Bini dakord se kush e përgatit, e kontrollon dhe e shqyrton dokumentacionin
Zgjidhni një person për të koordinuar dorëzimin, edhe nëse disa kolegë mbledhin faturat e blerjeve ose lëshojnë fatura shitjeje. Bini dakord për datat e fillimit dhe të përfundimit, cilat llogari dhe veprimtari të biznesit përfshihen dhe kur i nevojitet informacioni llogaritarit. Një marrëveshje e shkurtër me shkrim e ndihmon një koleg të marrë përsipër detyrën kur koordinatori i zakonshëm mungon.
Ndajeni përgatitjen nga shqyrtimi kontabël. Ekipi juaj mund të mbledhë dëshmi, të shpjegojë veprimtarinë e biznesit dhe të kontrollojë nëse dokumentet janë të lexueshme. Kjo nuk do të thotë se një regjistrim është miratuar ose se është vendosur trajtimi i tij kontabël. Përdorni etiketa për të cilat keni rënë dakord, si të mbledhura, në pritje të informacionit dhe gati për shqyrtim nga llogaritari; mos supozoni se këto janë statuse të integruara në NeroBooks.
- Caktoni një koordinator dhe një zëvendësues.
- Pyeteni llogaritarin se cilat dokumente dhe formate raportesh i nevojiten.
- Bini dakord se kush mund t'u përgjigjet pyetjeve dhe kush konfirmon se shqyrtimi ka përfunduar.
Përgatitni një dosje ku një person tjetër mund të orientohet lehtësisht
Mblidhni dokumentacionin përkatës të të ardhurave, faturat e furnitorëve, faturat e shpenzimeve, pasqyrat dhe shpjegimet për rimbursimet ose korrigjimet. Kontrolloni që pasqyrat të mbulojnë të gjithë periudhën e rënë dakord dhe që faturat të përmbajnë hollësi të mjaftueshme për të identifikuar blerjen. Nëse mungon një dokument, shënojeni mungesën në vend që ta lini transaksionin jashtë pa e përmendur.
Zgjidhni një mënyrë organizimi që ekipi juaj mund ta zbatojë vazhdimisht. Një dosje e organizuar sipas llojit të dokumenteve shfletohet lehtë, ndërsa një listë referencash ndihmon në lidhjen e dokumenteve me transaksionet përkatëse. Përdorimi i të dyjave mund të jetë i dobishëm, por shmangni krijimin e disa kopjeve paralele. Bini dakord për një vendndodhje kryesore dhe një model të njëtrajtshëm emërtimi, si data, furnitori dhe referenca.
NeroBooks mbështet dokumentacionin e biznesit, të ardhurat, shpenzimet, faturat e pagesës dhe raportet. Kontrolloni cilat mënyra organizimi dhe ndarjeje të dokumentacionit janë të disponueshme në llogarinë tuaj aktuale. Mos e bazoni dorëzimin në një funksion të supozuar eksportimi, bashkëngjitjeje apo aksesi pa e verifikuar më parë.
Mbajini të dukshme pyetjet e pazgjidhura
Krijoni një listë të veçantë pyetjesh me referencën e dokumentit, një shpjegim të shkurtër, provat në dispozicion dhe personin përgjegjës për ndjekjen. Pyetje të dobishme mund të lidhen me një pagesë të paidentifikuar, një faturë pagese që nuk ka mbërritur ose dy dokumente që mund të përshkruajnë të njëjtën blerje. Përshkruani atë që dini pa hamendësuar përgjigjen.
Dalloni provat që mungojnë nga një vendim që kërkon gjykimin e kontabilistit. Një anëtar i ekipit mund të sigurojë një faturë nga furnitori, por nuk duhet të sajojë një përshkrim apo të zgjedhë një trajtim kontabël thjesht që paketa të duket e përfunduar. Dërgojeni dokumentacionin e përgatitur në datën e rënë dakord, duke shënuar qartë çështjet e pazgjidhura, përveç rasteve kur kontabilisti juaj kërkon ndryshe.
