Vendosni se çfarë duhet të dëgjojnë telefonuesit në fillim
Niseni me pyetjet që njerëzit kanë më shumë gjasa të bëjnë kur telefonojnë. Një sallon bukurie mund t’u japë përparësi takimeve dhe orarit të punës; një restorant që ofron ushqim për ta marrë me vete mund të përqendrohet te porositë dhe oraret e marrjes. Përshëndetja nuk ka nevojë të rendisë çdo pyetje të cilës asistenti mund t’i përgjigjet. Qëllimi i saj është t’i sigurojë telefonuesit se kanë telefonuar vendin e duhur dhe t’i ndihmojë të nisin bisedën.
Tregoni qartë se kush po përgjigjet. Një frazë si “Po flisni me recepsionistin tonë me inteligjencë artificiale” është e drejtpërdrejtë, pa e bërë prezantimin të tingëllojë teknik. Më pas, ftojeni telefonuesin të tregojë se për çfarë ka nevojë. Nëse ofroni disa shërbime, zgjidhni ato më të përshtatshmet për përshëndetjen dhe mbajini të tjerat në informacionin e konfiguruar të biznesit tuaj.
Përshtateni mesazhin me atë që ofrohet
Përshëndetja duhet të përshkruajë atë që asistenti mund të bëjë realisht, jo atë që shpresoni të shtoni më vonë. AI Reception mund të përdorë informacionin e konfiguruar të biznesit dhe orarin e punës, të marrë kërkesa për telefonata të mëvonshme dhe t’i kalojë telefonatat te një numër i konfiguruar në Mbretërinë e Bashkuar ose te një destinacion SIP. Porositë dhe rezervimet varen nga aktivizimi i procesit përkatës NeroWeb ose NeroBooking. Kontrolloni këto rregullime përpara se t’i përmendni si mundësi.
Bëni kujdes me premtimet për disponueshmërinë e njerëzve. “Kërkoni të flisni me dikë” mund të jetë çorientuese nëse nuk është konfiguruar një destinacion për kalimin e telefonatës ose nëse askush nuk mund të përgjigjet në atë moment. Po kështu, një kërkesë për t’i telefonuar sërish nuk është premtim për përgjigje të menjëhershme. Nëse rregullimet tuaja ndryshojnë jashtë orarit të punës, përdorni një formulim që pasqyron shërbimin e konfiguruar dhe u tregon telefonuesve se çfarë të presin.
- Kontrolloni orarin e punës dhe informacionin për biznesin të ruajtur në konfigurim.
- Konfirmoni se cilat procese rezervimi ose porositjeje janë aktivizuar.
- Bini dakord brenda ekipit se kush i trajton kërkesat për telefonatë kthimi dhe kur.
- Kontrolloni destinacionin e transferimit përpara se ta përmendni.
Para dhe pas: një përshëndetje hipotetike për një sallon bukurie
Përfytyroni një sallon lokal që ka aktivizuar rrjedhën e punës NeroBooking dhe pranon kërkesa për telefonatë kthimi. Përshëndetja e tij fillestare thotë: «Përshëndetje, mund t’ju ndihmojmë për gjithçka. Gjithmonë ka dikë këtu për t’ju përgjigjur telefonatës dhe për t’ju caktuar menjëherë një takim.» Kjo tingëllon mikpritëse, por nuk e identifikon AI-në dhe premton disponueshmëri të vazhdueshme të një punonjësi dhe caktim të menjëhershëm të takimit, gjëra që nuk duhen marrë si të mirëqena.
Një variant më i qartë është: «Përshëndetje, keni telefonuar te Salloni Willow Street. Unë jam recepsionisti virtual me AI. Mund t’ju ndihmoj të caktoni një takim, t’u përgjigjem pyetjeve për orarin tonë të punës ose të marr një kërkesë për telefonatë kthimi. Si mund t’ju ndihmoj?» Kjo u ofron telefonuesve disa zgjedhje të menaxhueshme, pa premtuar se një orar i caktuar takimi është i lirë ose se dikush do t’u përgjigjet menjëherë. Salloni duhet ta përdorë këtë variant vetëm nëse këto funksione dhe informacioni i biznesit janë konfiguruar.
