1. Përshkruani punën përpara se të zgjidhni mjetin zëvendësues
Nisuni nga detyrat, jo nga funksionet. Për çdo aktivitet, shënoni çfarë e nis, çfarë bën stafi, çfarë merr klienti dhe si regjistrohet përfundimi. Përfshini raste të ndërlikuara, si ndryshimi i orarit të tërheqjes, një kërkesë e dyfishuar ose një porosi e anuluar pasi ka nisur përgatitja. Këto hollësi shpesh nxjerrin në pah kërkesa që një listë e thjeshtë funksionesh nuk i përfshin.
Kërkojuni personave që kryejnë punën t'i kontrollojnë shënimet tuaja. Një drejtues mund të shohë një porosi të përfunduar, ndërsa stafi në banak e di se referenca e saj kopjohet manualisht në një regjistër tjetër. Ndani kërkesat thelbësore nga preferencat: ruajtja e një reference të qartë të porosisë mund të jetë thelbësore; ruajtja e së njëjtës paraqitje të ekranit mund të mos jetë.
- Zgjidhni fillimisht për dokumentim tri detyra të shpeshta dhe dy raste të veçanta.
- Për secilën, përcaktoni përdoruesin, të dhënat hyrëse, rezultatin dhe kontrollin e përfundimit.
2. Përcaktoni të dhënat dhe kalimet mes mjeteve pa e marrë automatizimin si të mirëqenë
Renditni të dhënat e nevojshme për të vazhduar veprimtarinë dhe për t'iu përgjigjur pyetjeve të mëvonshme: porositë e hapura, rezervimet e ardhshme, hollësitë e produkteve, udhëzimet e klientëve dhe referencat përkatëse të transaksioneve. Shënoni ku ruhet secili regjistër, kush ka qasje në të dhe nëse mund të eksportohet në një format të përdorshëm. Dalloni të dhënat që nevojiten në mjetin zëvendësues nga historiku që mund të mbetet i aksesueshëm në mënyrë të sigurt diku tjetër.
Për çdo kalim të dhënash mes mjeteve, dokumentoni çfarë transferohet, kur transferohet dhe kush e kontrollon. Mos supozoni se mjeti zëvendësues do t'i ndajë të dhënat automatikisht. Kërkojini furnizuesit të konfirmojë saktësisht lidhjen e mbështetur. Kur kjo nuk është e konfirmuar, vlerësoni një transferim manual, duke përfshirë kohën që i kërkohet stafit dhe rrezikun e mosregjistrimit ose të dyfishimit të një zëri.
- Identifikoni një burim zyrtar për çdo të dhënë të rëndësishme.
- Kontrolloni një shembull eksporti për data, referenca dhe fusha statusi të lexueshme.
- Dokumentoni kufizimet e aksesit dhe konsultohuni me këshilltarin përkatës për çdo detyrim të paqartë lidhur me ruajtjen e të dhënave.
3. Caktoni përgjegjësitë dhe ruani punën e papërfunduar
Caktoni një person përgjegjës për kalimin, por përfshini edhe personat që e njohin secilën fazë. Pronari i biznesit miraton shtrirjen dhe afatet; një përfaqësues i stafit kontrollon lehtësinë e përdorimit të përditshëm; përgjegjësi i të dhënave kontrollon totalet dhe referencat; ndërsa furnizuesi u përgjigjet pyetjeve për funksionalitetet e mbështetura. Në një biznes të vogël, një person mund të mbajë disa role, por për çdo përgjegjësi duhet përsëri të caktohet një person me emër.
Mbani një listë të punëve të pazgjidhura krahas hartës së detyrave. Përfshini premtimet e bëra klientëve, statuset e kontestuara, informacionin që mungon dhe zgjidhjet e përkohshme të njohura. Për çdo pikë, shënoni veprimin e radhës, personin përgjegjës dhe datën e rishikimit. Ndryshimi i softuerit nuk duhet ta kthejë në heshtje një kërkesë të klientit pa përgjigje në një çështje të mbyllur, thjesht sepse ekrani i vjetër nuk përdoret më.
- Bini dakord se kush mund ta pezullojë provën dhe kush autorizon një kalim më të gjerë.
