Datum, Betrag, Kunde oder Lieferant, Zweck und, sofern vorhanden, den zugehörigen Beleg festzuhalten. Lassen Sie Originaldateien unverändert und verwenden Sie einheitliche Dateinamen in Ihren Belegordnern.
Eine Verkaufsbuchung, eine Kundenzahlung und ein Geldeingang auf einem Konto können unterschiedliche Phasen desselben Geschäftsvorfalls beschreiben. Wenn Sie jeden dieser Vorgänge als separate Einnahme behandeln, könnten Doppelbuchungen entstehen. Ebenso sind ein Beleg und die zugehörige Zahlung nicht automatisch zwei Ausgaben. Fragen Sie Ihre Buchhaltungskraft, wie diese Vorgänge abgebildet werden sollen, und prüfen Sie die entsprechenden Optionen in Ihrem aktuellen Konto bei NeroBooks.
- Trennen Sie Belege mit Klärungsbedarf von denen, die zur Erfassung bereit sind.
- Kennzeichnen Sie mögliche Duplikate, statt Nachweise zu löschen.
- Halten Sie fest, was fehlt, wenn ein Kassenbeleg oder eine Rechnung nicht auffindbar ist.
4. Legen Sie fest, wer Daten erfasst, prüft und Rückfragen klärt
Klären Sie die Zuständigkeiten vor der ersten Prüfung. Sie könnten Belege sammeln und Einkäufe erläutern, während Ihre Buchhaltungskraft prüft, wie die Unterlagen geordnet wurden. Alternativ kann Ihre Buchhaltungskraft die Erfassung anhand der von Ihnen bereitgestellten Belege übernehmen. Mehr Eigenleistung kann den Übergabeaufwand verringern, allerdings nur bei einem einheitlichen und abgestimmten Vorgehen.
Legen Sie einen Prüfungsrhythmus fest, der zum Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit passt, und bestimmen Sie einen Ort für offene Fragen. Geben Sie bei jeder Frage den Belegverweis, den Klärungsbedarf und die zuständige Person an. Prüfen Sie, welche Zugriffs- oder Freigabeoptionen in Ihrem aktuellen Konto verfügbar sind, statt davon auszugehen, dass Ihre Buchhaltungskraft alles sehen kann.
- Benennen Sie jeweils eine verantwortliche Person für das Sammeln, Erfassen und Prüfen der Belege.
- Vereinbaren Sie, wann offene Fragen geprüft werden und wer sie beantwortet.
- Klären Sie, wie Unterlagen und Berichte geteilt werden.
5. Testen Sie zunächst eine kleine Auswahl
Fiktives Beispiel: Ein neu gegründeter Gartenbaubetrieb hat in seiner ersten Woche sechs Kundenrechnungen, vier Einkaufsbelege und eine Zahlungsübersicht. Die Inhaberin oder der Inhaber sammelt diese Unterlagen und stellt fest, dass eine Kundenzahlung sowohl in einer Tabelle als auch in der Zahlungsübersicht erscheint. Diese Überschneidung wird markiert und mit der Buchhaltungskraft geklärt, statt beide Einträge als neue Einnahmen zu erfassen.
Testen Sie Ihren eigenen Arbeitsablauf mit einer ähnlich überschaubaren Auswahl. Das überprüfbare Erfolgskriterium ist die Nachvollziehbarkeit: Können Sie einen erfassten Posten auswählen, den zugehörigen Beleg finden und seinen Betrag erklären, ohne an mehreren Stellen suchen zu müssen? Prüfen Sie einen verfügbaren Bericht gemeinsam mit Ihrer Buchhaltungskraft und gehen Sie ungeklärten Abweichungen nach, bevor Sie den Rest bearbeiten.
- Wählen Sie eine kleine Auswahl aus, die sowohl Einnahmen als auch Ausgaben enthält.
- Gleichen Sie jeden Posten mit den zugehörigen Nachweisen ab.
- Klären Sie unklare Einträge und halten Sie das vereinbarte Vorgehen für die nächsten Bearbeitungsrunden fest.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Brauche ich alle alten Belege, bevor ich anfange?
Nicht unbedingt. Vereinbaren Sie mit Ihrer Buchhaltungskraft, mit welchem Zeitraum Sie beginnen, sammeln Sie die verfügbaren Unterlagen und listen Sie fehlende Nachweise übersichtlich auf. Erfinden Sie keine Angaben, um Lücken zu schließen.
Sollte ich die Unterlagen selbst ordnen oder das meiner Buchhaltungskraft überlassen?
Vereinbaren Sie die Aufgabenteilung gemeinsam. Belege zu sammeln und Geschäftsvorfälle zu erläutern, ist eine hilfreiche Vorbereitung, auch wenn Ihre Buchhaltungskraft die Erfassung und Prüfung übernimmt. Vermeiden Sie, dass beide Personen dieselbe Auswahl unabhängig voneinander erfassen.
Kann ich davon ausgehen, dass NeroBooks eine Verbindung zu meiner Bank herstellt oder Steuererklärungen einreicht?
Nein. Prüfen Sie die konkreten Funktionen in Ihrem aktuellen Konto. Richten Sie Ihre Vorbereitung nach den Unterlagen aus, auf die Sie zugreifen können, statt davon auszugehen, dass eine Bankanbindung oder eine Funktion zur Einreichung verfügbar ist.
Was sollte ich nach dem Testlauf tun?
Bitten Sie Ihre Buchhaltung, offene Fragen zu prüfen, die Vorgehensweise zu bestätigen und die nächste Belegsammlung abzustimmen. Behalten Sie bei der weiteren Arbeit dieselbe Routine für die Benennung und Prüfung der Dokumente bei.