Dalloni interesin, miratimin dhe anëtarësimin aktiv
Dikush që pyet për mundësitë e anëtarësimit nuk ka zgjedhur domosdoshmërisht një anëtarësim apo përfunduar procesin tuaj të regjistrimit. Përgjigjja ndaj një kërkese për informacion duhet t’i përgjigjet pyetjes së personit pa lënë të kuptohet se anëtarësimi ka filluar. Shmangni shprehje si “gjithçka është gati për ju” kur e vetmja gjë e konfirmuar është se ekipi juaj ka marrë një mesazh.
Miratimi dhe anëtarësimi aktiv mund të kenë gjithashtu kuptime të ndryshme në mënyrën si funksiononi. Nëse procesi juaj përfshin miratimin përpara një date fillimi, shpreheni këtë qartë. Mbështetuni te kushtet reale të anëtarësimit tuaj për të përcaktuar çfarë mund të bëjë personi tani; mos supozoni se një aplikim i miratuar, të dhënat e një klienti apo një mesazh mirëseardhjeje vërtetojnë se personi mund të marrë pjesë në një seancë të caktuar.
Zgjidhni hapin e radhës që i përshtatet situatës së personit
Për një kërkesë për informacion, hapi i dobishëm i radhës mund të jetë zgjedhja midis mundësive të anëtarësimit, bërja e një pyetjeje ose caktimi i një bisede. Për dikë që pret konfirmim, shpjegoni çfarë duhet të kontrollojë ekipi juaj dhe kush do të përgjigjet. Për një anëtar aktiv, përgjigjuni pyetjes praktike që ka bërë, si për shembull si të caktojë një seancë ose çfarë të bëjë kur të mbërrijë.
Ofrimi i disa mundësive mund të jetë i dobishëm kur dikush ende po krahason alternativat, por një listë e gjatë mund ta bëjë të paqartë veprimin e menjëhershëm. Pasi zgjedhja e personit të jetë e qartë, përqendrojeni mesazhin te detyra e radhës. Mbajini të ndara statusin e anëtarësimit dhe organizimin e seancave: konfirmimi i njërit nuk duhet të nënkuptojë në heshtje konfirmimin e tjetrit.
- Përcaktoni çfarë po kërkon personi: informacion, konfirmim anëtarësimi apo pjesëmarrje.
- Kontrolloni çfarë është konfirmuar tashmë përpara se të zgjidhni formulimin.
- Jepni një veprim të menjëhershëm, së bashku me një mënyrë alternative kontakti nëse personi ka nevojë për ndihmë.
Një kërkesë hipotetike për informacion: para dhe pas
Shembull hipotetik: Alex pyet: “Jam i interesuar të anëtarësohem. A mund të vij në seancën e së martës në mbrëmje?” Një përgjigje e nxituar thotë: “Mirë se na u bashkove, Alex. Shihemi të martën!” Kjo tingëllon mikpritëse, por e lë Alex të paqartë nëse anëtarësimi është aktiv, nëse është konfirmuar një vend në seancë dhe nëse kërkohet diçka tjetër.
Një përgjigje më e qartë do të ishte: “Faleminderit për interesimin, Alex. Kjo është ende një kërkesë për informacion rreth anëtarësimit; nuk kemi konfirmuar një anëtarësim aktiv ose një vend në seancën e së martës. Ju lutemi, na tregoni cilin opsion anëtarësimi po shqyrtoni. Ekipi ynë i recepsionit do t'ju shpjegojë hapat e anëtarësimit dhe do të kontrollojë organizimin e seancës së të martës përpara se të konfirmojë vizitën tuaj.”
Pasi të përfundojnë kontrollet përkatëse, përgjigjja pasuese mund të jetë më e shkurtër dhe më e prerë. Nëse konfirmohen si anëtarësimi, ashtu edhe pjesëmarrja, thuajeni shprehimisht dhe jepni detajet konkrete të seancës. Nëse është aktiv vetëm anëtarësimi, konfirmojeni këtë fakt duke shpjeguar se si duhet të veprojë Alex për të marrë pjesë në një seancë. Mos kopjoni formulimin e shembullit nëse ai nuk përputhet me procesin tuaj.