- Caktoni dikë që të monitorojë mesazhet e klientëve gjatë gjithë provës.
4. Testoni një skenar të kufizuar nga kërkesa deri në përfundim
Shembull hipotetik: pronari i një biznesi ushqimi me vete po shqyrton zëvendësimin e një mjeti për menaxhimin e porosive. Aktualisht, stafi merr një porosi, regjistron orën e tërheqjes, ia përcjell hollësitë kuzhinës dhe e shënon si të tërhequr. Herë pas here, një klient e ndryshon orën. Pronari e dokumenton këtë rast përjashtimor dhe përgatit një provë me një grup të vogël porosish fiktive përpara çdo përdorimi real.
Njëra nga porositë e testimit përfshin një orë të ndryshuar tërheqjeje. Një koleg në banak regjistron ndryshimin, një koleg në kuzhinë kontrollon udhëzimin e përditësuar dhe pronari e ndjek porosinë deri në përfundim. Suksesi do të thotë që të gjithë shohin orën e rënë dakord, referenca mbetet e njëjtë dhe ekziston saktësisht një porosi e përfunduar. Nëse ndonjë kontroll dështon, dokumentoni dështimin dhe përsëritni testimin në vend që ta zgjeroni provën.
- Shkruani rezultatin e pritshëm përpara se të filloni dhe shmangni përdorimin e panevojshëm të të dhënave reale të klientëve.
- Testoni rrjedhën normale, udhëzimin e ndryshuar dhe kontrollin në fund të ditës.
- Nëse kaloni në përdorim real të kufizuar, përcaktoni sistemin që shërben si burim zyrtar dhe procesin rezervë.
5. Bëjeni kalimin një vendim, jo një afat
Vlerësojeni provën kundrejt nevojave tuaja të dokumentuara. Dalloni pengesat që e bëjnë të pamundur vazhdimin, si humbja e një udhëzimi porosie, nga vështirësitë e menaxhueshme, si një kontroll shtesë manual. Krahasoni ngarkesën operative, si edhe kushtet tregtare. Planifikoni aksesin te të dhënat e nevojshme historike përpara se ta hiqni nga përdorimi mjetin e vjetër dhe shmangni anulimin e tij thjesht sepse ka mbërritur data e provës.
Nëse po shqyrtoni NeroPay, konfirmoni me ekipin produktin përkatës dhe rrjedhën e punës. NeroPay ofron produkte pagesash dhe softuer për biznese, por disponueshmëria, pajisjet dhe integrimet e mbështetura duhen konfirmuar. Me një terminal kartash NeroPay që plotëson kushtet, softuerët NeroPOS, NeroWeb dhe NeroBooking mund të përfshihen pa tarifë shtesë abonimi për softuerin. Kostot e terminalit, tarifat e përpunimit të pagesave, kriteret e pranueshmërisë dhe kushtet përkatëse vazhdojnë të zbatohen.
- Vendosni nëse do të vazhdoni, do ta zgjatni provën apo do të ndaloni, duke dokumentuar arsyet.
- Caktoni një datë rishikimi dhe tregojini stafit cilin proces duhet të ndjekë.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet të transferojmë çdo të dhënë historike?
Jo domosdoshmërisht. Ndajeni punën aktive nga historiku që shërben për referencë. Konfirmoni se si do të mbeten të aksesueshme të dhënat e vjetra të nevojshme dhe sqaroni me një këshilltar përkatës çdo kërkesë të paqartë për ruajtjen e tyre.
A duhet të funksionojnë të dy mjetet në të njëjtën kohë?
Vetëm me rregulla të qarta. Përcaktoni regjistrin që shërben si burim zyrtar dhe mbani nën kontroll regjistrimin e dyfishtë. Përdorimi paralel mund të ndihmojë në krahasim, por statuset kundërthënëse mund të ngatërrojnë stafin dhe klientët.
Çfarë duhet ta pyesim furnizuesin e mjetit zëvendësues?
Kërkojuni të demonstrojnë detyrat që keni dokumentuar, të shpjegojnë opsionet e eksportimit dhe të konfirmojnë lidhjet e mbështetura. Shënoni pyetjet pa përgjigje, në vend që ta trajtoni një supozim si funksionalitet të konfirmuar nga të dyja palët.