Zgjidhni sipas pasojave, jo vetëm sipas shumës
Një shqyrtim që nis nga shuma më e madhe është i lehtë për t’u organizuar dhe mund të ndihmojë kur një lëvizje me vlerë të konsiderueshme nuk ka shpjegim. Dobësia e tij është se vetëm shuma tregon pak për punën e nevojshme. Një blerje me vlerë të madhe, me faturë përkatëse dhe shpjegim të qartë biznesi, mund të kërkojë më pak vëmendje sesa regjistrime të vogla të përsëritura që askush nuk arrin t’i identifikojë.
Një qasje që u jep përparësi pasojave pyet se çfarë mbetet e pasqaruar nëse një çështje lihet për më vonë. A ndikon ajo në disa regjistrime? A po pret dikush një përgjigje përpara se të veprojë? A po bëhet më e vështirë sigurimi i një burimi të dobishëm provash? Përdorini këto pyetje për të sugjeruar përparësitë, pastaj lëreni kontabilistin tuaj të përshtatë rendin. Trajtojeni një lëvizje të pazakontë si diçka që duhet hetuar, jo si provë të një gabimi.
Krahasoni lëvizjet e pashpjeguara me dokumentacionin që mungon
Dhënia e përparësisë lëvizjeve të pashpjeguara ka kuptim kur ekipi nuk mund të thotë se me çfarë lidhen paratë, nëse dy regjistrime kanë të bëjnë me të njëjtën ngjarje ose pse një shumë ndryshon nga dokumenti mbështetës. Mblidhni datën, shumën, referencën dhe regjistrimet përkatëse. Shmangni ndryshimin e një regjistrimi vetëm për t’i bërë shifrat të duken sikur përputhen.
Një qasje që nis nga dokumentacioni funksionon më mirë kur veprimtaria përkatëse është e qartë, por provat janë të paplota. Ana negative është se kontabilisti juaj mund të shpenzojë kohë për të identifikuar dokumente që ekipi juaj mund t’i kishte siguruar vetë. Ndajini detyrat e thjeshta të sigurimit të dokumenteve nga pyetjet që kërkojnë vërtet shqyrtim: për një blerje të njohur me faturë ose kupon që mungon, duhet ndjekur sigurimi i dokumentit; një pagesë e panjohur pa qëllim të qartë kërkon shqyrtim.
- Për një lëvizje të pashpjeguar, tregoni çfarë dihet dhe çfarë mbetet e pasqaruar.
- Për dokumentacionin që mungon, përcaktoni dokumentin e nevojshëm dhe personin që do ta kërkojë.
- Nëse vlejnë të dyja rastet, mbajini së bashku si një çështje të vetme shqyrtimi, në vend që të krijoni detyra konkurruese.
Jepuni përparësi pyetjeve që pengojnë punën
Ndonjëherë, zëri më i përshtatshëm për t’u shqyrtuar i pari nuk është as lëvizja më e madhe, as dëftesa më e vjetër që mungon. Është një pyetje, përgjigjja e së cilës përcakton si duhen trajtuar disa zëra të tjerë. Për shembull, ekipi mund të mos e dijë nëse një dokument furnitori zëvendëson një version të mëparshëm apo lidhet me një blerje tjetër.
Shqyrtimi që nis nga pyetjet mund të shmangë përsëritjen e punës, por kërkesat e paqarta e bëjnë atë joefikas. Zëvendësoni “ju lutemi kontrolloni pagesat e furnitorëve” me një pyetje të saktë, referencat përkatëse dhe provat e kontrolluara tashmë. Ekipi juaj mund të shpjegojë veprimet tregtare dhe të mbledhë dokumentet; vendimet kontabël duhet t’i marrë profesionisti i autorizuar. Nëse një afat real ndikon në përparësinë e shqyrtimit, përmendeni dhe shpjegoni pse.
