1. Një artikull duket i pasaktë: konfirmoni fillimisht identitetin e tij
Nisuni nga artikulli në raft dhe jo vetëm nga emri i tij. Përshkrime të ngjashme mund të fshehin madhësi, ngjyra, sasi për paketim ose regjistrime më të vjetra të produkteve. Krahasoni identifikuesin në produkt ose në paketim me regjistrimin e përdorur në arkë. Nëse përdorni barkode, kontrolloni se cilin artikull zgjedh realisht kodi i skanuar.
NeroPOS ofron menaxhimin e produkteve dhe porosive, variante, kontrolle që lidhen me stokun dhe procese pune për kuponët. Duhet të kontrolloni në instalimin tuaj se si zbatohen këto kontrolle për një artikull ose variant të caktuar. Mos supozoni se dy variante kanë një gjendje të përbashkët stoku, apo se secili ka një gjendje më vete, pa konfirmuar konfigurimin.
- Shënoni identifikuesin e artikullit, përshkrimin, variantin dhe njësinë që po numërohet.
- Kontrolloni nëse ka regjistrime të ngjashme ose të dyfishta të produkteve.
- Konfirmoni nëse sasitë u referohen artikujve individualë, paketimeve apo një njësie tjetër.
2. Numërimi vazhdon të ndryshojë: përcaktoni një moment të qartë referimi
Një numërim i kryer ndërsa klientët po blejnë dhe stafi po shpaketon furnizimet mund të jetë i saktë, por përsëri të mos përputhet me një regjistrim të mëvonshëm të arkës. Shënoni orën e numërimit dhe identifikoni çdo lëvizje midis atij momenti dhe momentit të shifrës së regjistruar. Ndarja e përkohshme e stokut të numëruar mund të ndihmojë, me kusht që të mos pengojë aksesin e sigurt ose shërbimin normal ndaj klientëve.
Rinumërojeni artikullin në mënyrë të pavarur, duke përfshirë raftet përkatëse, zonat e magazinimit dhe stokun e lënë mënjanë për porosi. Mbajeni stokun e shitshëm të veçuar nga mallrat e dëmtuara dhe kthimet e klientëve që presin inspektim. Vendndodhja fizike tregon ku ndodhet një artikull; statusi i tij tregon nëse duhet përfshirë në sasinë që po krahasoni.
- Shënoni orën e numërimit dhe orën së cilës i përket shifra në sistemin e arkës.
- Rinumëroni të gjitha vendndodhjet përkatëse pa u mbështetur te rezultati i parë.
- Renditni shitjet, furnizimet dhe lëvizjet e tjera midis dy momenteve.
3. Diferenca mbetet: rindërtoni historikun e lëvizjeve të sasive
Përdorni numërimin e fundit të besueshëm si pikënisje. Shtoni stokun e konfirmuar të marrë, zbritni stokun e shitur ose të larguar në mënyra të tjera dhe shqyrtoni kthimet e rregullimet sipas asaj që ka ndodhur fizikisht. Mbështetuni te regjistrimet e disponueshme dhe jo te kujtesa. Mbërritja e një furnizimi në dyqan nuk provon se sasia e tij është regjistruar saktë dhe një rimbursim nuk provon se artikulli është kthyer në stokun e shitshëm.
Kontrolloni veçmas transaksionet përkatëse: identifikuesin e artikullit, sasinë, orën dhe statusin. Kur ka regjistrime të disponueshme, kërkoni porosi të anuluara, ndërrime, regjistrime të dyfishta dhe korrigjime. Porositë NeroWeb mund të përdorin rrjedhën ekzistuese të përmbushjes së porosive, por kjo nuk vërteton se stoku përditësohet automatikisht në çdo kanal. Konfirmoni se cili veprim gjatë përpunimit të porosisë ndikon te stoku në konfigurimin tuaj dhe shmangni numërimin dy herë të së njëjtës porosi.
- Krahasoni dokumentacionin e furnizimit me sasinë e marrë dhe të regjistruar realisht.
- Gjurmoni shitjet dhe kthimet për artikullin në fjalë brenda periudhës së hetimit.
- Shqyrtoni rregullimet manuale dhe arsyet e tyre, duke përdorur regjistrimet e disponueshme.
