Fletëdorëzimi shërben për dorëzimin e mallrave
Fletëdorëzimi ndihmon personelin e magazinës, shoferin dhe klientin tuaj të bien dakord se cilat mallra po dorëzohen. Të dhënat e dobishme përfshijnë klientin dhe vendin e dorëzimit, datën e dorëzimit, përshkrimet e produkteve, sasitë dhe një referencë unike të dorëzimit. Kur klienti jep një numër të porosisë së blerjes, përfshirja e kësaj reference në dokumentet përkatëse ia lehtëson kontrollet gjatë pranimit.
Qëllimi i tij operacional është të ndihmojë kontrollin, jo të kërkojë pagesë. Marrësi duhet t'i krahasojë mallrat me fletëdorëzimin dhe të shënojë artikujt që mungojnë, janë dëmtuar ose nuk priteshin. Vetëm fletëdorëzimi nuk vërteton se çdo artikull është pranuar pa probleme; ruani bashkë me të çdo regjistrim të mospërputhjeve.
Fatura shpjegon kërkesën për pagesë
Fatura i tregon klientit për çfarë po e tarifoni dhe i ofron ekipit të tij të kontabilitetit një referencë për trajtimin e kësaj kërkese. Për këtë proces pune, të dhënat e rëndësishme janë llogaria e saktë, mallrat që faturohen, shumat, kushtet e dakordësuara të pagesës dhe referencat që lidhen me regjistrat përkatës të porosisë dhe dorëzimit.
Mos prisni që fatura të zëvendësojë kontrollin gjatë pranimit të mallrave. Një punonjës i kontabilitetit mund ta shohë faturën pa i parë kurrë mallrat. Po ashtu, personi që shkarkon mallrat e dorëzuara mund të mos ketë asnjë përgjegjësi për pagesat. Pyeteni klientin se kujt duhet t'i dërgohet secili dokument, në vend që të supozoni se një kontakt i vetëm merret me gjithçka. Ky është një dallim operacional, jo udhëzim për kërkesat lidhur me dokumentacionin tatimor.
Zgjidhni dokumentin sipas detyrës, jo vetëm sipas momentit
Nëse detyra e menjëhershme është kontrolli i një dërgese, jepni fletëdorëzimin. Nëse është kërkesa për pagesë, jepni faturën. Kur të dyja detyrat kryhen njëkohësisht, klientit mund t'i nevojiten të dyja dokumentet. Për një llogari tregtare me disa dorëzime, një pasqyrë e llogarisë mund të ndihmojë në shqyrtimin e gjendjes së saj, por referencat individuale të faturave dhe dorëzimeve mbeten të rëndësishme kur dikush kërkon sqarime për një tarifim të caktuar.
Bini dakord si do të trajtohen dërgesat e ndara përpara se të kryhen. Faturimi për çdo dërgesë mund ta bëjë rakordimin më të thjeshtë, ndërsa grupimi i dërgesave mund të zvogëlojë numrin e kërkesave për pagesë që duhet të trajtojë klienti. Secila qasje kërkon lidhje të qarta mes dokumenteve dhe duhet të ndjekë marrëveshjet tuaja. Përcaktoni gjithashtu kush i regjistron mungesat dhe kush e shqyrton ndikimin e tyre në faturë; mos ia lini shoferit ta improvizojë këtë vendim.
- Pyesni cilat referenca i duhen klientit për të rakorduar mallrat me shumat e faturuara.
- Konfirmoni kontakte të veçanta për pranimin e mallrave dhe kontabilitetin, kur është e nevojshme.
- Bini dakord si do të regjistrohen dërgesat e pjesshme dhe mospërputhjet.
Shembull hipotetik: një porosi, dy dorëzime
Një kafene porosit 12 arka me pije nga një tregtar me shumicë, sipas urdhërblerjes CAFE-42. Tetë arka mbërrijnë të martën me fletëdorëzimin DN-108; katër të tjerat mbërrijnë të enjten me DN-115. Çdo fletëdorëzim tregon sasitë përkatëse të dorëzuara dhe të njëjtën referencë të urdhërblerjes së klientit. Menaxheri i kafenesë mund të kontrollojë çdo dërgesë pa e ngatërruar dorëzimin e parë me porosinë e plotë.
Supozoni se është rënë dakord që faturimi të bëhet pasi të jetë dorëzuar e gjithë porosia. Fatura INV-260 mbulon atëherë 12 arkat dhe u referohet CAFE-42, DN-108 dhe DN-115. Personi i kontaktit për kontabilitetin e kafenesë mund ta lidhë shumën e faturuar me të dyja dërgesat. Nëse personi që pranon mallrat të martën regjistron vetëm shtatë arka të marra, tregtari me shumicë duhet ta hetojë këtë mospërputhje përpara se ta konsiderojë dokumentacionin të mbyllur; sasia e porositur fillimisht nuk është provë dorëzimi.
Provoni nëse referencat funksionojnë në praktikë
Zgjidhni një porosi të përfunduar dhe ndiqeni nga nisja e mallit deri te kërkesa për pagesë. A mundet dikush që nuk është marrë me shitjen të identifikojë çfarë ka mbërritur, të gjejë çdo mospërputhje të raportuar dhe të kuptojë cilat dërgesa mbulon fatura? Ky është një kontroll i verifikueshëm i suksesit. Nëse duhet të pyesë shitësin se çfarë ka ndodhur, përmirësoni referencat ose shënimet e dorëzimit në vend që të shtoni dokumente të tjera të palidhura.
NeroTrade mbështet proceset e punës së tregtisë me shumicë, përfshirë fletëdorëzimet, llogaritë tregtare, faturat, pasqyrat e llogarisë, itineraret dhe arkëtimet. Konfirmoni cilat funksione janë aktivizuar për llogarinë tuaj të tregtarit përpara se të planifikoni procesin tuaj rreth tyre. Hapi juaj i radhës është të shqyrtoni një porosi tipike me kolegët e ekspedimit dhe të kontabilitetit, pastaj të bini dakord për një format të përbashkët referencash dhe për përgjegjësinë për zgjidhjen e mospërputhjeve.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet të shoqërohet çdo dërgesë me faturë në të njëjtën kohë?
Jo domosdoshmërisht. Klientit mund t'i duhet një fletëdorëzim në momentin e dorëzimit dhe një faturë më vonë, sipas marrëveshjeve tuaja. Sqaroni afatet që asnjëri ekip të mos e ngatërrojë mungesën e dokumentacionit me mungesën e një kërkese për pagesë.
A mund të mbulojë një faturë disa dërgesa?
Kjo mund të jetë një zgjedhje operative kur përputhet me marrëveshjet tuaja. Identifikoni qartë dërgesat, në mënyrë që klienti të mund të kontrollojë çdo pjesë të shumës së faturuar pa hamendësuar.
Po nëse fletëdorëzimi dhe fatura tregojnë sasi të ndryshme?
Kontrolloni porosinë, regjistrimet e dorëzimit dhe çdo shënim për mungesa ose kthime. Shpjegojani klientit ndryshimin dhe korrigjoni regjistrimin përkatës, në vend që të supozoni se njëri prej dokumenteve është i saktë.
A është pasqyra e llogarisë e njëjtë me faturën?
Jo. Pasqyra e llogarisë ndihmon në shqyrtimin e aktivitetit dhe të zërave të pashlyer në një llogari. Fatura identifikon një kërkesë të caktuar për pagesë; mbajeni referencën e saj në dispozicion kur diskutoni zërat e pasqyrës së llogarisë.