Formulojeni mesazhin në mënyrë që të jetë i lehtë për t’u dëgjuar dhe përdorur
Shkruani për t’u dëgjuar, jo për t’u lexuar. Përdorni fjali të shkurtra, terma të njohur dhe një pyetje të natyrshme në fund. Lexojeni mesazhin me zë: nëse ju mbaron fryma ose duhet ta përsërisni një frazë për ta kuptuar, shkurtojeni. Zgjidhni një zë dhe gjuhë të mbështetur që u përshtaten telefonuesve tuaj, pastaj dëgjoni versionin e konfiguruar, në vend që ta gjykoni vetëm tekstin.
Mos e mbushni hyrjen me udhëzime për çdo situatë të mundshme. Për shembull, telefonuesit nuk kanë nevojë për shpjegime rreth pagesës përpara se të tregojnë arsyen e telefonatës. Nëse kërkohet pagesë me kartë, përdorni një lidhje të sigurt pagese; klientët nuk duhet t’ia japin AI-së të gjitha të dhënat e kartës me gojë. Sigurohuni që çdo informacion për pagesën të jetë i saktë për rrjedhën e punës që keni aktivizuar.
- Vendoseni emrin e biznesit dhe identifikimin e AI-së në fillim.
- Zëvendësoni pretendimet e paqarta si «gjithçka» me mundësi konkrete.
- Hiqni premtimet për disponueshmërinë ose rezultatet që nuk mund t’i garantoni.
Testoni përshëndetjen dhe hapat e radhës
Bëni një telefonatë provë sikur të ishit klient i ri. Dëgjoni nëse përmenden emri i biznesit, identifikimi i AI-së dhe mundësitë e ofruara. Pastaj provoni një kërkesë të besueshme, si pyetja për orarin e punës ose kërkesa për telefonatë kthimi. Nëse përmendni caktimin e takimeve, provoni edhe atë proces. Një provë e dobishme suksesi është nëse telefonuesi mund t’i dëgjojë mundësitë një herë, të zgjedhë atë që i përshtatet dhe të kalojë te hapi tjetër i konfiguruar, pa u krijuar pritshmëri për diçka që nuk ofrohet.
Nëse mesazhi ose hapi tjetër është i paqartë, ndryshoni formulimin ose rishikoni konfigurimin përkatës dhe provojeni përsëri. Regjistrimet dhe transkriptet opsionale ndjekin cilësimet dhe rregullat tuaja të ruajtjes, ndaj kontrollojini këto cilësime përpara se të mbështeteni tek ato për rishikim. Si hap i radhës, përgatitni një draft të përshëndetjes, kërkojini një kolegu ta dëgjojë dhe bëni një telefonatë provë përpara se ta përdorni me klientët. Rishikojeni sa herë që ndryshojnë orari, shërbimet ose mënyrat e transferimit.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
Sa e gjatë duhet të jetë përshëndetja e parë?
Nuk ka një gjatësi fikse që i përshtatet çdo biznesi. Synoni një hyrje të shkurtër që telefonuesi mund ta kuptojë që me dëgjimin e parë: emri i biznesit, identifikimi i AI-së, disa mundësi përkatëse dhe një ftesë për t’u përgjigjur.
A duhet të thotë përshëndetja se dikush do të telefonojë përsëri?
Mund të ofrojë mundësinë për të kërkuar një telefonatë kthimi, nëse kjo është konfiguruar, por shmangni premtimet për telefonatë të menjëhershme ose për një afat të caktuar përgjigjeje, përveçse kur ekipi juaj mund ta përmbushë. Sigurohuni që dikush të jetë përgjegjës për ndjekjen e kërkesës.
A mund të përmend takimet ose porositë në përshëndetje?
Po, nëse rrjedha e punës përkatëse NeroBooking ose NeroWeb është aktivizuar dhe është gati për përdorim. Testojeni fillimisht procesin dhe shmangni përshtypjen se çdo takim ose porosi e kërkuar do të jetë automatikisht e disponueshme.
Po nëse telefonuesit duan të flasin me një person?
AI Reception mund t’ia kalojë telefonatën një numri të konfiguruar në Mbretërinë e Bashkuar ose një destinacioni SIP. Kontrolloni nëse destinacioni dhe disponueshmëria e ekipit tuaj janë të përshtatshme përpara se të ofroni kalimin e telefonatës në mesazhin përshëndetës.