1. Filloni me vetë seancën
Shkruani një përshkrim të shkurtër të asaj që do të ndodhë, në vend që të mbështeteni vetëm te emri i klasës. Një titull si “Seancë force” jep një ide të përgjithshme, por anëtarët duhet të dinë gjithashtu nëse po marrin pjesë në një seancë individuale apo në grup, kush do ta drejtojë dhe çfarë do të përfshijë seanca. Përdorni gjuhë të njohur dhe shpjegoni termat e specializuar.
Përqendrojeni përshkrimin te aktivitetet e planifikuara, jo te rezultatet. Për shembull, mund të shpjegoni se seanca përfshin nxehje dhe ushtrime me pesha, pa premtuar se pjesëmarrësit do të fitojnë forcë ose do të arrijnë një synim të caktuar. Nëse plani mund të ndryshojë, thuajeni qartë, në vend që t’i paraqitni të gjitha aktivitetet si të sigurta.
- Zgjidhni një titull përshkrues që e dallon seancën nga takimet tuaja të tjera.
- Tregoni nëse është seancë individuale apo në grup.
- Përmblidhni aktivitetet e planifikuara dhe identifikoni trajnerin.
2. Bëjeni të qartë orarin dhe pikën e takimit
Jepni së bashku datën, orën e fillimit dhe kohëzgjatjen e pritshme. Nëse anëtarët duhet të mbërrijnë para fillimit, tregoni sa më herët dhe shpjegoni arsyen, si p.sh. që të kenë kohë për të gjetur sallën. Shmangni shprehje si “ora e zakonshme”: një anëtar i ri, ose dikush që po kthehet pas një pushimi, mund të mos e dijë se çfarë nënkupton.
Përshkruajeni vendndodhjen në mënyrë që ta gjejë edhe dikush që vjen për herë të parë. Përfshini emrin dhe adresën e vendit, kur është e përshtatshme, pastaj shtoni pikën e takimit brenda, si recepsioni ose një studio me emër të caktuar. Për një seancë në internet, shpjegoni si do t’i marrë anëtari të dhënat për t’u lidhur dhe me kë të kontaktojë nëse nuk i ka marrë. Mos supozoni se të gjithë anëtarët përdorin të njëjtën mënyrë për të gjetur informacionin për seancën.
- Kontrolloni që data dhe dita e javës përputhen.
- Përcaktoni orën e fillimit dhe kohëzgjatjen, përfshirë çdo orar të kërkuar mbërritjeje.
- Jepni një pikë takimi të përcaktuar qartë dhe një person kontakti për pyetje praktike.
3. Shpjegoni përgatitjet pa e mbingarkuar mesazhin
Ndani gjërat e domosdoshme nga ato opsionale. Tregojuni anëtarëve çfarë të veshin ose të marrin me vete kur kjo ka rëndësi për aktivitetin e planifikuar, dhe nëse pajisjet do të sigurohen. Nëse duhet kryer ndonjë detyrë praktike paraprakisht, shpjegoni çfarë duhet bërë dhe kur. Shmangni shtimin e një liste të gjatë të përgjithshme që e bën të vështirë gjetjen e udhëzimeve të rëndësishme.
Mendoni për pyetjet që një anëtar mund të bëjë me të drejtë para se të niset: ku duhet të takohem me trajnerin, a më duhen pajisjet e mia dhe kush mund të sqarojë një udhëzim? Ftojini anëtarët t’ju drejtohen drejtpërdrejt për pyetje individuale rreth qasjes ose pjesëmarrjes. Mos përdorni përshkrimin e seancës për të dhënë këshilla mjekësore personale ose për të bërë supozime rreth asaj që dikush mund të bëjë në mënyrë të sigurt.
- Renditni fillimisht artikujt e kërkuar, pastaj përcaktoni ato opsionale.
- Tregoni çfarë do të siguroni ju dhe çfarë duhet të sjellë anëtari.
- Jepuni anëtarëve një mënyrë për të pyetur për nevojat praktike para seancës.
4. Provoni formulimin dhe mbajeni të përditësuar
Shembull hipotetik: një trajner planifikon një seancë individuale të quajtur “Hyrje në ushtrimet me pesha” të martën, 14 korrik, nga 10.00 deri në 10.45 paradite. Përshkrimi thotë se trajneri do të drejtojë nxehjen dhe do të prezantojë pajisje të përzgjedhura; anëtari duhet ta takojë te recepsioni pesë minuta para fillimit, të veshë rroba të rehatshme dhe të sjellë një shishe ujë. Trajneri do t’i sigurojë pajisjet. Adresa e ambientit dhe një kontakt për pyetje paraqiten krahas këtyre hollësive.
Para se ta publikoni ose ndani informacionin, krahasojeni me kalendarin tuaj dhe lexojeni sikur të do të merrnit pjesë për herë të parë. Një mënyrë e dobishme për të kontrolluar nëse informacioni është i qartë është të shihni nëse dikush që nuk e njeh seancën mund të përcaktojë aktivitetin, orarin e mbërritjes, pikën e takimit dhe artikujt e kërkuar pa ju kërkuar të sqaroni formulimin. NeroGym mbështet seancat dhe portalet e klientëve, megjithëse disponueshmëria varet nga konfigurimi. Kontrolloni çfarë mund të shohin anëtarët në konfigurimin tuaj; nëse ndryshon ndonjë hollësi, përditësoni informacionin përkatës dhe njoftoni anëtarët e prekur përmes një kanali të përshtatshëm kontakti.
- Kontrolloni informacionin që u shfaqet anëtarëve kundrejt planit të miratuar të seancës.
- Kërkojini një kolegu ose një anëtari të gatshëm të identifikojë hollësitë kryesore nga përshkrimi.
- Korrigjoni formulimet e paqarta dhe rishikojini sërish pas një ndryshimi.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
Sa hollësi duhet të përfshijë përshkrimi i një seance?
Përfshini aq informacion sa i duhet një anëtari për të kuptuar aktivitetin e planifikuar dhe për të mbërritur i përgatitur. Një përmbledhje e shkurtër e aktivitetit, orari, pika e takimit, lista e përgatitjeve dhe kontakti për pyetje shpesh janë më të dobishme se një program i gjatë.
Po nëse plani i aktivitetit mund të ndryshojë?
Përshkruani aktivitetet e planifikuara dhe, kur është e përshtatshme, sqaroni se plani mund të ndryshojë. Nëse një ndryshim ndikon te koha ose vendi ku duhet të paraqiten anëtarët, te gjërat që duhet të marrin me vete ose te pritshmëritë e tyre, përditësoni informacionin dhe njoftoni personat e prekur.
A duhet të përfshij hollësi përgatitore edhe për anëtarët që kthehen?
Po. Anëtarët që kthehen mund të marrin pjesë në një seancë tjetër ose të harrojnë ndonjë hollësi. Mbajini udhëzimet e përsëritura të shkurtra, por përfshini gjithçka që nevojitet për atë takim të veçantë.
A mund t’i shohin gjithmonë anëtarët hollësitë e seancës në NeroGym?
NeroGym mbështet seancat dhe portalet e klientëve, por disponueshmëria varet nga konfigurimi. Kontrolloni pamjen që u shfaqet anëtarëve dhe, nëse nuk jeni të sigurt, konfirmoni me ekipin cilat mundësi janë të disponueshme.