4. Një mungesë prej gjashtë njësish: një shembull hipotetik
Shembull hipotetik: një shitës numëron 18 fletore, ndërsa regjistrimi në sistemin e arkës tregon 24. Identifikuesi dhe njësia e numërimit përputhen. Numërimi i mëparshëm i verifikuar ishte 30 dhe shitësi gjen gjashtë shitje të mëpasshme. Kjo shpjegon gjendjen e regjistruar prej 24, por jo numërimin fizik prej 18.
Më pas, shitësi gjen një shënim që tregon se gjashtë fletore të dëmtuara nga uji janë hequr nga rafti. Ato janë ende në një kuti të veçantë në pritje për t’u hedhur dhe nuk është regjistruar asnjë rregullim përkatës i stokut. Diferenca tani ka një shpjegim: regjistrimi në sistemin e arkës dhe numërimi i trajtonin ndryshe ata gjashtë artikuj.
Para se të ndryshojë diçka, shitësi kontrollon se si duhet të regjistrohet stoku i dëmtuar në konfigurimin e tij. Pasi bëhet korrigjimi i autorizuar, suksesi verifikohet duke kontrolluar që si numërimi i stokut të shitshëm, ashtu edhe regjistrimi përkatës të tregojnë 18 për të njëjtin moment referimi, me arsyen të dokumentuar. Një rregullim i pashpjeguar prej minus gjashtë do t’i kishte barazuar shifrat pa zgjidhur problemin në rrjedhën e punës.
5. Korrigjoni një shkak të njohur ose referoni për shqyrtim një shkak të pashpjeguar
Nëse provat identifikojnë një hyrje stoku të paregjistruar, një sasi të pasaktë ose një largim të paregjistruar, kërkojini personit përgjegjës të shqyrtojë korrigjimin. Mbajini së bashku numërimin fillestar, referencat mbështetëse dhe arsyen. Shmangni fshirjen ose mbishkrimin e provave thjesht për të barazuar totalet. Më pas, shqyrtojeni sërish artikullin në fjalë pas lëvizjes së ardhshme normale të stokut.
Nëse shkaku mbetet i paqartë, ndaloni rregullimet e bazuara në hamendësime dhe kërkojini administratorit të sistemit ose kontaktit të mbështetjes ta hetojë çështjen. Jepni identifikuesin përkatës, sasitë e pritshme dhe ato të konstatuara, orën e numërimit, referencat përkatëse të porosive ose të hyrjeve të stokut dhe kontrollet e përfunduara tashmë. Për NeroPOS, kërkojini ekipit të konfirmojë kontrollet reale të stokut, mënyrën e funksionimit të porosive dhe çdo lidhje të mbështetur në instalimin tuaj.
- Caktoni një person për të miratuar dhe dokumentuar korrigjimin.
- Për ta përcjellë çështjen për shqyrtim të mëtejshëm, përshkruani një shembull që mund të riprodhohet, në vend të një ankese të përgjithshme.
- Kontrolloni që lëvizja e ardhshme e stokut të sjellë ndryshimin e pritshëm të sasisë.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet ta rregulloj menjëherë shifrën e stokut?
Ruani shifrat fillestare dhe hetoni më parë. Nëse nevojitet një korrigjim urgjent për të vazhduar shitjet, regjistroni kohën e numërimit, arsyen dhe autorizimin, në mënyrë që diferenca bazë të mund të shqyrtohet ende.
A e rrit gjithmonë stokun një rimbursim për klientin?
Mos e merrni si të mirëqenë. Kontrolloni nëse artikulli është kthyer fizikisht, nëse mund të shitet dhe si e trajton atë transaksion sistemi juaj i instaluar. Rimbursimi i një pagese dhe kthimi i një artikulli në stok janë ngjarje të ndryshme.
A do të përditësojnë automatikisht porositë në internet çdo regjistër stoku?
Kjo varet nga konfigurimi konkret. Porositë NeroWeb mund të përdorin rrjedhën ekzistuese të përmbushjes së porosive, por duhet të konfirmoni se ku mbahet stoku dhe cilat ngjarje e ndryshojnë atë, përpara se të mbështeteni te sasitë në kanale të ndryshme.
Çfarë duhet t’i dërgoj ekipit të mbështetjes?
Dërgoni identifikuesin e artikullit, opsionet, sasitë, datat dhe orët, si dhe referencat përkatëse të transaksioneve përmes kanalit të dakordësuar të mbështetjes. Përfshini kontrollet që keni kryer dhe shmangni ndarjen e të dhënave të panevojshme të klientëve.