1. Përcaktoni cilat porosi kanë nevojë për një kërkesë pagese
Filloni me një përdorim të përcaktuar qartë, si porositë për t’u marrë me vete, të dakordësuara me telefon. Shmangni futjen e disa praktikave të ndryshme njëherësh. Stafi duhet të dijë kur të kërkojë shumën e plotë, kur të kërkojë miratimin e një menaxheri dhe kur klienti duhet të paguajë përmes një mënyre tjetër të dakordësuar.
Përcaktoni kush është përgjegjës për secilën pjesë të procesit. Personi që merr porosinë mund të përgatisë kërkesën, ndërsa një përgjegjës kontrollon shumën. Gjatë orareve me fluks, kjo ndarje funksionon vetëm nëse të dy përdorin të njëjtin regjistrim të porosisë. Përpara se të vazhdoni, kërkojini NeroPay të konfirmojë disponueshmërinë e lidhjeve të pagesës, kërkesat e konfigurimit, tarifat dhe kushtet e zbatueshme.
- Shënoni llojin e parë të porosisë që do të pranoni përmes këtij procesi.
- Caktoni personin përgjegjës për dërgimin e kërkesave dhe personin që e zëvendëson në mungesë.
2. Krijoni një lidhje të besueshme mes pagesës dhe porosisë
Caktojini çdo porosie një referencë përpara se të përgatitni kërkesën e pagesës. Përdorni një format që stafi mund ta lexojë me lehtësi dhe ta dallojë nga porositë e tjera të së njëjtës ditë. Ruajeni këtë referencë bashkë me artikujt e dakordësuar, sasitë, të dhënat e kontaktit të klientit dhe orarin e tërheqjes në regjistrin e porosive të restorantit tuaj.
Pyesni cilat fusha për referencën ose përshkrimin janë të disponueshme në shërbimin e pagesave dhe çfarë do të shohin klientët. Mos supozoni se një kërkesë përditëson automatikisht kasën ose sistemin tuaj të porosive. Nëse stafi duhet t’i përputhë pagesat manualisht, dokumentoni kalimin e informacionit dhe përdorni vazhdimisht të njëjtën referencë. Kufizojini përshkrimet e pagesave vetëm në informacionin e nevojshëm për identifikimin e porosisë.
- Lexojani klientit referencën e porosisë për ta konfirmuar.
- Kontrolloni se si stafi do ta gjejë regjistrimin përkatës të pagesës.
- Konfirmoni nëse përputhja bëhet manualisht apo mbështetet nga një funksion i disponueshëm.
3. Shpjegoni shumën totale përpara se të ndani lidhjen
Përsëritjani klientit porosinë dhe tregoni shumën e saktë të kërkuar. Shpjegoni nëse ajo mbulon të gjithë porosinë apo vetëm një pjesë të rënë dakord dhe përcaktoni çdo shumë që mbetet për t’u paguar. Kur zbatohet një tarifë dorëzimi apo ndonjë tarifë tjetër, bëjeni të qartë përpara se klienti të japë pëlqimin. Mos i lini klientët të hamendësojnë pse një kërkesë ndryshon nga totali sipas menusë.
Përgatitni një mesazh të shkurtër shoqërues me emrin e restorantit, referencën e porosisë, shumën, qëllimin dhe hollësitë e dakorduara për marrjen e porosisë. Shpjegoni se si mund t’ju kontaktojë klienti nëse diçka duket e pasaktë. Konfirmoni marrësin e synuar dhe të dhënat e kontaktit përpara dërgimit; edhe një kërkesë e llogaritur saktë mund të shkaktojë paqartësi nëse i shkon personit të gabuar.
- Krahasoni shumën e kërkuar me totalin përfundimtar të dakorduar të porosisë.
- Kontrolloni të dhënat e kontaktit të marrësit.
- Shqyrtojeni mesazhin nga këndvështrimi i klientit.
