Legen Sie fest, welche Fragen automatisch beantwortet werden sollen
Beginnen Sie mit Fragen, die Ihr Team einheitlich beantworten kann, etwa wann der Salon öffnet, wo er sich befindet und welche Leistungen angeboten werden. Hinterlegen Sie für die KI-Rezeption prägnante und aktuelle Informationen, einschließlich etwaiger Abweichungen zwischen den regulären Öffnungszeiten und geplanten Schließungen. Prüfen Sie, ob Anrufende die Antwort verstehen, ohne dieselbe Frage anders formulieren zu müssen.
Überlassen Sie Anfragen, die eine Einschätzung erfordern, Ihrem Team. Wer beispielsweise fragt, ob ein bestimmter Haarschnitt passend ist, muss möglicherweise mit einem Friseur sprechen. Wenn die Weiterleitung aktiviert ist, legen Sie fest, wann sie genutzt werden soll. Andernfalls bieten Sie an, einen Rückruf anzufordern. Prüfen Sie, welche Sprachen für Ihr Konto verfügbar sind, statt anzunehmen, dass alle Anrufenden in ihrer bevorzugten Sprache bedient werden können.
Sorgen Sie dafür, dass der Ablauf auch dann zugänglich ist, wenn der Salon viel zu tun hat oder geschlossen ist
Eine hilfreiche erste Antwort informiert Anrufende darüber, welche Unterstützung verfügbar ist. Halten Sie die Auswahlmöglichkeiten einfach und erklären Sie, wie man eine Person erreicht oder einen Rückruf anfordert. Setzen Sie nicht voraus, dass Anrufende Ihre Bezeichnungen für Leistungen kennen: Vielleicht fragt jemand nach einem Nachschneiden, statt den Begriff aus Ihrer Preisliste zu verwenden. Verwenden Sie in den hinterlegten Informationen klare, einfache Beschreibungen.
Machen Sie außerhalb der Öffnungszeiten deutlich, dass der Salon geschlossen ist, und erklären Sie, was als Nächstes geschieht. Legen Sie fest, wer Rückrufwünsche prüft und wann, und nennen Sie Anrufenden einen realistischen Zeitrahmen. Prüfen Sie, ob es eine praktikable Alternative für Personen gibt, die das Telefongespräch nicht zu Ende führen können – nutzen Sie dafür Kontaktwege, die Ihr Unternehmen bereits anbietet.
- Listen Sie die routinemäßigen Fragen auf, die Anrufende stellen könnten, während ein Friseur gerade Kundschaft bedient.
- Legen Sie gemeinsam fest, wann ein Rückruf einer direkten Weiterleitung vorzuziehen ist.
- Prüfen Sie die hinterlegten Öffnungszeiten, wenn sich der Zeitplan des Salons ändert.
Ein hypothetischer Rückruf in einem Berliner Barbershop
Stellen Sie sich einen Friseursalon vor, der Anrufe aus Berlin und Brandenburg entgegennimmt. Nach Geschäftsschluss ruft ein Kunde an und möchte wissen, ob der Salon bei einer bestimmten Frisur helfen kann. Die hinterlegten Informationen umfassen Öffnungszeiten und allgemeine Dienstleistungen, beantworten aber nicht diese individuelle Frage. Der Anrufer bittet um einen Rückruf und hinterlässt eine Telefonnummer sowie eine kurze Beschreibung seines Anliegens.
Am nächsten Morgen prüft das für Rückrufe zuständige Teammitglied die Anfrage und leitet sie an einen Friseur weiter, der sie beantworten kann. Dieser kontaktiert den Kunden und hält fest, ob die Anfrage geklärt wurde oder eine weitere Rückmeldung erforderlich ist. Der Salon behandelt die Rückrufbitte nicht als bestätigten Termin; eine Buchung wird separat über den bestehenden Prozess vereinbart.
Testen Sie das Erlebnis und prüfen Sie die Ergebnisse
Führen Sie vor der Nutzung des Dienstes Testanrufe mit alltäglichen Fragen durch. Fragen Sie nach den Öffnungszeiten, beschreiben Sie einen Haarschnitt, ohne die saloninterne Bezeichnung zu verwenden, und rufen Sie nach Geschäftsschluss an. Sind unterstützte Sprachen für Ihre Kunden relevant, testen Sie die verfügbaren Optionen mit jemandem, der beurteilen kann, ob die Antworten verständlich sind.
Ein praktischer Erfolgscheck ist, ob der Anrufer die korrekten Öffnungszeiten erfährt oder an die vorgesehene Rückruf- oder Weiterleitungsstelle gelangt und ob das Team die Anfrage bearbeiten kann, ohne über ihre Bedeutung rätseln zu müssen. Prüfen Sie verpasste oder unklare Anfragen, aktualisieren Sie die hinterlegten Informationen und wiederholen Sie den Test. Bitten Sie das NeroPay Team, vor der Planung einer Einführung die Verfügbarkeit, Telefonnummern, Weiterleitung und etwaige Integrationen für Ihr Konto in Deutschland zu bestätigen.
- Rufen Sie während der Öffnungszeiten und erneut nach Geschäftsschluss an.
- Bitten Sie einen Kollegen, um einen Rückruf zu bitten, und prüfen Sie, welche Informationen das Team erhält.
- Halten Sie unklare Antworten fest und aktualisieren Sie die entsprechenden Geschäftsinformationen.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Kann AI Reception Anrufe entgegennehmen, während ein Friseur arbeitet?
Der Dienst kann Routineanrufe anhand der von Ihnen hinterlegten Geschäftsinformationen und Öffnungszeiten beantworten. Bestätigen Sie die für Ihr Konto verfügbaren Anrufweiterleitungsoptionen, bevor Sie entscheiden, wie Anrufe dorthin gelangen.
Können Anrufer mit einer Person sprechen?
Anrufe können weitergeleitet werden, sofern diese Funktion aktiviert ist. Auch Rückrufbitten können erfasst werden. Prüfen Sie, welche Optionen für Ihr Konto und Ihren Markt verfügbar sind, und legen Sie fest, wer antwortet.
Wird durch eine Rückrufbitte ein Termin erstellt?
Gehen Sie nicht davon aus. Behandeln Sie die Anfrage als Anliegen und vereinbaren Sie einen etwaigen Termin über Ihren bestehenden Buchungsprozess, sofern das NeroPay Team nicht bestätigt, dass eine passende Integration verfügbar ist.
Welche Sprachen können Kunden verwenden?
AI Reception kann unterstützte Sprachen verwenden. Sie sollten jedoch bestätigen, welche Optionen für Ihr Konto verfügbar sind. Testen Sie die Sprachen, die Sie anbieten möchten, und halten Sie für Anrufer, die sie benötigen, einen weiteren Kontaktweg bereit.