Ein Lieferschein unterstützt die Warenübergabe
Ein Lieferschein hilft Ihrem Lager, dem Fahrer und Ihrem Kunden, abzugleichen, welche Waren übergeben werden. Zu den hilfreichen Angaben gehören der Kunde und der Lieferort, das Lieferdatum, Produktbeschreibungen, Mengen und eine eindeutige Lieferreferenz. Gibt der Kunde eine Bestellnummer an, erleichtert deren durchgängige Verwendung seine Wareneingangsprüfung.
Der Lieferschein dient im Betriebsablauf dazu, die Prüfung zu unterstützen, nicht dazu, eine Zahlung anzufordern. Der Empfänger sollte die Waren mit dem Lieferschein abgleichen und fehlende, beschädigte oder unerwartete Artikel melden. Ein Lieferschein allein belegt nicht, dass jeder Artikel ohne Beanstandung angenommen wurde. Bewahren Sie Aufzeichnungen über Abweichungen zusammen mit dem Lieferschein auf.
Eine Rechnung erläutert die Zahlungsforderung
Eine Rechnung zeigt dem Kunden, was Sie ihm in Rechnung stellen, und liefert seiner Buchhaltung eine Referenz für die Bearbeitung dieser Forderung. Für diesen Ablauf sind das richtige Kundenkonto, die berechneten Waren, die Beträge, die vereinbarten Zahlungsmodalitäten sowie Referenzen wichtig, die zu den zugehörigen Bestell- und Lieferunterlagen führen.
Erwarten Sie nicht, dass eine Rechnung die Wareneingangsprüfung ersetzt. Eine Buchhaltungskraft sieht möglicherweise die Rechnung, ohne die Waren jemals zu sehen. Ebenso ist die Person, die eine Lieferung entlädt, möglicherweise nicht für Zahlungen zuständig. Fragen Sie den Kunden, wohin die einzelnen Dokumente geschickt werden sollen, statt davon auszugehen, dass ein Ansprechpartner alles erledigt. Hier geht es um eine Unterscheidung im Betriebsablauf, nicht um Hinweise zu steuerlichen Anforderungen an Belege.
Wählen Sie das Dokument nach der Aufgabe, nicht nur nach dem Zeitpunkt
Geht es unmittelbar darum, eine Anlieferung zu prüfen, stellen Sie den Lieferschein bereit. Geht es darum, eine Zahlung anzufordern, stellen Sie die Rechnung bereit. Fallen beide Aufgaben zusammen, benötigt der Kunde möglicherweise beide Dokumente. Bei einem Geschäftskundenkonto mit mehreren Lieferungen kann eine Kontoübersicht helfen, den Kontostand zu prüfen. Die einzelnen Rechnungs- und Lieferreferenzen bleiben jedoch wichtig, wenn jemand eine bestimmte berechnete Position hinterfragt.
Vereinbaren Sie im Voraus, wie Teillieferungen gehandhabt werden. Eine separate Abrechnung jeder Lieferung kann die Zuordnung erleichtern, während die Zusammenfassung mehrerer Lieferungen die Anzahl der Zahlungsaufforderungen für den Kunden reduzieren kann. Beide Ansätze erfordern eindeutige Verknüpfungen und sollten Ihren Vereinbarungen entsprechen. Legen Sie außerdem fest, wer Fehlmengen erfasst und wer deren Auswirkungen auf die Rechnung prüft; überlassen Sie diese Entscheidung nicht dem Fahrer.
- Fragen Sie, welche Referenzen der Kunde benötigt, um Waren und berechnete Beträge zuzuordnen.
- Bestätigen Sie gegebenenfalls separate Ansprechpartner für Wareneingang und Buchhaltung.
- Vereinbaren Sie, wie Teillieferungen und Abweichungen dokumentiert werden.
