Priorisieren Sie nach Auswirkungen, nicht nur nach Betrag
Eine Prüfung nach absteigender Betragshöhe lässt sich leicht organisieren und kann hilfreich sein, wenn eine einzelne größere Kontobewegung ungeklärt ist. Ihre Schwäche besteht darin, dass der Betrag allein wenig über den nötigen Arbeitsaufwand aussagt. Eine größere Anschaffung mit passender Rechnung und klarer betrieblicher Begründung benötigt möglicherweise weniger Aufmerksamkeit als wiederkehrende kleine Buchungen, die niemand zuordnen kann.
Ein nach Auswirkungen ausgerichteter Ansatz fragt danach, was ungeklärt bleibt, wenn ein Punkt warten muss. Betrifft er mehrere Aufzeichnungen? Wartet jemand auf eine Antwort, bevor er handeln kann? Wird es schwieriger, an eine hilfreiche Nachweisquelle zu gelangen? Nutzen Sie diese Fragen, um Prioritäten vorzuschlagen, und lassen Sie Ihre Buchhaltung anschließend die Reihenfolge anpassen. Betrachten Sie eine ungewöhnliche Kontobewegung als Anlass für eine Prüfung, nicht als Beweis für einen Fehler.
Wägen Sie ungeklärte Kontobewegungen gegen fehlende Unterlagen ab
Ungeklärte Kontobewegungen vorzuziehen ist sinnvoll, wenn das Team nicht sagen kann, worauf sich ein Geldbetrag bezieht, ob zwei Buchungen denselben Vorgang betreffen oder warum ein Betrag vom zugehörigen Beleg abweicht. Stellen Sie Datum, Betrag, Referenz und relevante Aufzeichnungen zusammen. Ändern Sie eine Buchung nicht einfach nur, damit die Zahlen übereinzustimmen scheinen.
Ein Ansatz, der Unterlagen priorisiert, eignet sich besser, wenn der zugrunde liegende Vorgang bekannt ist, die Nachweise aber unvollständig sind. Der Nachteil ist, dass Ihre Buchhaltung möglicherweise Zeit darauf verwendet, Dokumente zu ermitteln, die Ihr Team selbst hätte beschaffen können. Trennen Sie einfache Beschaffungsaufgaben von echten Klärungsfragen: Bei einem bekannten Kauf mit fehlendem Beleg muss das Dokument angefordert werden; eine unbekannte Zahlung ohne klaren Zweck muss geprüft werden.
- Geben Sie bei einer ungeklärten Kontobewegung an, was bekannt ist und was noch unklar bleibt.
- Benennen Sie bei fehlenden Unterlagen das benötigte Dokument und die Person, die es anfordern wird.
- Wenn beides zutrifft, fassen Sie es zu einem Prüfpunkt zusammen, statt konkurrierende Aufgaben anzulegen.
Ziehen Sie blockierende Fragen vor
Manchmal ist der beste Ausgangspunkt weder die größte Kontobewegung noch der älteste fehlende Beleg. Stattdessen ist es eine Frage, deren Antwort bestimmt, wie mehrere andere Vorgänge behandelt werden sollten. Beispielsweise weiß das Team möglicherweise nicht, ob ein Lieferantendokument eine frühere Version ersetzt oder einen separaten Einkauf betrifft.
Eine Prüfung, die bei konkreten Fragen ansetzt, kann doppelte Arbeit vermeiden. Vage Anfragen machen sie jedoch ineffizient. Ersetzen Sie „Bitte Lieferantenzahlungen prüfen“ durch eine präzise Frage, die relevanten Referenzen und Angaben zu den bereits geprüften Nachweisen. Ihr Team kann die Geschäftsvorfälle erläutern und Dokumente zusammentragen; die buchhalterischen Entscheidungen sollte die dazu befugte Fachperson treffen. Wenn eine tatsächliche Frist die Priorität beeinflusst, nennen Sie diese und erläutern Sie den Grund.
