1. Identifikoni cila faturë duket e gabuar
Pyetni klientin ose kolegun se çfarë duket e gabuar: një emër artikulli i panjohur, një opsion që mungon, një sasi e papritur, shuma apo vetë printimi. Mbajeni faturën origjinale në dispozicion. Mos ndryshoni një porosi që përndryshe është e saktë vetëm që formulimi i saj t'i ngjajë një dokumenti tjetër.
Një faturë porosie dhe një regjistrim pagese me kartë kanë qëllime të ndryshme. Njëra përshkruan blerjen; tjetri regjistron informacionin e pagesës. Referencat e tyre mund të ndryshojnë, ndaj mos prisni që çdo identifikues të përputhet. Përdorni së bashku detajet e disponueshme të porosisë, kohën, shumën dhe informacionin e transaksionit për të përcaktuar nëse lidhen me të njëjtën blerje.
- Gjeni porosinë origjinale duke përdorur detajet e disponueshme në sistemin tuaj.
- Konfirmoni me klientin datën, orën e përafërt dhe shumën.
- Shënoni mospërputhjen e saktë në vend që ta përshkruani të gjithë faturën si të gabuar.
2. Krahasoni emrat e artikujve, sasitë dhe opsionet e zgjedhura
Lexoni çdo rresht të porosisë duke e krahasuar me faturën. Kontrolloni nëse një emër është shkurtuar, nëse artikujt e përsëritur janë grupuar në një sasi dhe nëse një opsion shfaqet veçmas. Një klient mund ta njohë etiketën në raft, por jo formulimin e përdorur në regjistrimin e produktit. Ky është një problem qartësie, jo automatikisht dëshmi e një shitjeje të pasaktë.
NeroPOS ofron menaxhim të produkteve dhe porosive, opsione, kontrolle të lidhura me stokun dhe procese pune për faturat. Kontrolloni regjistrimet përkatëse të produkteve dhe opsioneve përpara se të vendosni çfarë të ndryshoni. Paraqitja e faturës dhe formatet e mbështetura të daljes varen nga instalimi; mos supozoni se një fushë ose një mundësi e caktuar për rregullimin e paraqitjes është e disponueshme.
- Krahasoni çdo artikull dhe sasi, përfshirë produktet e përsëritura.
- Kontrolloni çdo opsion të zgjedhur kundrejt porosisë së regjistruar.
- Krahasoni shumat për çdo rresht dhe totalin përfundimtar, duke shënuar çdo diferencë të pashpjeguar.
3. Dalloni informacionin që mungon nga një problem printimi
Një faturë e shtypur qartë, por me formulime të papritura, kërkon një hetim të ndryshëm nga ai për tekst të zbehtë, një rresht të prerë ose një faqe të shtypur pjesërisht. Nëse disponohet një pamje ose version tjetër i faturës, krahasojeni me kopjen në letër. Nëse i njëjti informacion mungon në të dyja, filloni me rrjedhën e punës së porosisë dhe faturës, në vend që të supozoni se ka një defekt fizik të printerit.
Për material të shtypur të dëmtuar ose të paplotë, ndiqni kontrollet e prodhuesit të pajisjes dhe procedurën e miratuar të dyqanit tuaj. Printimi, ekranet e kuzhinës dhe integrimet e mbështetura varen nga konfigurimi. Shmangni ndryshimin e disa cilësimeve njëherësh: një ndryshim i kontrolluar e bën më të lehtë të kuptoni çfarë ndihmoi dhe të zhbëni një rregullim të pasuksesshëm.
- Shënoni nëse problemi prek formulimin, paraqitjen apo cilësinë e printimit.
- Kontrolloni letrën dhe gjendjen e pajisjes në pikat e arritshme, sipas udhëzimeve të pajisjes.
- Nëse mbështetet rishtypja, ruani origjinalin dhe identifikojeni kopjen e re si dublikatë kur e dorëzoni.