Kontrolloni të dhënat përpara se të bëni një premtim
Përpara se të përgjigjeni, kontrolloni informacionin që përdor palestra juaj për të përcaktuar statusin e anëtarësimit, çdo datë fillimi që zbatohet dhe organizimin e seancës për të cilën po diskutohet. Nëse të dhënat nuk përputhen ose kuptimi i një statusi është i paqartë, kërkojini kolegut përgjegjës ta sqarojë. Tregojini klientit çfarë duhet kontrolluar, në vend që të hamendësoni ose ta kaloni nga një punonjës te tjetri.
NeroGym mbështet anëtarësimet, seancat, regjistrimet e hyrjeve, portalet e klientëve dhe raportet, ndërsa disponueshmëria varet nga konfigurimi. Konfirmoni cilat funksione përdor palestra juaj përpara se ta drejtoni dikë te një portal ose të përshkruani një proces. Një udhëzim për portalin është i dobishëm vetëm kur personi mund të hyjë në shërbimin përkatës dhe e di çfarë duhet të bëjë atje.
- Kontrolloni të dhënat e anëtarësimit dhe çdo datë përkatëse fillimi.
- Verifikoni veçmas detajet e seancës kur kërkohet pjesëmarrje.
- Përcilljani pyetjet e pazgjidhura një kolegu të caktuar ose ekipit përgjegjës.
- Dërgoni një konfirmim të qartë pasi të jetë zgjidhur çështja e mbetur pezull.
Bëjeni të qartë kalimin e përgjegjësisë për klientët dhe kolegët
Klienti nuk duhet të ketë nevojë ta përsërisë të gjithë bisedën kur çështjen e merr përsipër një anëtar tjetër i ekipit. Siguroni një dorëzim të përmbledhur të çështjes sipas procesit të punës për të cilin keni rënë dakord: çfarë ka kërkuar personi, çfarë është konfirmuar, çfarë mbetet e hapur dhe kush po merret me të. Regjistroni vetëm informacionin e nevojshëm për trajtimin e kërkesës.
Një tregues i dukshëm suksesi është nëse një koleg mund të lexojë mesazhin më të fundit dhe të identifikojë statusin e personit dhe veprimin e radhës pa hamendësuar. Shqyrtoni një kërkesë të fundit për informacion krahas një mesazhi për një anëtar aktiv. Nëse të dyja përdorin të njëjtin formulim të paqartë mirëseardhjeje, rishikojini në mënyrë që secili të shpjegojë çfarë mund të bëjë klienti tani.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A do të thotë një kërkesë për informacion se dikush është anëtar?
Jo. Trajtojeni si kërkesë për informacion, përveç rastit kur procesi juaj i anëtarësimit është përfunduar dhe statusi përkatës i anëtarësimit është konfirmuar.
A mund t'i urojmë dikujt mirëseardhjen përpara se anëtarësimi të jetë aktiv?
Po, por mbajeni mirëseardhjen të ndarë nga konfirmimi. Falënderojeni për interesimin dhe shpjegoni çfarë mbetet për t'u bërë, pa lënë të kuptohet se mund të marrë pjesë që tani.
Po nëse një anëtar aktiv kërkon të marrë pjesë në një seancë?
Konfirmoni veçmas organizimin e seancës. Vetëm anëtarësimi aktiv nuk duhet të përdoret si provë se është siguruar një vend në një seancë të caktuar.
A duhet që çdo përgjigje t'i drejtojë njerëzit te një portal klientësh?
Vetëm kur kjo mënyrë është e disponueshme dhe e përshtatshme për konfigurimin tuaj. NeroGym mbështet portalet e klientëve, por disponueshmëria varet nga konfigurimi; konfirmoni procesin përpara se të jepni udhëzime.