Jepini secilit regjistrim një rol të qartë
Një kërkesë e klientit mund të nisë si kërkesë për informacion me telefon, të bëhet porosi dhe të përfundojë me një pagesë. Këto janë ngjarje të lidhura, jo regjistrime të këmbyeshme. Kërkesa për informacion shpjegon nevojën fillestare. Porosia e konfirmuar dokumenton mallrat ose shërbimet për të cilat është rënë dakord. Regjistrimi i pagesës ofron dëshmi për rezultatin e pagesës. Një shënim “paguar” te kërkesa për informacion nuk e zëvendëson kontrollin e regjistrimit të pagesës.
Zgjidhni një referencë kryesore që mbetet e dobishme gjatë gjithë punës. Nëse shumica e kërkesave për informacion shndërrohen shpejt në porosi, regjistrimi i porosisë mund të bëhet regjistrimi kryesor i punës pasi porosia të konfirmohet. Nëse kërkesat përfshijnë disa biseda përpara se të krijohet një porosi, mbani një regjistër të kërkesave për informacion dhe shtoni më vonë referencën e porosisë. Të dyja qasjet mund të funksionojnë; rregulli për kalimin e përgjegjësisë duhet të jetë i qartë, në mënyrë që kolegët të dinë ku të kërkojnë.
Lidhni referencat pa zëvendësuar origjinalet
Sisteme të ndryshme mund të gjenerojnë identifikues të ndryshëm. Ruajini këta identifikues dhe dokumentoni lidhjen ndërmjet tyre në një vend të përcaktuar me marrëveshje. Kur ka fusha të përshtatshme për referenca ose shënime, përdorini ato në mënyrë të njëtrajtshme. Përndryshe, një regjistër i kontrolluar i kalimit të përgjegjësisë mund të lidhë referencën e kërkesës me referencat e porosisë dhe pagesës. Kufizojini të dhënat e klientit në ato që nevojiten për këtë kalim dhe kufizoni aksesin në mënyrën e duhur.
Shmangni vendosjen me detyrim të së njëjtës referencë në çdo fushë: disa fusha kanë një qëllim ose format të caktuar. Po ashtu, mos u mbështetni vetëm te emri i klientit, sepse porositë e përsëritura dhe emrat e ngjashëm mund të shkaktojnë ngatërresa. Përcaktoni me marrëveshje se kush e shton secilën lidhje dhe kur. Nëse një kërkesë sjell dy porosi ose disa pagesa, renditni secilën lidhje në vend që të mbishkruani referencën e parë.
- Regjistroni referencën kryesore të kërkesës dhe anëtarin përgjegjës të ekipit.
- Shtoni referencën e secilës porosi kur porosia të konfirmohet.
- Shtoni referencën përkatëse të pagesës pasi të keni kontrolluar rezultatin e regjistruar të saj.
Një shembull hipotetik i kalimit nga kërkesa për informacion te pagesa
Shembull hipotetik: një biznes i vogël kateringu merr një kërkesë për një porosi që do të tërhiqet nga klienti. Një anëtar i ekipit e regjistron si ENQ-042 në regjistrin e kërkesave. Kur klienti pranon përzgjedhjen e dakordësuar, biznesi krijon porosinë ORD-118 në sistemin e tij të porosive. Regjistri i lidh të dyja referencat, ndërsa regjistrimi i porosisë bëhet burimi përcaktues për sasitë, orarin e tërheqjes dhe çmimin e dakordësuar.
Gjatë tërheqjes, klienti paguan me kartë. Ekipi kontrollon rezultatin e pagesës në shërbimin e pagesave dhe shënon referencën përkatëse të pagesës pranë ORD-118 në regjistrin e dorëzimeve. Kur klienti pyet më vonë për pagesën, stafi ndjek lidhjen nga ENQ-042 te ORD-118 dhe më pas te regjistrimi i pagesës. Ky është një shembull i një procesi manual të dakordësuar, jo një pretendim se produkte të caktuara i shkëmbejnë automatikisht këto të dhëna.
