Zgjidhni midis një përgjigjeje, një transferimi dhe një telefonate kthimi
Filloni duke ndarë informacionin nga vendimet. Orari i punës dhe informacione të tjera të miratuara të biznesit mund të mbeten te AI Reception kur përgjigjja mbulohet nga njohuritë e tij të konfiguruara. Rrjedhat e aktivizuara të punës NeroWeb dhe NeroBooking mund të mbështesin gjithashtu porositë dhe rezervimet. Kjo nuk do të thotë se çdo përjashtim ose ndryshim i kërkuar mund të realizohet pa staf.
Një transferim i përshtatet një telefonuesi që ka nevojë të bisedojë tani dhe një ekipi që është i disponueshëm për këtë. Një kërkesë për telefonatë kthimi i përshtatet një pyetjeje jo urgjente kur personi i duhur është i zënë ose mungon. Kompromisi është i qartë: një transferim ofron lidhje të menjëhershme nëse dikush përgjigjet, ndërsa një telefonatë kthimi shmang mbajtjen e dikujt në pritje, por krijon punë ndjekëse për ekipin tuaj.
Vendosni kufij për pyetjet e pazgjidhura
Përcaktoni kërkesat që duhet të trajtojë ekipi juaj: ankesa që kërkojnë një vendim, përjashtime nga kushtet tuaja të zakonshme, hollësi të kundërshtuara të porosisë ose pyetje që nuk marrin përgjigje nga informacioni juaj i miratuar. Një telefonues nuk duhet të jetë i detyruar të përsërisë të njëjtën pyetje pafundësisht përpara se të lidhet me një person. Trajtojeni një kërkesë të qartë për ndihmë nga stafi si arsye për ta ofruar këtë mundësi.
Shkruajini kufijtë me gjuhë praktike, në vend që të mbështeteni në një udhëzim të paqartë për të transferuar çdo gjë të ndërlikuar. Për shembull, bëni dallimin midis shpjegimit të politikës suaj të publikuar të anulimit dhe vendimit nëse duhet bërë një përjashtim. Nëse një pyetje mbetet e pazgjidhur pas sqarimit, kaloni drejt një transferimi ose telefonate kthimi, në vend që të jepni një tjetër përgjigje të pasigurt. Konfirmoni me ekipin e NeroPay se si mund të pasqyrohen këto pritshmëri në konfigurimin tuaj.
- Listoni pesë kërkesa rutinë të cilave recepsionisti mund t’u përgjigjet duke përdorur informacionin e miratuar.
- Listoni pesë kërkesa që kanë nevojë për një rol të caktuar të stafit ose për një vendimmarrës.
- Identifikoni pyetjet për të cilat sqarimi është i dobishëm, por hamendësimi jo.
Bëni që destinacioni dhe alternativa rezervë të funksionojnë së bashku
AI Reception mbështet transferimin te një numër i konfiguruar në Mbretërinë e Bashkuar ose te një destinacion SIP. Zgjidhni destinacionin sipas personit që mund ta zgjidhë kërkesën, jo thjesht sipas numrit që është më i lehtë për t’u vendosur. Një linjë e përgjithshme recepsioni mund të jetë e përshtatshme për kërkesa të ndryshme; një drejtues përgjegjës mund të jetë më i përshtatshëm për përjashtime, por më pak i disponueshëm gjatë periudhave të ngarkuara. Mos supozoni se ofrohet drejtim automatik ndërmjet disa destinacioneve.
Orari i punës duhet të merret parasysh në planin tuaj të transferimit, por një biznes i hapur nuk ka gjithmonë dikë të lirë për t’u përgjigjur. Përcaktoni bashkërisht çfarë duhet t’u thuhet telefonuesve kur stafi nuk është i disponueshëm dhe si do të trajtohen kërkesat për t’u telefonuar më vonë. Konfirmoni me ekipin çfarë ndodh me transferimet pa përgjigje, në vend që të supozoni se një transferim i pasuksesshëm kthehet automatikisht në kërkesë për telefonatë të mëvonshme. Shmangni premtimin e një afati përgjigjeje që stafi juaj nuk mund ta përmbushë.
- Kontrolloni që destinacioni i konfiguruar të jetë i saktë dhe të ketë staf të disponueshëm në oraret e synuara.