4. Kontrolloni dëshmitë e pagesës pa marrë pagesën përsëri
Një faturë me pamje të pazakontë nuk është, në vetvete, provë se pagesa ka dështuar. Nëse shqetësimi lidhet me shumën e paguar ose nëse pagesa është përfunduar, kontrolloni të dhënat e disponueshme të pagesës përmes procesit tuaj të autorizuar. Mos i kërkoni klientit të paguajë përsëri vetëm sepse përshkrimi i një artikulli është i panjohur ose fatura është e paplotë.
Shembull hipotetik: një klient blen dy sanduiçe, njërin me një mbushje shtesë. Porosia i regjistron të dy sanduiçet dhe shtesën e zgjedhur, por fatura në letër përdor një emër të shkurtuar të produktit dhe klienti nuk arrin të identifikojë zgjedhjen e vet. Së pari, krahasoni porosinë, sasitë dhe totalin. Nëse edhe të dhënat e pagesës përputhen, shqyrtoni qartësinë e faturës në vend që të kërkoni një pagesë tjetër. Nëse shtesa mungon në vetë porosinë, shqyrtoni regjistrimin e porosisë.
- Krahasoni shumën e porosisë me të dhënat përkatëse që dëshmojnë pagesën.
- Kur të dhënat bien ndesh ose statusi është i paqartë, përfshini kolegun përgjegjës ose ekipin e mbështetjes përpara se të bëni një ndryshim që lidhet me pagesën.
5. Përcilleni çështjen për shqyrtim me dëshmi dhe verifikoni rezultatin
Nëse shkaku mbetet i paqartë, dërgojini ekipit të mbështetjes një përshkrim të përmbledhur të asaj që pritej dhe asaj që u shfaq në vend të saj. Përfshini referencën e porosisë, orën, artikujt e prekur dhe një shembull të faturës përmes një kanali të miratuar. Jepni të dhënat e pajisjes nëse çështja lidhet me printimin dhe hiqni informacionet e panevojshme të klientit ose të pagesës.
Për një porosi NeroWeb, përfshini burimin e saj dhe shpjegoni se ku shfaqet për herë të parë mospërputhja. Porositë NeroWeb mund të përdorin rrjedhën ekzistuese të përmbushjes së porosive, por rruga konkrete dhe pajisjet e mbështetura duhet të konfirmohen. Pas një korrigjimi të dakordësuar, përdorni një test të miratuar ose porosinë e ardhshme të përshtatshme për të krahasuar regjistrimin me faturën. Rezultati është i suksesshëm kur artikujt, sasitë, zgjedhjet dhe totali janë të qarta dhe përputhen, dhe kur çdo ndryshim në referencën e pagesës është sqaruar.
- Tregoni nëse është prekur një porosi apo disa porosi.
- Regjistroni çdo ndryshim të bërë dhe rezultatin e kontrollit pasues.
- Nëse çështja mbetet e pazgjidhur, jepini turnit të ardhshëm një përmbledhje të qartë gjatë dorëzimit të detyrës.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A do të thotë një faturë që duket e gabuar se klientit i është ngarkuar një shumë e pasaktë?
Jo domosdoshmërisht. Kontrolloni veçmas shumën e porosisë dhe të dhënat që dëshmojnë pagesën. Vetëm problemet e formulimit ose të printimit nuk vërtetojnë se shuma e ngarkuar ishte e pasaktë.
A duhet ta ndryshoj menjëherë emrin e produktit?
Së pari, konfirmoni se cili regjistrim është burimi i formulimit dhe nëse ndryshimi i tij mund të ndikojë në rrjedha të tjera pune. Përdorni procesin tuaj të miratuar dhe kontrolloni një faturë pasuese.
Çfarë duhet t’i them klientit gjatë verifikimit?
Shpjegoni problemin konkret: për shembull, se po krahasoni një përshkrim të shkurtuar të artikullit me porosinë e klientit. Mos pohoni se një pagesë ka dështuar derisa provat ta mbështesin këtë përfundim.