Përcaktoni periudhën para se të diskutoni saldon
Filloni me llogarinë e saktë tregtare të klientit dhe një interval datash të përcaktuar qartë. Shpjegoni nëse pasqyra tregon veprimtarinë gjatë asaj periudhe apo të gjithë zërat e hapur në datën e mbylljes. Këto paraqitje u përgjigjen pyetjeve të ndryshme: paraqitja sipas periudhës ndihmon në shqyrtimin e veprimtarisë së fundit, ndërsa paraqitja e zërave të hapur ndihmon në identifikimin e detyrimeve që mbeten të pashlyera.
Kontrolloni si lidhet saldoja fillestare me regjistrat e mëparshëm. Nëse një klient ka disa degë ose llogari blerjeje, sqaroni se cilën llogari mbulon pasqyra, në vend që të supozoni se ekipi i tij i kontabilitetit do ta njohë atë. Një pasqyrë e përgatitur deri më 30 prill nuk pasqyron domosdoshmërisht një pagesë të regjistruar më 1 maj; shpjegojeni këtë diferencë kohore në vend që ta trajtoni si mospajtim.
- Konfirmoni emrin dhe referencën e llogarisë.
- Përcaktoni periudhën, datën e mbylljes dhe llojin e pasqyrës.
- Kontrolloni saldon fillestare kundrejt regjistrave të mëparshëm.
Përdorni referenca që e ndihmojnë klientin të gjejë dokumentet mbështetëse
Për çdo faturë, përdorni në mënyrë të njëtrajtshme numrin dhe datën e saj të regjistruar. Kur është e përshtatshme dhe informacioni është i disponueshëm, përfshini referencën e urdhërblerjes së klientit ose referencën e një fletëdorëzimi përkatës. Mos e zëvendësoni një dokument me një tjetër: fletëdorëzimi ndihmon në gjurmimin e dorëzimit, ndërsa fatura regjistron shumën e faturuar. Klientit mund t’i duhen të dyja për të shqyrtuar një çështje.
Kontrolloni pagesat e regjistruara kundrejt informacionit që keni në dispozicion. Nëse një klient thotë se ka paguar, por ju ende nuk mund ta lidhni pagesën me regjistrimet përkatëse, kërkoni datën, shumën dhe referencën e pagesës përmes kanalit tuaj të zakonshëm të komunikimit të biznesit. Përshkruajeni si pagesë në pritje të rakordimit, jo si një korrigjim të konfirmuar. Shmangni kërkimin e të dhënave bankare të panevojshme.
Ndajeni pasqyrën nga çështjet për sqarim
Sigurohuni që pasqyra të përputhet me regjistrimet bazë të llogarisë. Çështjet e pazgjidhura vendosini në një listë të veçantë pyetjesh ose në një mesazh shoqërues, duke përdorur të njëjtat referenca. Për shembull, dalloni një faturë që klienti po kundërshton nga një korrigjim që është regjistruar realisht. Përndryshe, një total i rishikuar që duket i dobishëm mund të merret gabimisht si një gjendje llogarie e dakordësuar.
Kjo ndarje e bën edhe komunikimin më të dobishëm. Në vend që t’i kërkoni klientit të shpjegojë të gjithë gjendjen e llogarisë, bëni për çdo zë një pyetje që mund të marrë përgjigje: cila dërgesë po vihet në diskutim, cila referencë pagese është përdorur ose cili dokument mungon? Caktoni një përgjegjës të brendshëm për çdo pyetje dhe bini dakord se kur klienti duhet të presë një përditësim, pa premtuar një rezultat përpara se të përfundojnë verifikimet.
- Renditni referencën dhe pyetjen përkatëse pranë saj.
- Tregoni çfarë është konfirmuar dhe çfarë duhet ende të verifikohet.
- Shënoni kush do ta shqyrtojë çështjen dhe datën e kontaktit të ardhshëm.