Ndani funksionalitetet e konfirmuara nga pyetjet për integrimin
NeroPay ofron terminale kartash dhe shërbime pagesash, NeroPOS/softuer ePOS, NeroWeb porositje në internet dhe faqe interneti, NeroBooking softuer rezervimesh, si dhe mundësi pagesash me QR. NeroWeb mbështet porositjen e drejtpërdrejtë në internet. Këto funksione, në vetvete, nuk vërtetojnë se një kërkesë, një porosi dhe një pagesë kanë një referencë të përbashkët ose përditësojnë automatikisht njëra-tjetrën.
NeroConnect shërben për të lidhur ofruesit e softuerit/POS dhe tregtarët e tyre me shërbimet e pagesave. Çdo integrim i veçantë duhet gjithsesi të konfirmohet me ekipin. Pyesni se cilat të dhëna transferohen, në çfarë drejtimi, çfarë e aktivizon transferimin dhe si shfaqen dështimet. Derisa këto hollësi të konfirmohen, planifikoni një kalim manual të të dhënave. Duhet të konfirmohen gjithashtu disponueshmëria e produkteve, pajisjet e mbështetura, integrimet dhe kushtet tregtare.
- Pyesni nëse mbështeten sistemet tuaja specifike dhe rrjedha e synuar e punës.
- Konfirmoni nëse transferohen referencat, statuset apo të dyja.
- Bini dakord për një zgjidhje rezervë në rast përditësimesh që mungojnë, regjistrimesh të dyfishta dhe kalimesh të ndërprera të të dhënave.
Testoni gjurmueshmërinë përpara se të mbështeteni tek ajo
Shqyrtoni hap pas hapi një kërkesë të thjeshtë dhe një rast përjashtimor, si një porosi e ndryshuar pas konfirmimit. Kontrolloni që një ndryshim të mos ketë fshirë lidhjet fillestare. Mbajeni statusin operacional të ndarë nga statusi i pagesës: një porosi mund të jetë gati për t'u tërhequr ndërkohë që pagesa ende duhet kontrolluar. Nëse regjistrimet nuk përputhen, ekipi duhet të dijë cilin burim të konsultojë dhe kush e zgjidh mospërputhjen.
Kontrolli i matshëm i suksesit është i thjeshtë: një koleg që nuk është marrë me kërkesën mund të gjejë porosinë e dakordësuar, të gjejë provat përkatëse të pagesës dhe të identifikojë veprimin e radhës pa hamendësuar. Hapi juaj i ardhshëm është të paraqitni në një faqe një rrjedhë ekzistuese pune, të përcaktoni regjistrimin që shërben si burim përcaktues në çdo fazë dhe t'ia drejtoni ekipit të NeroPay çdo pyetje të pazgjidhur lidhur me integrimin.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet klientët të japin referencën e kërkesës apo referencën e porosisë?
Pasi një porosi të konfirmohet, jepuni klientëve referencën që ekipi juaj përdor për ta gjetur atë porosi. Ruajeni brenda sistemit tuaj lidhjen me kërkesën e mëparshme, në mënyrë që secila referencë ta çojë stafin te regjistrimi i duhur.
A do të thotë një referencë e përbashkët se sistemet janë të sinkronizuara?
Jo. Një referencë e përbashkët ndihmon në identifikimin e regjistrimeve të lidhura; ajo nuk provon se ndryshimet ose statuset e pagesave transferohen ndërmjet sistemeve. Konfirmoni integrimin specifik dhe kufizimet e tij.
Po nëse një porosi ka më shumë se një pagesë?
Mbajeni secilën referencë pagese të lidhur veçmas me porosinë. Kontrolloni rezultatet individuale në vend që t'i zëvendësoni me një shënim të vetëm “paguar” pa prova mbështetëse.
Cilit regjistrim duhet t'i besojë stafi kur statuset nuk përputhen?
Përdorni burimin e dakorduar për atë fakt: porosinë e konfirmuar për atë që po furnizohet dhe regjistrin e shërbimit të pagesave për rezultatin e pagesës. Caktoni dikë që të hetojë dhe të korrigjojë mospërputhjen.