Hypothetisches Beispiel: eine Bestellung, zwei Lieferungen
Ein Café bestellt unter der Bestellnummer CAFE-42 bei einem Großhändler 12 Kisten Getränke. Acht Kisten treffen am Dienstag mit dem Lieferschein DN-108 ein; die restlichen vier folgen am Donnerstag mit DN-115. Jeder Lieferschein enthält die jeweils gelieferten Mengen und dieselbe Bestellreferenz des Kunden. Die Caféleitung kann jeden Wareneingang prüfen, ohne die erste Lieferung mit der vollständigen Bestellung zu verwechseln.
Angenommen, es wurde vereinbart, die Rechnung erst nach vollständiger Lieferung der Bestellung zu stellen. Die Rechnung INV-260 umfasst dann die 12 Kisten und verweist auf CAFE-42, DN-108 und DN-115. Die zuständige Person in der Buchhaltung des Cafés kann den berechneten Betrag beiden Lieferungen zuordnen. Wenn die Person, die am Dienstag die Ware entgegennimmt, nur sieben erhaltene Kisten vermerkt, sollte der Großhändler diese Abweichung untersuchen, bevor er die Unterlagen als abschließend geklärt betrachtet; die ursprünglich bestellte Menge ist kein Liefernachweis.
Prüfen Sie, ob die Referenzen in der Praxis funktionieren
Wählen Sie eine abgeschlossene Bestellung aus und verfolgen Sie diese vom Versand bis zur Zahlungsaufforderung. Kann eine Person, die nicht am Verkauf beteiligt war, erkennen, was angekommen ist, gemeldete Abweichungen finden und nachvollziehen, welche Lieferungen die Rechnung umfasst? Das ist ein überprüfbares Erfolgskriterium. Wenn sie beim Vertrieb nachfragen muss, was geschehen ist, verbessern Sie die Referenzen oder Übergabevermerke, statt weitere unzusammenhängende Dokumente hinzuzufügen.
NeroTrade unterstützt Großhandelsabläufe, darunter Lieferscheine, gewerbliche Kundenkonten, Rechnungen, Kontoübersichten, Touren und Zahlungseinzüge. Prüfen Sie, welche Funktionen für Ihr Händlerkonto aktiviert sind, bevor Sie Ihre Abläufe darauf ausrichten. Prüfen Sie als Nächstes gemeinsam mit Ihren Kollegen aus Versand und Buchhaltung eine typische Bestellung. Vereinbaren Sie anschließend ein einheitliches Referenzschema und legen Sie die Zuständigkeit für die Klärung von Abweichungen fest.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Muss zu jeder Lieferung gleichzeitig eine Rechnung ausgestellt werden?
Nicht unbedingt. Je nach Vereinbarung benötigt der Kunde bei der Übergabe einen Lieferschein und erst später eine Rechnung. Legen Sie den Zeitpunkt klar fest, damit keines der beiden Teams fehlende Unterlagen mit einer fehlenden Zahlungsaufforderung verwechselt.
Kann eine Rechnung mehrere Lieferungen umfassen?
Das kann eine betriebliche Entscheidung sein, sofern sie Ihren Vereinbarungen entspricht. Kennzeichnen Sie die Lieferungen eindeutig, damit der Kunde jeden Teil des berechneten Betrags prüfen kann, ohne Vermutungen anstellen zu müssen.
Was ist zu tun, wenn Lieferschein und Rechnung unterschiedliche Mengen ausweisen?
Prüfen Sie die Bestellung, die Lieferaufzeichnungen sowie etwaige Fehlmengen- oder Retourenbelege. Erklären Sie dem Kunden die Abweichung und klären Sie den zugrunde liegenden Sachverhalt in den Aufzeichnungen, statt davon auszugehen, dass eines der beiden Dokumente korrekt ist.
Ist eine Kontoübersicht dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Eine Kontoübersicht hilft dabei, Kontobewegungen und offene Posten zu prüfen. Eine Rechnung steht für eine bestimmte Zahlungsaufforderung; halten Sie deren Referenz bereit, wenn Sie Einträge in der Kontoübersicht besprechen.