1. Përgatitni të dhënat që shoqërojnë regjistrat tuaj
Mbani një fletë reference me emrin e biznesit tuaj, çdo emër tregtar, të dhënat e kontaktit dhe personin përgjegjës për pyetjet rreth mbajtjes së llogarive. Përdorni vazhdimisht të njëjtat të dhëna kur identifikoni regjistrat tuaj. Nëse dokumentet më të vjetra përdorin një emër ose adresë tjetër, shënojeni këtë në vend që të ndryshoni origjinalet.
Më pas, bëni një inventar të asaj që keni tashmë: regjistrat e shitjeve, faturat e furnitorëve, kuponët e shpenzimeve, pasqyrat e pagesave dhe çdo tabelë elektronike ekzistuese për mbajtjen e llogarive. Shënoni ku ruhet secili grup dhe cilat data mbulon. Kjo e ndihmon mbajtësin e llogarive tuaja të identifikojë mungesat pa pasur nevojë të kërkojë në disa kuti postare elektronike.
- Krijoni një fletë reference për të dhënat e biznesit dhe vendndodhjet e regjistrave.
- Renditni veçmas dokumentet që mungojnë, në mënyrë që të mos harrohen gjatë punës së konfigurimit.
2. Përcaktoni pikënisjen e regjistrave tuaj
Zgjidhni një datë të qartë fillimi me mbajtësin e llogarive tuaja përpara se të hidhni një sasi të madhe regjistrash të prapambetur. Nisja me një periudhë të fundit mund ta bëjë detyrën fillestare më të menaxhueshme, ndërsa përfshirja e regjistrave më të vjetër mund të ofrojë më shumë kontekst. Megjithatë, kjo kërkon kontrolle shtesë dhe rrit mundësinë e mbivendosjes me punën e përfunduar tashmë diku tjetër.
Mos supozoni se çdo rresht në një tabelë elektronike ose çdo zë në një pasqyrë duhet të kthehet në një regjistrim të ri. Pyetni mbajtësin e llogarive tuaja se çfarë duhet transferuar dhe si të trajtohen zërat e pashlyer ose totalet ekzistuese. Mbajini të aksesueshme dokumentet burimore më të vjetra, edhe nëse janë jashtë periudhës së fillimit për të cilën keni rënë dakord.
- Shënoni datën e fillimit dhe fushën e punës për të cilat keni rënë dakord.
- Identifikoni regjistrimet e futura tashmë në një sistem tjetër.
- Mbajini çështjet fillestare të pazgjidhura në një listë të përbashkët pyetjesh.
3. Organizoni të ardhurat, shpenzimet dhe dokumentacionin mbështetës
Gruponi dokumentet burimore në mënyrë që edhe një person që nuk i njeh të mund t’i ndjekë. Për çdo zë të ardhurash ose shpenzimesh, synoni të përcaktoni datën, shumën, klientin ose furnitorin, qëllimin dhe dokumentin mbështetës, kur është i disponueshëm. Ruajini skedarët origjinalë të paprekur dhe përdorni emërtime të njëtrajtshme për skedarët në dosjet tuaja të dokumenteve.
Një regjistrim shitjeje, një pagesë nga klienti dhe paratë që mbërrijnë në një llogari mund të përshkruajnë faza të ndryshme të të njëjtit transaksion. Trajtimi i secilit si e ardhur më vete mund të krijojë dublime. Po kështu, një kupon dhe pagesa përkatëse nuk janë automatikisht dy shpenzime. Pyeteni kontabilistin tuaj si duhen pasqyruar këto dhe verifikoni opsionet përkatëse në llogarinë tuaj aktuale NeroBooks.
- Ndajini dokumentet që presin sqarim nga ato që janë gati për regjistrim.
- Shënoni dublimet e mundshme në vend që të fshini provat dokumentare.
- Shënoni çfarë mungon kur nuk mund të gjendet një kupon ose faturë.
