1. Planen Sie den Zahlungsablauf vor der Geräteauswahl
Beginnen Sie mit dem Serviceablauf mit dem höchsten Aufkommen. Für Zahlungen an der Theke kann ein fester Zahlungspunkt geeignet sein, während beim Tischservice klar geregelt sein muss, wie Rechnung und Zahlungsgerät zum Gast gelangen. Wenn Mitarbeitende Zahlungen im Außenbereich oder außerhalb des Hauptgastraums entgegennehmen, berücksichtigen Sie diese Standorte in Ihren Anforderungen, statt anzunehmen, dass eine einzige Lösung alles abdeckt.
Ermitteln Sie, welche Zahlungsvorgänge gleichzeitig anfallen könnten: eine Abholung von Speisen zum Mitnehmen, ein Tisch, der die Rechnung anfordert, und ein Gast, der am Empfang bezahlt. Besprechen Sie auf dieser Grundlage die Anzahl der Terminals und geeignete Geräte mit NeroPay. Verfügbarkeit, unterstützte Geräte und Funktionsumfang müssen bestätigt werden; gehen Sie nicht davon aus, dass ein Terminal geteilte Rechnungen, Trinkgelder oder eine bestimmte Verbindungsart unterstützt.
- Skizzieren Sie den Ablauf von der Rechnungsanforderung bis zur bestätigten Zahlung.
- Listen Sie die Zahlungspunkte auf, die während einer geschäftigen Servicezeit gleichzeitig benötigt werden.
- Legen Sie fest, wer die Rechnung prüft und wer sie als bezahlt kennzeichnet.
2. Prüfen Sie die Verbindung dort, wo tatsächlich bezahlt wird
Fragen Sie nach, welche Verbindungsoptionen das vorgeschlagene Terminal unterstützt, und prüfen Sie diese anschließend anhand Ihrer räumlichen Gegebenheiten. Ein fester Platz an der Theke kann andere Anforderungen haben als ein Gerät, das zwischen den Tischen mitgeführt wird. Wenn WLAN unterstützt wird, testen Sie die tatsächlichen Zahlungsorte, einschließlich Terrassen, separater Räume und Bereiche hinter dicken Wänden. Ein Signal an der Kasse belegt keine Abdeckung an anderen Orten.
Erkundigen Sie sich bei jeder unterstützten Mobilfunkverbindung nach den Anforderungen an die Netzabdeckung, den damit verbundenen Gebühren und dem Vorgehen bei einem Verbindungsabbruch. Gehen Sie nicht davon aus, dass Offline-Zahlungen oder ein automatischer Verbindungswechsel verfügbar sind. Planen Sie auch das Aufladen und die Aufbewahrung: Eine funktionierende Verbindung hilft wenig, wenn der Akku leer ist oder niemand weiß, wo das Gerät hingehört.
- Testen Sie die unterstützten Verbindungen an jedem vorgesehenen Zahlungsort.
- Klären Sie das Vorgehen bei unterbrochenen Transaktionen oder unklarem Transaktionsstatus.
- Legen Sie einen Ladeplatz fest und bestimmen Sie, wer den Akkustand am Schichtende prüft.
3. Proben Sie die Arbeitsabläufe des Personals anhand eines simulierten Service
Hypothetisches Beispiel: Ein Restaurant nimmt Zahlungen für Speisen zum Mitnehmen an der Theke entgegen und lässt Gäste am Tisch bezahlen. Die Servicekraft prüft die Rechnung des Tisches, nennt dem Gast den vereinbarten Zahlungsbetrag und folgt den Anweisungen auf dem Terminal. Sie prüft den endgültigen Transaktionsstatus, bevor sie die Zahlung der richtigen Rechnung zuordnet. Für die Person an der Theke gilt bei Abholungen dieselbe Regel zur Zahlungsbestätigung.
Wenn eine Zahlung unterbrochen zu sein scheint, prüft die Servicekraft vor einem erneuten Versuch den erfassten Status nach dem vereinbarten Verfahren. Bei der Übergabe weisen Mitarbeitende auf jede ungeklärte Rechnung hin, statt anzunehmen, dass sie bezahlt ist. Dieses Beispiel beschreibt einen Ablauf zum Einüben und ist keine Aussage über bestimmte Gerätefunktionen von NeroPay. Klären Sie, ob Ihre gewählte Lösung eine manuelle Betragseingabe erfordert oder eine Anbindung an Ihre Kassensoftware unterstützt.
- Üben Sie, den Betrag zu prüfen und der richtigen Rechnung zuzuordnen.
- Üben Sie den Umgang mit einer unterbrochenen Zahlung, ohne sie sofort zu wiederholen.
- Zeigen Sie den Mitarbeitenden, wie sie bei unklarem Status die Schichtleitung hinzuziehen.
