Regjistrimi i një dorëzimi të pjesshëm pa humbur porosinë fillestare

1. Verifikoni porosinë fillestare përpara se të regjistroni dorëzimin

Nisuni nga porosia e dakordësuar me klientin, jo nga fleta e përgatitjes së porosisë apo nga ajo që kujton shoferi. Kontrolloni llogarinë e klientit, referencën e porosisë, përshkrimet e artikujve, sasitë dhe njësitë. Dhjetë arka dhe dhjetë artikuj individualë janë udhëzime të ndryshme, edhe kur përshkrimi i produktit duket identik.

Mbajini sasitë fillestare të disponueshme si bazë krahasimi. Nëse klienti e ndryshon porosinë, dallojeni atë ndryshim nga një mungesë: një artikull i anuluar me marrëveshje nuk është i njëjtë me një artikull që ende duhet dorëzuar. Kur regjistri i punës nuk mund ta tregojë qartë këtë dallim, mbani një regjistrim shoqërues sipas procesit të dakordësuar të ekipit tuaj.

• Gjeni porosinë e dakordësuar dhe kontrolloni çdo ndryshim të mëvonshëm nga klienti.
• Konfirmoni njësinë e matjes për çdo zë të prekur.
• Përcaktoni kush do ta mbajë të përditësuar sasinë e mbetur pas dorëzimit.

2. Konfirmoni si funksionon rrjedha e dokumenteve që keni të aktivizuar

NeroTrade mbështet proceset e tregtisë me shumicë, përfshirë fletëdorëzimet, llogaritë e klientëve tregtarë, faturat, pasqyrat e llogarive, itineraret dhe arkëtimet. Konfirmoni cilat funksione janë të aktivizuara për biznesin tuaj përpara se të zgjidhni një proces. Vetëm këto aftësi nuk përcaktojnë nëse konfigurimi juaj ruan sasinë e mbetur të një porosie, lidh disa fletëdorëzime me një porosi apo mbart sasitë e padorëzuara.

Shqyrtoni procesin real hap pas hapi me personin përgjegjës për konfigurimin tuaj. Nëse disponohen dokumente të lidhura, përcaktoni si mbeten të dukshme referencat. Nëse nuk disponohen, dakordësoni një regjistër të kontrolluar të artikujve të padorëzuar, i cili përmend porosinë fillestare dhe çdo referencë dorëzimi. Synimi është gjurmueshmëria, jo një porosi e dytë që mund të përmbushet sërish aksidentalisht.

• Kontrolloni si ruhet porosia fillestare pasi të krijohet dokumenti i parë i dorëzimit.
• Konfirmoni ku do të regjistrohen dhe shqyrtohen sasitë e mbetura.
• Përcaktoni si trajtohen korrigjimet pa fshehur atë që ka ndodhur.

3. Regjistroni atë që mbërriti, jo vetëm atë që doli nga magazina

Përgatitja, nisja dhe dorëzimi i mallrave janë ngjarje të veçanta. Sasia e ngarkuar në një automjet mund të mos jetë e njëjtë me sasinë e pranuar nga klienti. Regjistroni rezultatin faktik, përfshirë mungesat, mallrat e refuzuara ose artikujt e dëmtuar, sipas procesit të rënë dakord. Mbani të qarta datën e dorëzimit dhe referencën e dokumentit, që kërkesat e mëvonshme për informacion të mund të lidhen me vizitën e duhur.

Shembull hipotetik: një kafene porosit 12 arka me lëng dhe tetë arka me ujë me porosinë W1042. Në dorëzimin e parë pranohen nëntë arka me lëng dhe të tetë arkat me ujë. Porosia fillestare mbetet 12 dhe tetë; regjistri i dorëzimit tregon nëntë dhe tetë; regjistri i sasive të padorëzuara tregon tri arka me lëng. Mos e zvogëloni porosinë fillestare të lëngut në nëntë dhe mos krijoni një porosi të re, të palidhur, për tri arkat e mbetura.

• Krahasoni sasitë e pranuara me regjistrin e nisjes së mallrave.
• Regjistroni çdo mospërputhje dhe arsyen e saj, kur dihet.
• Kontrolloni që sasia e porositur për çdo zë të jetë e pasqyruar si e dorëzuar, e padorëzuar ose e ndryshuar shprehimisht.

4. Përcaktoni një veprim të ardhshëm të qartë për artikujt e mbetur

Për çdo sasi të padorëzuar nevojitet një person përgjegjës dhe një vendim. Pyeteni klientin nëse dëshiron një dorëzim të mëvonshëm, tërheqje ose anulim të artikujve të mbetur. Një dorëzim tjetër mund t'i përshtatet klientit, por kërkon bashkërendim me ekipin e itinerarit; tërheqja kërkon një dorëzim të qartë të mallrave; anulimi kërkon një ndryshim të shprehur qartë dhe jo një rregullim të heshtur të sasisë së mbetur.

Në shembullin hipotetik, kafeneja pranon t'i marrë tri arkat e mbetura me lëng në një dorëzim të mëvonshëm. Regjistrojeni këtë marrëveshje dhe përcaktoni kush do ta organizojë. Çdo dokument dorëzimi i mëvonshëm duhet të përfshijë referencën e porosisë fillestare përmes rrjedhës së disponueshme të punës ose një reference të ndërsjellë të rënë dakord. Njoftojeni klientin se çfarë ka mbetur dhe çfarë do të ndodhë më pas, pa premtuar një datë të pakonfirmuar.

• Konfirmoni preferencën e klientit për çdo zë të padorëzuar.
• Caktoni personin përgjegjës për organizimin e përmbushjes së radhës të porosisë.
• Shqyrtoni regjistrin e sasive të padorëzuara përpara se të përgatitni një dorëzim tjetër.

5. Rakordoni dokumentet përpara se të mbyllni sasinë e mbetur

Përpara se të lëshoni një faturë, kërkojini kontabilitetit të konfirmojë se cilat sasi dhe referenca duhet të përfshijë ajo sipas procesit tregtar të rënë dakord. Mos supozoni se krijimi i një fletëdorëzimi krijon edhe faturën e saktë ose përditëson pasqyrën e llogarisë. Kontrolloni si funksionon realisht rrjedha e punës që keni aktivizuar, veçanërisht kur porosia përmbushet gjatë disa vizitave.

Kontrolli i verifikueshëm i suksesit është i thjeshtë: një anëtar tjetër i ekipit duhet të mund të nisë nga porosia fillestare dhe të shpjegojë çdo sasi pa pyetur shoferin. Për W1042, kjo do të thotë të gjejë dorëzimin e parë prej nëntë arkash me lëng, dorëzimin e mëvonshëm prej tri arkash dhe asnjë sasi të mbetur të pashpjeguar. Hapi juaj i ardhshëm është të provoni një shembull dorëzimi të ndarë në rrjedhën tuaj të punës përpara se ta zbatoni te porositë reale.

• Lidhni referencat e dorëzimit me porosinë fillestare dhe regjistrimet përkatëse të faturave.
• Kontrolloni që sasitë e dorëzuara të mos jenë numëruar dy herë.
• Mbylleni sasinë e mbetur vetëm kur ajo të jetë mbuluar nga një dorëzim ose një ndryshim i rënë dakord.

Mjete të lidhura me NeroPay

Eksploroni informacionin për produktin që lidhet me këtë proces.

• NeroTrade - Softuer për mbledhje në shumicë, fletë dërgesash dhe llogari tregtare