4. Vendosni kush i hedh të dhënat, i kontrollon dhe sqaron paqartësitë
Bini dakord për përgjegjësitë përpara kontrollit të parë. Ju mund të mblidhni dokumentet dhe të shpjegoni blerjet, ndërsa kontabilisti juaj kontrollon si janë organizuar regjistrimet. Si alternativë, kontabilisti mund të kryejë regjistrimin nga dokumentet që i jepni. Nëse bëni më shumë vetë, mund të pakësoni punën e dorëzimit, por vetëm nëse mënyra e punës është e njëtrajtshme dhe e dakordësuar.
Përcaktoni një ritëm kontrolli që i përshtatet vëllimit të aktivitetit dhe zgjidhni një vend ku të mbani pyetjet pa përgjigje. Për çdo pyetje, përfshini referencën e dokumentit, çfarë duhet sqaruar dhe kush do të përgjigjet. Konfirmoni opsionet e aksesit ose të ndarjes që janë të disponueshme në llogarinë tuaj aktuale, në vend që të supozoni se kontabilisti juaj mund të shohë gjithçka.
- Caktoni një person përgjegjës për mbledhjen, regjistrimin dhe kontrollin e dokumenteve.
- Bini dakord se kur do të shqyrtohen pyetjet dhe kush do t’u përgjigjet.
- Konfirmoni si do të ndahen regjistrimet dhe raportet.
5. Provoni një grup të vogël regjistrash përpara se të vazhdoni
Shembull hipotetik: një biznes i ri kopshtarie ka gjashtë fatura për klientët, katër kuponë blerjesh dhe një pasqyrë pagesash për javën e parë. Pronari i mbledh këto dokumente, por vëren se një pagesë nga klienti shfaqet si në një fletëllogaritëse, ashtu edhe në pasqyrë. Ai e shënon këtë mbivendosje dhe pyet kontabilistin si ta pasqyrojë, në vend që t’i regjistrojë të dyja si të ardhura të reja.
Përdorni një grup dokumentesh po aq të menaxhueshëm për të provuar rrjedhën tuaj të punës. Kriteri i verifikueshëm i suksesit është gjurmueshmëria: a mund të zgjidhni një zë të regjistruar, të gjeni dokumentin e tij mbështetës dhe të shpjegoni shumën e tij pa kërkuar në disa vende? Shqyrtoni një raport të disponueshëm me kontabilistin tuaj dhe hetoni diferencat e pashpjeguara përpara se të përpunoni pjesën tjetër.
- Zgjidhni një grup të vogël dokumentesh që përmban si të ardhura, ashtu edhe shpenzime.
- Kontrolloni çdo zë kundrejt provave dokumentare mbështetëse.
- Sqaroni regjistrimet e paqarta dhe shënoni mënyrën e dakordësuar të punës për grupet e ardhshme të dokumenteve.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A më duhet çdo kupon i vjetër përpara se të filloj?
Jo domosdoshmërisht. Bini dakord me kontabilistin tuaj për periudhën e fillimit, mblidhni çfarë është e disponueshme dhe renditni qartë provat dokumentare që mungojnë. Mos shpikni hollësi për të plotësuar boshllëqet.
A duhet t’i organizoj vetë regjistrimet apo t’ia lë këtë kontabilistit tim?
Bini dakord së bashku për ndarjen e detyrave. Mbledhja e dokumenteve dhe shpjegimi i transaksioneve janë përgatitje e dobishme, edhe nëse kontabilisti juaj merret me regjistrimin dhe kontrollin. Shmangni regjistrimin e të njëjtit grup dokumentesh në mënyrë të pavarur nga të dy personat.
A mund të supozoj se NeroBooks lidhet me bankën time ose dorëzon deklarata?
Jo. Konfirmoni funksionalitetet specifike në llogarinë tuaj aktuale. Planifikoni përgatitjen duke u bazuar te regjistrimet ku keni akses, në vend që të supozoni se është e disponueshme një lidhje bankare ose një funksion për dorëzimin e deklaratave.
Çfarë duhet të bëj pas grupit provë të dokumenteve?
Kërkojini personit që mban kontabilitetin tuaj të shqyrtojë çdo paqartësi, të konfirmojë mënyrën e punës dhe të bini dakord për grupin e ardhshëm të dokumenteve. Vazhdoni të përdorni të njëjtën mënyrë emërtimi dhe kontrolli të dokumenteve.