- Vendosni kush është përgjegjës për ndjekjen e kërkesave për telefonatë të mëvonshme dhe çfarë informacioni i nevojitet.
- Testoni situatat kur linja është e zënë, kur nuk ka përgjigje dhe jashtë orarit të punës, përpara se të mbështeteni te kjo mënyrë funksionimi.
Shembull hipotetik: një kërkesë rezervimi kthehet në një rast përjashtimor
Imagjinoni një biznes të vogël që punon me takime dhe ka të aktivizuar një rrjedhë pune NeroBooking. Një telefonues dëshiron të bëjë një rezervim të zakonshëm, ndaj kërkesa mund të ndjekë procesin e mbështetur të rezervimit. Më pas, telefonuesi kërkon një përjashtim nga politika e anulimit të biznesit për një takim ekzistues. Ky është një vendim më vete: shpjegimi i politikës së konfiguruar nuk është i njëjtë me miratimin e një përjashtimi.
Nëse personi përgjegjës është i disponueshëm, transferimi te destinacioni i konfiguruar është rruga e duhur. Në të kundërt, ofroni mundësinë për të kërkuar një telefonatë të mëvonshme, pa lënë të kuptohet se përjashtimi është miratuar. Kriteri i verifikueshëm i suksesit është nëse telefonuesi e përfundon telefonatën duke e ditur se kërkesa e tij ende pret një vendim dhe cili është hapi i radhës. Një kërkesë për ndihmë nuk duhet ngatërruar me një ndryshim të konfirmuar.
Testoni të kuptuarit, jo vetëm nëse bie telefoni
Kryeni telefonata të shkurtra testuese që përfshijnë një pyetje të zakonshme, një kërkesë të pazgjidhur, një kërkesë për të folur me një person dhe një marrës të padisponueshëm. Kontrolloni nëse përgjigjja qëndron brenda informacionit të miratuar dhe nëse hapi i radhës është i qartë. Regjistrimet dhe transkriptet opsionale mund të ndihmojnë në shqyrtim kur janë të aktivizuara, në varësi të cilësimeve tuaja dhe afateve të ruajtjes. Gjithashtu, shqyrtoni kufijtë aktualë të telefonatave dhe të përdorimit kur planifikoni mbulimin.
Përfshini edhe kërkesat që lidhen me pagesat në kufijtë që përcaktoni. Pagesat me kartë kryhen përmes lidhjeve të sigurta të pagesës; klientët nuk duhet t’ia thonë AI-së të dhënat e plota të kartës. Transferimi i një telefonate nuk është arsye për t’i kërkuar këto të dhëna. Hapi juaj i radhës është të hartoni një plan transferimi prej një faqeje dhe më pas të konfirmoni destinacionin, konfigurimin e mbështetur dhe sjelljen e sistemit kur personi nuk është i disponueshëm me ekipin e NeroPay.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet që çdo ankesë t’i kalojë menjëherë një personi?
Ankesat që kërkojnë gjykim, hetim ose përjashtim duhet t’i kalojnë stafit. Informacioni faktik i miratuar mund të ndihmojë, por nuk duhet të zëvendësojë ndihmën nga një person kur çështja mbetet e pazgjidhur.
Po nëse askush nuk i përgjigjet telefonatës së transferuar?
Konfirmoni sjelljen e konfiguruar përpara vënies në përdorim. Përcaktoni bashkërisht një proces për telefonatat e mëvonshme dhe formulime të qarta për telefonuesit, në vend që të supozoni rikuperim automatik ose përpjekje të përsëritura transferimi.
A mund të transferojë AI Reception telefonata te sistemi ynë ekzistues telefonik?
Transferimi mbështet një numër të konfiguruar në Mbretërinë e Bashkuar ose një destinacion SIP. Kërkojini ekipit të NeroPay të konfirmojë përshtatshmërinë për sistemin tuaj dhe të testojë destinacionin.
A e konfirmon një kërkesë për telefonatë të mëvonshme ndryshimin e një rezervimi?
Jo. Një kërkesë për telefonatë të mëvonshme i kërkon ekipit tuaj ta ndjekë çështjen. Mbajeni të dallueshme nga një rezervim i konfirmuar, një përjashtim i miratuar ose një transaksion i përfunduar.