Shembull hipotetik: zëvendësoni një total të paqartë me një diskutim të qartë
Para: një furnitor i dërgon klientit një email: “Gjendja juaj e llogarisë për prillin është £1,240. Ju lutemi, kryeni pagesën.” Klienti përgjigjet se ka paguar tashmë £400 dhe se një dërgesë kishte mungesa në sasi. Asnjëri mesazh nuk identifikon faturën përkatëse, datën e pagesës ose fletëdërgesën, ndaj diskutimi ngec.
Pas: furnitori dërgon pasqyrën për llogarinë T104, që mbulon periudhën 1–30 prill, dhe shkruan: “Gjendja përfundimtare e regjistruar më 30 prill është £1,240. Na keni njoftuar për një pagesë prej £400, të kryer më 1 maj; ju lutemi, konfirmoni referencën e saj që të mund ta përputhim me regjistrimet. Pyetja juaj për sasinë lidhet me faturën INV-218 dhe fletëdërgesën DN-206. Po e verifikojmë veçmas këtë çështje; ende nuk është regjistruar asnjë korrigjim.”
Mesazhi shoqërues më pas përcakton personin e kontaktit të furnitorit dhe propozon një datë për përditësimin. Ai nuk e paraqet £840 si një gjendje të dakordësuar thjesht sepse klienti ka raportuar një pagesë. Suksesi është i dukshëm: klienti mund të identifikojë dokumentet e sakta, të japë referencën që mungon dhe të kuptojë cila çështje është ende në shqyrtim.
Kontrolloni kalimin e informacionit, pastaj dërgoni një veprim të qartë për hapin e radhës
Përpara dërgimit, kërkojini një kolegu të ndjekë një faturë nga pasqyra deri te regjistrimet e saj mbështetëse. A mund ta identifikojë llogarinë, të kuptojë datën kufi dhe të gjejë pyetjen përkatëse pa ju kërkuar shpjegime? Nëse jo, përmirësoni referencat ose mesazhin shoqërues. Dërgojani pasqyrën personit përkatës të kontaktit te klienti, përmes kanalit të zakonshëm të dakordësuar.
NeroTrade mbështet proceset e punës në tregtinë me shumicë, përfshirë fletëdërgesat, llogaritë tregtare, faturat, pasqyrat e llogarive, itineraret dhe arkëtimet. Konfirmoni cilat funksione janë aktivizuar për llogarinë tuaj të tregtarit përpara se të vendosni si t’i përgatisni ose t’i merrni regjistrimet. Cilindo proces pune të përdorni, veprimi juaj i radhës është i njëjtë: shqyrtoni pasqyrën e llogarisë së një klienti, sqaroni referencat e paqarta dhe kërkoni vetëm informacionin e nevojshëm për të çuar përpara çdo pyetje të hapur.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet të hiqet nga pasqyra një faturë e kundërshtuar?
Mos e hiqni thjesht për ta lehtësuar diskutimin. Mbajeni pasqyrën në përputhje me zërat e regjistruar dhe shpjegojeni veçmas kundërshtimin. Pasqyroni çdo korrigjim pasi të jetë verifikuar dhe regjistruar.
Po nëse një pagesë ka mbërritur pas datës kufi?
Shpjegoni se pasqyra pasqyron regjistrimet deri në datën e saj kufi. Pasi pagesa e mëvonshme të jetë konfirmuar dhe përputhur me regjistrimet, jepni gjendjen e përditësuar kur është e nevojshme, duke e dalluar qartë nga pasqyra fillestare.
A duhet të bashkëngjis çdo fletëdërgesë?
Jo domosdoshmërisht. Filloni me referenca të qarta dhe jepni dokumente mbështetëse kur ato ndihmojnë për t’iu përgjigjur një pyetjeje të caktuar. Përpara dërgimit, kontrolloni që bashkëngjitjet të lidhen me llogarinë e saktë të klientit.