Ein hypothetisches Beispiel: Drei Punkte konkurrieren um Aufmerksamkeit
Ein kleines Designstudio hat eine unbekannte ausgehende Zahlung über £180, einen Gerätekauf über £1,400 mit Rechnung und bestätigter Erläuterung sowie sechs Kuriergebühren, für die Belege fehlen. Die Kuriergebühren sind dem Team bekannt. Die ausgehende Zahlung hat eine Referenz, die einer Lieferantenrechnung ähnelt, die auch an anderer Stelle in den Unterlagen auftaucht.
Das Studio schlägt vor, den Vorgang über £180 zuerst zu prüfen, da seine Zuordnung unklar ist und er mit einem anderen Eintrag zusammenhängen könnte. Es kennzeichnet ihn nicht als Duplikat. Inzwischen fordert ein Teammitglied die Kurierbelege an, sodass die Nachweissammlung fortgesetzt wird, ohne auf die Buchhaltung zu warten. Der Gerätekauf steht mit den zugehörigen Unterlagen für die routinemäßige Prüfung bereit.
Der Erfolg lässt sich konkret überprüfen: Die für die Buchhaltung zuständige Person kann die relevanten Unterlagen finden, die Unklarheit verstehen und den nächsten Klärungsschritt bestimmen, ohne das Team bitten zu müssen, den Vorgang erneut nachzuvollziehen. Wenn die Nachweise den Vorgang über £180 nicht klären, bleibt er mit einem ausdrücklich benannten nächsten Schritt offen, statt als abgeschlossen markiert zu werden.
Machen Sie aus den Prioritäten eine praxistaugliche Prüfliste
NeroBooks bietet Buchhaltungswerkzeuge für Geschäftsunterlagen, Einnahmen, Ausgaben, Belege und Berichte. Nutzen Sie diese Unterlagen als Grundlage für die Vorbereitung Ihrer Fragen und prüfen Sie jede konkrete Funktion in Ihrem aktuellen Konto, bevor Sie sich darauf verlassen. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Software automatisch Unstimmigkeiten erkennt, Prüfprioritäten zuweist oder fehlende Nachweise bereitstellt.
Halten Sie die Prüfliste kurz genug, damit sie sich schnell überblicken lässt. Jeder Punkt sollte die Unklarheit erläutern, auf Nachweise verweisen und zwischen der nächsten Aufgabe des Teams und der Entscheidung der Buchhaltung unterscheiden. Bitten Sie die für Ihre Buchhaltung zuständige Person, die vorgeschlagene Reihenfolge zu bestätigen oder anzupassen, bevor das Team Zeit darauf verwendet, Unterlagen mit geringerer Priorität aufzubereiten.
- Erfassen Sie gegebenenfalls Referenz, Datum und Betrag.
- Formulieren Sie eine klare Frage und fassen Sie zusammen, was bereits geprüft wurde.
- Benennen Sie die zugehörigen Unterlagen und alle fehlenden Dokumente.
- Benennen Sie die Person, die für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
- Halten Sie nach der Prüfung das Ergebnis oder die noch offene Frage fest.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollten wir immer den ältesten ungeklärten Vorgang zuerst bearbeiten?
Das Alter spielt eine Rolle, wenn Nachweise später möglicherweise schwerer zu beschaffen sind. Es sollte aber nicht allein die gesamte Reihenfolge bestimmen. Erläutern Sie, wie lange der Vorgang bereits offen ist und ob er andere Arbeiten beeinflusst.
Sollten wir warten, bis alle Belege vorliegen?
Nicht unbedingt. Teilen Sie eine gezielte Prüfliste, in der fehlende Dokumente klar benannt sind. Ihr Team kann weiter Nachweise sammeln, während die für die Buchhaltung zuständige Person Fragen bearbeitet, zu denen bereits genügend Kontext vorliegt.
Können wir einen Eintrag korrigieren, bevor wir in der Buchhaltung nachfragen?
Nehmen Sie keine Korrekturen auf Verdacht vor, nur um eine vermeintliche Unstimmigkeit zu beseitigen. Bewahren Sie die zugehörigen Nachweise auf, erläutern Sie das Problem und fragen Sie die dazu befugte Fachperson, wie damit umzugehen ist.