4. Klären Sie Auszahlungen, Kosten und den Softwareumfang
Fragen Sie vor Ihrem ersten Serviceeinsatz nach, wie und wann Zahlungen ausgezahlt werden, welche Annahmeschlusszeiten gelten und wie sich Wochenenden oder Bankfeiertage auf den Zeitplan auswirken. Klären Sie, wo Mitarbeitende Transaktionen einsehen können und wie die verantwortliche Führungskraft diese Aufzeichnungen mit den Restaurantumsätzen abgleicht. Eine abgeschlossene Kartentransaktion und der Geldeingang auf Ihrem angegebenen Konto sind unterschiedliche Schritte; stellen Sie sicher, dass das Team weiß, welche Aufzeichnung die jeweilige Frage beantwortet.
NeroPay bietet Kartenterminals und Zahlungsdienstleistungen an. Bei einem berechtigten Kartenterminal von NeroPay kann die Software von NeroPOS, NeroWeb und NeroBooking ohne zusätzliche Software-Abonnementgebühr enthalten sein. Terminalkosten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Berechtigungsvoraussetzungen und geltende Bedingungen gelten weiterhin. Klären Sie Ihre Softwareanforderungen, unterstützte Geräte, etwaige vorgesehene Integrationen und geschäftliche Konditionen mit dem Team, statt davon auszugehen, dass diese enthalten sind.
- Fordern Sie eine übersichtliche Aufschlüsselung der Terminal- und Abwicklungsgebühren an.
- Klären Sie die Auszahlungsfristen und den Kontaktweg für Fragen zu Auszahlungen.
- Vereinbaren Sie, wie Umsätze, Rückerstattungen und Zahlungsaufzeichnungen abgeglichen werden.
5. Führen Sie vor der Öffnung die letzten Prüfungen durch
Vereinbaren Sie mit Ihrem Anbieter ein geeignetes Testverfahren und proben Sie den gesamten Ablauf vor einer stark besuchten Servicezeit. Zu den häufigen Fehlern, auf die Sie achten sollten, gehören die Eingabe eines falschen Betrags, das vorzeitige Markieren einer Rechnung als bezahlt, ein nicht aufgeladenes Gerät und das Wiederholen einer Transaktion mit unklarem Status. Beziehen Sie den Umgang mit Belegen und das vereinbarte Rückerstattungsverfahren in die Mitarbeiterschulung ein.
Benennen Sie für jede Schicht eine Person, die für Zahlungsfragen, die Aufbewahrung der Geräte und die Abschlusskontrollen verantwortlich ist. Halten Sie den Kontaktweg zum Support leicht zugänglich und dokumentieren Sie, was Mitarbeitende tun sollen, wenn keine Zahlungen mehr möglich sind. Gleichen Sie zum Abschluss die Zahlungsaufzeichnungen mit den Umsätzen ab und gehen Sie Abweichungen nach. Gehen Sie nicht davon aus, dass die nächste Schicht eine ungeklärte Differenz automatisch beheben wird.
- Führen Sie mit dem Team der ersten Schicht einen beaufsichtigten Probelauf durch.
- Prüfen Sie Ladegeräte, gegebenenfalls benötigtes Belegmaterial und die Kontaktdaten des Supports.
- Prüfen Sie die Sonderfälle aus dem ersten Service vor der nächsten Schicht.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Mit wie vielen Kartenterminals sollte ein Restaurant starten?
Orientieren Sie sich im Gespräch an gleichzeitig anfallenden Zahlungsvorgängen, Servicebereichen und Laufwegen des Personals. Lassen Sie sich von NeroPay geeignete Geräte und deren Verfügbarkeit bestätigen, statt allein nach der Tischanzahl zu entscheiden.
Kann ein einziges Terminal für die Theke und die Tische im Außenbereich ausreichen?
Grundsätzlich ist das möglich. Klären Sie jedoch zuerst die Eignung des Geräts und die unterstützten Verbindungsmöglichkeiten. Testen Sie den Zahlungsbereich im Freien und prüfen Sie, ob die gemeinsame Nutzung eines Geräts den Service an der Theke verzögern würde.
Was sollten Mitarbeitende tun, wenn eine Zahlung fehlgeschlagen zu sein scheint?
Befolgen Sie das vereinbarte Verfahren zur Statusprüfung, bevor Sie eine erneute Belastung versuchen. Wenden Sie sich bei unklaren Ergebnissen an die Schichtleitung oder den Support, statt zu raten, ob die Zahlung abgeschlossen wurde.
Bedeutet eine Zahlungsbestätigung, dass das Geld bereits ausgezahlt wurde?
Nein. Transaktionsbestätigung und Auszahlung sind getrennte Schritte. Klären Sie die Auszahlungsmodalitäten mit NeroPay und verwenden Sie die entsprechenden Aufzeichnungen, um erwartete Zahlungseingänge zu prüfen.