4. Provoni të gjithë procesin e kalimit të porosisë nga një punonjës te tjetri
Shembull hipotetik: një klient telefonon për të porositur dy vakte për t’i marrë me vete në orën 7 pasdite. Totali i dakorduar është £28, pa asnjë shumë të mbetur për t’u paguar pas pagesës. Një anëtar i stafit regjistron referencën T014, i përsërit klientit artikujt dhe orarin e marrjes, pastaj përgatit një kërkesë pagese për £28 duke ndjekur procedurën e konfirmuar të shërbimit.
Mesazhi shoqërues identifikon restorantin, referencën T014 dhe totalin e dakorduar. Pasi klienti paguan, anëtari i caktuar i stafit kontrollon statusin e pagesës përmes mënyrës së dakorduar të konfirmimit të shërbimit dhe regjistron rezultatin te referenca T014. Më pas, ekipi i kuzhinës dhe ai i dorëzimit të porosive ndjekin politikën e deklaruar të restorantit për përgatitjen. Këto hollësi janë ilustruese, jo çmime të NeroPay apo përshkrim i funksioneve të garantuara të produktit.
- Provojeni procedurën me një porosi shembull përpara se ta përdorni gjatë shërbimit.
- Kontrolloni që një anëtar tjetër i stafit të mund ta gjurmojë porosinë pa pyetur personin që e mori fillimisht.
- Konfirmoni me ekipin çdo mënyrë testimi të mbështetur përpara se të provoni një transaksion.
5. Kontrolloni gabimet dhe pagesat e pazgjidhura
Dërgimi i një lidhjeje nuk është i njëjtë me konfirmimin e pagesës. Përcaktoni bashkërisht cilin status pagese duhet të kontrollojë stafi dhe ku duhet ta kontrollojë. Mos u mbështetni vetëm te një pamje ekrani nga klienti apo te një mesazh që thotë se pagesa është përfunduar. Përpara se të dërgoni një kërkesë të dytë, shqyrtoni regjistrimin fillestar për të shmangur kërkimin e pagesës dy herë.
Planifikoni për ndryshime përpara se të ndodhin: një artikull shtesë, një shumë e pasaktë, një porosi që nuk merret ose një klient që nuk arrin të përfundojë pagesën. Konfirmoni se si trajtohen korrigjimet, anulimi dhe rimbursimet në shërbimin e disponueshëm. Mbajini të dukshme porositë e pazgjidhura gjatë dorëzimit të turnit, me një person të caktuar përgjegjës për ndjekjen e tyre, në vend që disa anëtarë të stafit të dërgojnë kujtesa të veçanta.
- Kontrolloni shumën, referencën, marrësin dhe statusin e pagesës përpara se të dërgoni një kujtesë.
- Regjistroni ndryshimet dhe tregojini qartë klientit se çfarë do të ndodhë më pas.
- Shqyrtoni kërkesat e pazgjidhura në fund të çdo turni.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A e përditëson automatikisht një lidhje pagese kasën e restorantit tonë?
Mos supozoni se po. Konfirmoni funksionet e disponueshme dhe çdo lidhje të mbështetur me NeroPay. Derisa kjo të konfirmohet, planifikoni një procedurë të qartë për përputhjen manuale duke përdorur referencën e porosisë suaj.
Çfarë duhet të bëjmë nëse porosia ndryshon pas dërgimit të kërkesës?
Kontrolloni fillimisht statusin e pagesës fillestare. Shpjegojini klientit totalin e rishikuar, pastaj ndiqni procedurën e konfirmuar të korrigjimit në vend që të lëshoni menjëherë një kërkesë tjetër.
Po nëse një klient thotë se ka paguar, por ne nuk mund ta përputhim pagesën me porosinë?
Kontrolloni referencën e porosisë, shumën dhe regjistrimin e pagesës përmes metodës së dakordësuar të konfirmimit. Kërkojini përgjegjësit të caktuar të hetojë përpara se të kërkoni sërish pagesën ose ta shënoni porosinë si të paguar.