Një shembull hipotetik: tri çështje që konkurrojnë për vëmendje
Një studio e vogël dizajni ka një pagesë dalëse të panjohur prej £180, një blerje pajisjesh prej £1,400 me faturë dhe shpjegim të konfirmuar, si dhe gjashtë tarifa korrieri për të cilat mungojnë dëftesat. Ekipi i njeh tarifat e korrierit. Pagesa dalëse ka një referencë që ngjan me atë të një fature furnitori, e cila shfaqet edhe diku tjetër në regjistra.
Studioja propozon që zëri prej £180 të shqyrtohet i pari, sepse identiteti i tij është i paqartë dhe mund të lidhet me një regjistrim tjetër. Ajo nuk e etiketon si dublikatë. Ndërkohë, një anëtar i ekipit kërkon dëftesat e korrierit, kështu që mbledhja e provave vazhdon pa pritur mbajtësin e kontabilitetit. Blerja e pajisjeve mbetet e gatshme për shqyrtim rutinë, me dokumentet mbështetëse të mbledhura së bashku.
Kriteri i suksesit është i vëzhgueshëm: mbajtësi i kontabilitetit mund të gjejë regjistrimet përkatëse, të kuptojë paqartësinë dhe të përcaktojë çfarë duhet sqaruar më tej, pa i kërkuar ekipit të rindërtojë historinë. Nëse provat nuk e sqarojnë zërin prej £180, ai mbetet i hapur me një veprim të ardhshëm të përcaktuar, në vend që të shënohet si i përfunduar.
Kthejini përparësitë në një listë praktike shqyrtimi
NeroBooks ofron mjete për mbajtjen e kontabilitetit për regjistrat e biznesit, të ardhurat, shpenzimet, dëftesat dhe raportet. Përdorini këto regjistra si bazë për përgatitjen e pyetjeve tuaja dhe verifikoni çdo funksion specifik në llogarinë tuaj aktuale përpara se të mbështeteni tek ai. Mos supozoni se programi identifikon automatikisht mospërputhjet, cakton përparësitë e shqyrtimit ose siguron provat që mungojnë.
Mbajeni listën e shqyrtimit aq të shkurtër sa të lexohet shpejt. Çdo zë duhet të shpjegojë paqartësinë, të tregojë provat dhe të dallojë detyrën e radhës të ekipit nga vendimi i mbajtësit të kontabilitetit. Kërkojini mbajtësit të kontabilitetit të konfirmojë ose të ndryshojë rendin e propozuar, përpara se ekipi të shpenzojë kohë duke sistemuar regjistrimet me përparësi më të ulët.
- Shënoni referencën, datën dhe shumën, sipas rastit.
- Shkruani një pyetje të qartë dhe përmblidhni çfarë është kontrolluar tashmë.
- Identifikoni regjistrimet mbështetëse dhe çdo dokument që mungon.
- Përcaktoni personin përgjegjës për veprimin e radhës.
- Pas shqyrtimit, shënoni rezultatin ose pyetjen që mbetet e hapur.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet ta vendosim gjithmonë të parin zërin më të vjetër të pazgjidhur?
Vjetërsia ka rëndësi kur provat mund të bëhen më të vështira për t’u gjetur, por ajo nuk duhet të përcaktojë të gjithë rendin. Shpjegoni sa kohë ka mbetur i hapur zëri dhe nëse ndikon në punë të tjera.
A duhet të presim derisa të jenë në dispozicion të gjitha faturat e pagesës?
Jo domosdoshmërisht. Ndani një listë të përqendruar shqyrtimi, ku dokumentet që mungojnë të jenë të identifikuara qartë. Ekipi juaj mund të vazhdojë të mbledhë prova ndërsa mbajtësi i kontabilitetit shqyrton pyetjet për të cilat ka tashmë informacion të mjaftueshëm.
A mund ta korrigjojmë një regjistrim përpara se të pyesim mbajtësin e kontabilitetit?
Mos veproni me hamendje për të hequr një mospërputhje të dukshme. Ruani provat mbështetëse, shpjegoni problemin dhe pyesni profesionistin e autorizuar se si duhet trajtuar.