Nisuni nga kufizimet e klientëve, jo nga harta
Pyetini klientët se kur do të jetë i disponueshëm personi përkatës, në vend që të mbështeteni tek orari i përgjithshëm i hapjes. Një dyqan mund të hapet herët, ndërsa personi përgjegjës për llogarinë mund të vijë më vonë. Marrja e mallrave mund të kërkojë praninë e një punonjësi të magazinës, një zonë ngarkimi të aksesueshme dhe mallra të gatshme për t’u transportuar. Konfirmoni nëse intervali kohor i dhënë i referohet mbërritjes apo përfundimit të punës.
Përcaktoni një qëllim dhe një referencë të qartë për çdo ndalesë. Dalloni marrjen e mallrave të kthyera nga diskutimi i një fature ose marrja e një pagese të rënë dakord: këto kërkojnë përgatitje të ndryshme dhe mund të marrin kohë të ndryshme. Shmangni vendosjen e të dhënave të panevojshme të llogarisë në fletën e itinerarit të shoferit; përfshini vetëm ato që i nevojiten personit që kryen detyrën në atë ndalesë.
- Regjistroni intervalin kohor të rënë dakord, emrin e personit të kontaktit dhe numrin e tij të telefonit.
- Konfirmoni hyrjen, kufizimet e ngarkimit dhe gatishmërinë e mallrave.
- Vlerësoni kohën e qëndrimit në vend, duke përfshirë kontrollet dhe plotësimin e dokumenteve.
Caktoni përgjegjësi të veçanta për planifikuesin, shoferin dhe zyrën
Planifikuesi i itinerarit duhet të jetë përgjegjës për rendin e ndalesave dhe të konfirmojë se angazhimet mund të përmbushen brenda turnit në dispozicion. Përgjegjësi i magazinës duhet të kontrollojë hapësirën dhe nevojat për trajtimin e mallrave, kur këto përfshihen. Shoferi duhet të shqyrtojë çështjet praktike të hyrjes përpara nisjes, në vend që t’i zbulojë ato në hyrjen e parë me kufizime.
Caktoni një koleg në zyrë si përgjegjës për njoftimet ndaj klientëve dhe vendimet gjatë xhiros. Përcaktoni se kush mund të miratojë ndryshimin e një intervali kohor, anashkalimin e një ndalese ose një vizitë të përsëritur. Edhe nëse një person mbulon disa role, përcaktojini qartë përgjegjësitë. Klientët duhet të dinë se kë të kontaktojnë nëse disponueshmëria e tyre ndryshon.
- Përcaktoni personin që miraton itinerarin para nisjes.
- Bini dakord se si do t’i raportojë shoferi vonesat pasi të ketë parkuar në mënyrë të sigurt.
- Vendosni një rregull se kush i konfirmon me klientët ndryshimet e dakordësuara.
Balanconi kohën e udhëtimit me kohën e shërbimit dhe kapacitetin
Planifikoni fillimisht takimet me orare vërtet të pandryshueshme, pastaj përshtatni rreth tyre ndalesat fleksibël. Një itinerar më i shkurtër mund të mos funksionojë nëse mbërritja te klienti ndodh kur ai nuk është i disponueshëm. Po kështu, respektimi i çdo intervali të preferuar mund të kërkojë një xhiro të dytë. Shpjegojeni këtë kompromis përpara se të premtoni një orar që ekipi juaj nuk mund ta respektojë me siguri.
Llogaritni kohë për parkimin, ngarkimin, kontrollin e sasive dhe zgjidhjen e mospërputhjeve, jo vetëm për udhëtimin. Nëse automjeti kryen edhe dërgesa, merrni parasysh se si tërheqjet e mallrave ndryshojnë ngarkesën dhe qasjen te porositë e mbetura. Lini pak kohë të paplanifikuar, në vend që ta konsideroni çdo minutë si të disponueshme për një ndalesë tjetër.
- Dalloni intervalet e pandryshueshme nga preferencat që klientët mund t’i përshtatin.
- Kontrolloni ngarkesën pas çdo tërheqjeje mallrash, jo vetëm në nisje.
- Kalojeni një ndalesë në një xhiro tjetër nëse ajo nuk lë hapësirë reale për vonesa.
