Acordeu el període i qui es responsabilitza del lliurament
Abans d’exportar res, pregunteu al vostre comptable quines dates necessita i si aquest lliurament ha de donar continuïtat directa a l’anterior. Anoteu explícitament les dates d’inici i de finalització. Una petició com ara «el mes passat» pot resultar ambigua si algú prepara el fitxer unes quantes setmanes més tard.
Designeu una persona per preparar la documentació i una altra per respondre les consultes. En una petita empresa, pot ser que assumiu totes dues funcions. Si un company us substitueix, deixeu-li unes instruccions breus que expliquin on es guarden els justificants, com s’han d’anomenar els fitxers i qui pot confirmar les transaccions que no reconegui.
- Confirmeu la data d’inici, la data de finalització i el termini sol·licitats.
- Reviseu el lliurament anterior per detectar possibles buits o solapaments involuntaris.
- Acordeu un mètode de lliurament segur amb el vostre comptable.
Exporteu l’extracte i conserveu l’original
NeroBusiness és un compte d’empresa dins de NeroPay, amb vistes de l’activitat i extractes en format CSV. Exporteu l’extracte disponible per al període acordat i, a continuació, comproveu que el fitxer s’obre i cobreix les dates previstes. Eviteu basar-vos en una captura de pantalla del saldo actual: no ofereix el mateix detall de les transaccions que un extracte.
Deseu el CSV original sense modificar-lo. Si necessiteu ordenar les entrades o afegir-hi notes de treball, feu servir una còpia o un fitxer de notes independent. Això preserva una font clara per a la persona que us porta la comptabilitat i redueix la confusió si el programa de fulls de càlcul canvia el format de les dates o elimina els zeros inicials de les referències.
- Feu servir un nom de fitxer clar, com ara NeroBusiness_2026-04-01_to_2026-04-30.csv.
- Comproveu el període cobert i que el contingut exportat es pugui llegir.
- Mantingueu les notes i les còpies de treball modificades clarament separades de l’original.
Vinculeu els moviments amb justificants, no amb suposicions
Recopileu les factures, els rebuts i els altres documents que expliquen l’activitat. Feu servir les dades que realment figuren a l’exportació per identificar cada entrada, com ara la data, l’import i la referència, si n’hi ha. El nom desat d’un beneficiari o un import que us resulti familiar poden ser una pista útil, però no substitueixen la comprovació del document justificatiu.
Mantingueu les explicacions objectives. Per exemple, escriviu «s’adjunta la factura del proveïdor INV-214» en lloc de decidir quin tractament comptable ha de tenir una partida. Si un pagament no té cap document corresponent, indiqueu-ho. La persona que us porta la comptabilitat us pot indicar quina informació addicional necessita; no cal que resolgueu tots els dubtes abans d’enviar el dossier.
- Doneu a cada document justificatiu un nom de fitxer fàcil de reconèixer.
- Creeu una llista breu de referències que vinculi els documents amb les entrades de l’extracte.
- Anoteu els justificants que falten i la persona responsable de trobar-los.
Marqueu clarament els fons pendents i els moviments sense explicació
El saldo disponible i el saldo pendent són diferents. No presenteu els fons pendents com si ja estiguessin disponibles, ni suposeu que el saldo que es mostra avui reflecteix la situació en la data de tall del traspàs de documentació. Si un import pendent és rellevant per a la vostra explicació, anoteu quan l’heu observat i mantingueu aquesta nota separada de l’extracte exportat.
NeroBusiness també permet moure fons de pagament disponibles i fer transferències sortints. Quan una entrada correspongui a un moviment entre els vostres propis comptes d’empresa, descriviu el moviment i aporteu informació justificativa, si en teniu. No suposeu que la persona que us porta la comptabilitat pot identificar tots dos costats de l’operació només amb aquest extracte. La configuració de NeroBusiness és independent del compte de pagament, així que aclariu a quin compte corresponen els registres inclosos al dossier.
- Enumereu les entrades que no reconeixeu amb les dades que les identifiquen i la vostra pregunta.
- Expliqueu les transferències conegudes sense tractar-les com un nou pagament d’un client.
- Mantingueu visibles les partides pendents de resoldre en lloc d’eliminar-les o canviar-ne l’etiqueta.
Exemple: lliurament de la documentació d’un mes amb dues preguntes pendents
Exemple hipotètic: una petita empresa de reparacions prepara el traspàs de documentació de l’abril. La persona propietària desa el CSV original, recopila les referències de les factures dels clients i adjunta els documents dels proveïdors. Una transferència entrant té una referència desconeguda, i falta la factura d’un pagament a un proveïdor. La persona propietària inclou tots dos casos com a qüestions pendents en lloc de suposar a què corresponen.
La nota de traspàs indica el període cobert, enumera els fitxers i assigna a la persona propietària la tasca d’investigar la transferència entrant i a un company la d’obtenir la factura del proveïdor. La comprovació de l’èxit és senzilla i observable: la persona que porta la comptabilitat pot obrir l’extracte, localitzar els documents esmentats i identificar les dues partides pendents sense haver de preguntar quins fitxers ha de fer servir.
- Envieu junts el CSV original, els documents justificatius i una llista concisa de consultes.
- Demaneu a la persona que us porta la comptabilitat que confirmi la recepció i indiqui si falta informació.
- Deseu les respostes de seguiment juntament amb la documentació original del traspàs.
BO A SABER
Preguntes freqüents
He de modificar el CSV abans d’enviar-lo?
Mantingueu l’original sense canvis. Poseu les explicacions en un fitxer independent o identifiqueu clarament una còpia de treball amb anotacions. Acordeu amb la persona que us porta la comptabilitat el format que prefereixi.
Què passa si no puc explicar una transacció?
Incloeu-ho en el traspàs de documentació i assenyaleu-ho clarament. Proporcioneu les dades identificatives disponibles i expliqueu què heu comprovat, sense fer suposicions sobre la seva finalitat.
N’hi ha prou amb una captura de pantalla del saldo?
Feu servir l’extracte en format CSV del període sol·licitat. Una captura de pantalla pot aportar context, però no ha de substituir el registre de transaccions que necessita la persona responsable de la comptabilitat.
NeroBusiness substitueix el criteri de la persona responsable de la meva comptabilitat?
No. L’extracte mostra l’activitat del compte. Pregunteu a la persona responsable de la comptabilitat com vol que es presenti la documentació justificativa i com s’han de gestionar les qüestions pendents de resoldre.