- Jepini çdo pyetjeje një referencë që përputhet me dokumentacionin mbështetës.
- Tregoni çfarë është kontrolluar tashmë.
- Caktoni një person përgjegjës dhe një datë të rënë dakord për ndjekjen.
Shembull hipotetik: një faturë mbërrin pas dorëzimit
Një biznes i vogël riparimesh po përgatit dokumentacionin e prillit. Koordinatori mbledh faturat për klientët, dokumentet e furnitorëve dhe pasqyrat përkatëse. Për një blerje me kartë mungon fatura e pagesës, ndërsa në dokumentet e mbledhura shfaqen dy kopje të një fature tjetër furnitori. Koordinatori shënon dublimin e mundshëm dhe shton faturën e munguar të pagesës në listën e pyetjeve, në vend që ta konsiderojë të zgjidhur ndonjërën prej çështjeve.
Shënimi i dorëzimit thotë se dokumentacioni i prillit është përgatitur për shqyrtim, me dy pyetje ende të hapura. Një koleg është përgjegjës për të kërkuar faturën e munguar të pagesës. Kur ajo mbërrin, koordinatori e vendos në vendndodhjen e rënë dakord dhe i njofton kontabilistit referencën dhe datën e mbërritjes. Koordinatori nuk e zëvendëson paketën origjinale pa njoftim dhe nuk supozon se regjistrimi përkatës është miratuar tashmë.
Verifikimi i suksesit është praktik: kontabilisti mund t'i gjejë të dyja çështjet, të kuptojë çfarë ka ndryshuar dhe të identifikojë çfarë kërkon ende shqyrtim, pa kërkuar nëpër biseda të veçanta mesazhesh.
Kontrolloni dosjen dhe përmbyllni procesin e dorëzimit
Përpara dërgimit, hapni disa nga dokumentet si mostër dhe kontrolloni lexueshmërinë, datat dhe referencat. Krahasoni paketën me listën e dokumenteve për të cilën është rënë dakord, duke i treguar qartë mungesat. Jepuni akses personave që kanë nevojë për të përmes një mënyre të rënë dakord; mos përfshini kurrë fjalëkalime apo të dhëna personale pa lidhje me çështjen në shënimin e dorëzimit.
Kërkojini kontabilistit të konfirmojë se paketa është e aksesueshme dhe se është e qartë çfarë përfshin dorëzimi. Mbajini së bashku përgjigjet pasuese dhe shënoni nëse çdo pyetje është ende e hapur, ka marrë përgjigje apo është në pritje të shqyrtimit. Hapi juaj i radhës është të bini dakord me kontabilistin për një model të shkurtër dorëzimi dhe ta provoni për periudhën e ardhshme mujore.
- Konfirmoni periudhën dhe numrin e çështjeve të pazgjidhura në shënimin e dorëzimit.
- Kontrolloni që marrësi i synuar të ketë akses në dokumentacion.
- Regjistroni qartë shtesat e mëvonshme, në mënyrë që ndryshimet të jenë të dukshme.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet të presim derisa të jenë në dispozicion të gjitha faturat e pagesës?
Bini dakord për këtë me kontabilistin tuaj. Një paketë e dorëzuar në kohë, me mungesa të renditura qartë, mund të jetë më e dobishme sesa një vonesë e pashpjeguar. Për çdo dokument që mungon, përcaktoni një person përgjegjës dhe afatin e pritshëm për përditësim.
A do të thotë statusi «gati për shqyrtim» se regjistrimet janë miratuar?
Jo. Do të thotë se ekipi juaj i ka përgatitur regjistrimet për kontroll. Bini dakord veçmas se si do t’ju njoftojë kontabilisti për regjistrimet e shqyrtuara dhe për çdo punë tjetër të nevojshme.
Cilin raport të NeroBooks duhet të dërgojmë?
Pyeteni kontabilistin se çfarë informacioni i nevojitet dhe për cilën periudhë, pastaj verifikoni raportin përkatës dhe opsionet e ndarjes në llogarinë tuaj aktuale. Mos supozoni se çdo llogari ofron një format të caktuar.