Provoni planin me një skenar vonese në një ndalesë
Shembull hipotetik: një tregtar me shumicë planifikon tri ndalesa. Një kafene kërkon që arkat për kthim të tërhiqen nga ora 9 deri në orën 10 të paradites. Personi i kontaktit për llogarinë e një shitësi me pakicë është i disponueshëm pas orës 10.30 të paradites për arkëtimin e pagesës së llogarisë, të rënë dakord paraprakisht. Një ofrues shërbimesh kateringu mund ta dorëzojë mallin e kthyer nga ora 11 e paradites deri në mesditë. Planifikuesi kontrollon hapësirën për arkat, konfirmon çdo detyrë dhe lë kohë ndërmjet takimeve.
Tani provoni skenarin e një vonese: arkat e kafenesë nuk janë gati, duke shtuar 25 minuta. Shoferi e raporton këtë në mënyrë të sigurt; zyra kontrollon nëse shitësi me pakicë mund të pranojë një vizitë më vonë pa rrezikuar intervalin e ofruesit të kateringut. Nëse jo, zyra bie dakord për një vizitë të veçantë te shitësi me pakicë, në vend që t’i kërkojë shoferit të nxitojë ose të mbërrijë pa paralajmërim.
- Rillogaritni oraret e ndalesave të mbetura duke marrë parasysh vonesën.
- Identifikoni angazhimin e parë ndaj një klienti që nuk do të mund të përmbushej më.
- Para nisjes, konfirmoni personin përgjegjës për planin alternativ dhe kontaktin e klientit.
Mbylleni xhiron me regjistrime që zyra mund t’i rakordojë
NeroTrade mbështet proceset e punës së tregtisë me shumicë, përfshirë fletëdorëzimet, llogaritë tregtare, faturat, pasqyrat e llogarive, itineraret, tërheqjet e mallrave dhe arkëtimet. Konfirmoni cilat funksione janë aktivizuar për biznesin tuaj dhe si duhet t’i përdorë ekipi juaj. Ndërtojeni procesin e punës mbi këto mundësi të konfirmuara; mos supozoni optimizim automatik të itinerareve ose lidhje me sisteme të tjera.
Pas xhiros, krahasoni oraret e planifikuara me ato reale të mbërritjes, regjistroni detyrat e kryera dhe të pakryera dhe sqaroni mospërputhjet sipas referencës përkatëse të klientit. Një tregues i verifikueshëm i suksesit është që çdo ndalesë të ketë një rezultat të qartë, çdo veprim i pambyllur të ketë një person përgjegjës dhe zyra të mund të kuptojë çfarë ka ndodhur pa i kërkuar shoferit të rindërtojë rrjedhën e ditës.
- Regjistroni arsyen pse një ndalesë zgjati më shumë ose nuk mund të përfundohej.
- Mbajini të ndara rezultatet e tërheqjes së mallrave nga rezultatet e pagesave të llogarive.
- Përdorni vonesat e përsëritura për të rishikuar kohën e parashikuar për xhiron e ardhshme.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet të zgjedhim gjithmonë itinerarin më të shkurtër?
Jo. Disponueshmëria e klientëve, mundësia e hyrjes për ngarkim dhe koha e nevojshme në vend mund ta bëjnë më praktik një itinerar pak më të gjatë. Krahasoni kohën e plotë të punës, jo vetëm kilometrat.
Po nëse një klient nuk mund të konfirmojë një interval për tërheqjen?
Trajtojeni ndalesën si paraprake. Bini dakord për një afat konfirmimi dhe shpjegoni se, pa konfirmim, mund të duhet të kalojë në një xhiro tjetër.
A mund t’i kombinojmë dërgesat dhe tërheqjet e mallrave?
Po, kur këtë e lejojnë oraret, hapësira në automjet dhe mënyra e organizimit të trajtimit të mallrave. Kontrolloni se si mallrat e tërhequra ndikojnë në ngarkesën e mbetur dhe mbani shënime të qarta për çdo detyrë.
A e optimizon automatikisht itinerarin NeroTrade?
Mos supozoni se optimizimi bëhet automatikisht. NeroTrade mbështet itineraret dhe grumbullimet, por duhet të konfirmoni funksionet e aktivizuara për biznesin tuaj dhe të mbani të qartë përgjegjësinë për planifikimin.