KI-Telefonassistenz in Manchester

Legen Sie fest, welche Anliegen ohne eine Stylistin oder einen Stylisten geklärt werden können

Beginnen Sie mit Fragen, die Ihr Salon einheitlich beantworten kann, etwa wo die aktuellen Öffnungszeiten zu finden sind oder wie man um einen Rückruf bittet. Hinterlegen Sie nur Informationen, die Sie weitergeben möchten, und prüfen Sie, welche Sprachen für Ihr Konto unterstützt werden. Ändern sich die Öffnungszeiten wegen eines Feiertags oder einer Mitarbeiterschulung, aktualisieren Sie die Informationen, die Anrufende erhalten.

Entscheidungen, für die eine Beratung durch Ihr Team nötig ist, sollten beim Team bleiben. Wer beispielsweise fragt, ob eine Farbkorrektur geeignet ist, muss möglicherweise mit einer Stylistin oder einem Stylisten über die eigenen Haare und den erforderlichen Zeitaufwand sprechen. Eine allgemeine Auskunft darf nicht mit einer Terminbestätigung verwechselt werden.

• Listen Sie häufige Anfragen auf und legen Sie für jede die freigegebene Antwort fest.
• Ermitteln Sie, bei welchen Fragen ein Rückruf oder – sofern aktiviert – eine Weiterleitung erfolgen soll.

Sorgen Sie dafür, dass Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten am nächsten Tag bearbeitet werden können

Wenn der Salon geschlossen ist, sollte eine Rückrufbitte genügend Kontext enthalten, damit ein Teammitglied darauf eingehen kann. Legen Sie fest, wer die Anfragen zu Beginn des nächsten Arbeitstags prüft und wie die Bearbeitung dokumentiert wird. Informieren Sie Anrufende darüber, was sie erwarten können, ohne eine Reaktionszeit zu versprechen, die Ihr Team nicht zuverlässig einhalten kann.

Wenn die Anrufweiterleitung aktiviert ist, legen Sie fest, wann sie sinnvoll ist und wer den Anruf entgegennehmen kann. Während eines laufenden Termins ist ein Rückruf möglicherweise praktischer, als eine Stylistin oder einen Stylisten zu unterbrechen. Klären Sie die Verfügbarkeit, Telefonnummern und Weiterleitungsoptionen für Ihr Konto und Ihren Markt mit NeroPay.

• Bestimmen Sie eine täglich verantwortliche Person und eine Vertretung für die Prüfung von Anfragen.
• Halten Sie die Kontaktdaten der anrufenden Person und den Anrufgrund in Ihrer üblichen Anfragedokumentation fest.

Halten Sie Anfrage, Termin und Zahlung auseinander

Eine Rückrufanfrage setzt ein Gespräch in Gang; sie belegt nicht, dass ein Termin reserviert wurde. Sobald Mitarbeitende mit der Kundin oder dem Kunden gesprochen haben, können sie die vereinbarte Leistung und den Zeitpunkt im Buchungssystem des Salons festhalten. Wenn eine Anzahlung oder Zahlung anfällt, dokumentieren Sie deren Status separat, statt davon auszugehen, dass sie aufgrund des Termins bereits erfolgt ist.

Vergleichen Sie zur Abstimmung den abgeschlossenen Leistungsnachweis mit dem entsprechenden Zahlungsbeleg und vermerken Sie etwaige Abweichungen zur Nachverfolgung. Prüfen Sie, ob sich die Leistung geändert hat, ob die Zahlung auf anderem Weg erfolgt ist oder ob eine Transaktion noch ungeklärt ist. Kennzeichnen Sie eine Zahlung erst dann als eingegangen, wenn Ihre Unterlagen dies belegen.

• Verwenden Sie in Ihren Unterlagen einheitliche Referenzangaben, zum Beispiel den Namen für den Termin und das Datum.
• Übertragen Sie einem Teammitglied die Verantwortung für die Klärung nicht zugeordneter Zahlungen.

Ein hypothetischer Termin für eine Coloration

Stellen Sie sich vor, ein Salon in Manchester erhält abends einen Anruf von einer Person, die einen Termin zum Haarefärben vereinbaren möchte. AI Reception nimmt eine Rückrufanfrage auf. Am nächsten Morgen ruft eine Stylistin oder ein Stylist zurück, bespricht die Leistung und erfasst einen vereinbarten Termin. Anschließend wird die ursprüngliche Anfrage als erledigt markiert.

Am Tag des Termins entscheidet sich die Kundin oder der Kunde zusätzlich für eine Behandlung. Die Mitarbeitenden aktualisieren den Leistungsnachweis und nehmen die Zahlung über den üblichen Ablauf des Salons entgegen. Am Tagesende vergleichen sie den endgültigen Leistungsnachweis mit dem Zahlungsbeleg. Stimmen die Beträge nicht überein, prüfen sie den Behandlungseintrag und die Transaktion, bevor sie die Abweichung abschließend klären. Dies ist ein beispielhafter Ablauf und keine angenommene Integration.

Prüfen Sie, ob der Ablauf in der Praxis funktioniert

Führen Sie während der Öffnungszeiten und nach Geschäftsschluss einige Testanrufe durch. Stellen Sie eine allgemeine Frage, bitten Sie um einen Rückruf und stellen Sie eine Frage, die eine Stylistin oder einen Stylisten erfordert. Prüfen Sie, ob die erteilten Informationen korrekt sind und die Anfrage die zuständige Person zur Überprüfung erreicht.

Ein sinnvoller Erfolgstest ist, ob Mitarbeitende eine Testanfrage vom ersten Anruf bis zur Antwort nachverfolgen und anschließend einen daraus entstandenen Termin vom zugehörigen Zahlungsbeleg unterscheiden können. Wenn eine Anfrage übersehen wird oder die Übergabe unklar ist, passen Sie den Ablauf an und testen Sie erneut. Fragen Sie NeroPay nach den verfügbaren Funktionen und Weiterleitungsoptionen, bevor Sie sich auf einen bestimmten Ablauf verlassen.

• Prüfen Sie regelmäßig ausstehende Rückrufe und Zahlungsabweichungen.
• Aktualisieren Sie konfigurierte Informationen, wenn sich Leistungen oder Öffnungszeiten ändern.