1. Planifikoni shërbimin përpara se të vendosni të dhënat e rezervimeve
Filloni me një plan të thjeshtë për çdo shërbim: ora e hapjes, ora e fundit për uljen e klientëve, kohëzgjatja e pritshme e qëndrimit në tavolinë dhe koha e nevojshme për ta përgatitur sërish. Një kuzhinë që mbyllet në orën 9pm mund të ketë nevojë që klientët e fundit të mbërrijnë shumë më herët. Bini dakord për këta kufij si me kuzhinën, ashtu edhe me ekipin e sallës, në vend që thjesht të kopjoni orarin publik të hapjes në procesin e rezervimit.
Dalloni kapacitetin fizik të vendeve nga numri i klientëve që mund të pranoni njëkohësisht pa vështirësi. Dy grupe të mëdha që mbërrijnë bashkë mund të krijojnë ngarkesë në marrjen e porosive dhe përgatitjen e ushqimit, edhe kur ka tavolina të lira. Vendosni si do t’i trajtoni grupet më të mëdha, klientët pa rezervim dhe tavolinat që mund të bashkohen. Kontrolloni cilat prej këtyre rregullave mund të pasqyrojë softueri që keni zgjedhur dhe dokumentoni ato që stafi duhet t’i menaxhojë veçmas.
- Renditni veçmas drekën, darkën dhe çdo periudhë të veçantë shërbimi.
- Përcaktoni një procedurë të miratuar nga stafi për kërkesat që dalin jashtë numrit të zakonshëm të personave për grup ose orareve të mbërritjes.
- Caktoni personin e autorizuar për të miratuar përjashtimet.
2. Përgatitni informacionin që u nevojitet klientëve dhe stafit
Vendosni çfarë ju nevojitet për të identifikuar dhe menaxhuar një rezervim, si emri i klientit, një mënyrë kontakti, numri i personave, data dhe ora e mbërritjes. Shmangni mbledhjen e të dhënave thjesht sepse ka hapësirë për to. Pyeteni ekipin si do të aksesohet informacioni i rezervimeve gjatë shërbimit dhe konfirmoni fushat e disponueshme dhe mënyrat e aksesit përpara se të mbështeteni tek ato.
Shkruani udhëzime të shkurtra për klientët që shpjegojnë ku të paraqiten, çfarë të bëjnë nëse vonohen dhe si të kërkojnë një ndryshim. Shpjegoni si mund të diskutojnë klientët me ekipin tuaj për kërkesat e aksesueshmërisë ose nevojat dietike. Trajtojeni një shënim për nevojat dietike si pikënisje për një bisedë, jo si konfirmim se një kërkesë e caktuar mund të plotësohet. Sigurohuni që stafi të dijë çfarë duhet ende të verifikohet.
- Përdorni një version të vetëm të miratuar të udhëzimeve për mbërritjen dhe ndryshimet.
- Kontrolloni që të dhënat e kontaktit dhe oraret e shërbimit të publikuara të jenë të sakta.
- Jepini stafit një procedurë të qartë për shqyrtimin e kërkesave të veçanta.
3. Përcaktoni kalimin e përgjegjësisë nga rezervimi te pagesa
Rezervimi dhe fatura e restorantit janë regjistrime të ndryshme me funksione të ndryshme. Përcaktoni si e njofton pritësi ekipin e shërbimit se një grup ka mbërritur, si identifikohet tavolina e saktë dhe kush e kontrollon faturën përfundimtare përpara pagesës. Mos supozoni se programi i rezervimeve, kasa dhe terminali i pagesave shkëmbejnë automatikisht informacion. Konfirmoni çdo lidhje të nevojshme me ekipin e NeroPay.
NeroPay ofron NeroBooking, softuer NeroPOS/ePOS, terminale kartash dhe shërbime pagesash, krahas mundësive të pagesës me QR. Zgjidhni një proces pagese që stafi mund t'ua shpjegojë qartë klientëve. Nëse synoni të merrni depozita ose parapagime, fillimisht konfirmoni nëse mbështetet mënyra që propozoni dhe si do ta trajtonte stafi shumën e mbetur për pagesë, ndryshimet e rezervimeve dhe çdo kërkesë për rimbursim.
- Caktoni përgjegjësinë për regjistrimin e mbërritjeve dhe përcjelljen e të dhënave të tavolinave te kamerierët.
- Përcaktoni me shkrim si do ta kontrollojë stafi çdo shumë të paguar më parë, përpara se të kërkojë shumën e mbetur.
- Bini dakord se kush i trajton pyetjet dhe mospërputhjet lidhur me pagesat.
4. Simuloni hap pas hapi një rezervim hipotetik për të premten
Shembull hipotetik: një restorant planifikon të presë një grup prej katër personash të premten në orën 7pm, me pagesën pas vaktit. Menaxheri e kontrollon rezervimin kundrejt planit të shërbimit dhe i jep klientit udhëzime të qarta për mbërritjen dhe ndryshimet. Një kërkesë për akses pa shkallë i përcillet ekipit për konfirmim, në vend që të konsiderohet e zgjidhur automatikisht.
Në mbërritje, pritësi kontrollon emrin dhe numrin e personave në grup, konfirmon vendosjen e rënë dakord dhe i tregon kamerierit se cila tavolinë është zënë. Pas vaktit, kamerieri kontrollon faturën dhe ndjek procesin e pagesës të zgjedhur nga restoranti. Më pas, përgjegjësi i turnit kontrollon që stafi të dallojë një vizitë të përfunduar nga një rezervim i anuluar. Ky është një proces pune për t'u testuar, jo një pretendim se çdo veprim kryhet automatikisht në NeroBooking.
- Provoni të njëjtin rezervim me një mbërritje me vonesë dhe me një numër të ndryshuar personash në grup.
- Kontrolloni se çfarë bën stafi nëse klienti paraqitet me një emër tjetër.
- Ushtroni identifikimin dhe korrigjimin e një mospërputhjeje përpara se të merrni pagesën.
5. Kontrolloni për gabime të zakonshme përpara nisjes
Shqyrtojeni konfigurimin tuaj nga këndvështrimi i klientit dhe më pas nga ai i një pritësi të ngarkuar me punë. Kërkoni orare hapjeje që bien ndesh me njëri-tjetrin, udhëzime të paqarta për ndryshimin e rezervimeve, rezervime të dyfishta dhe mangësi në kalimin nga një turn te tjetri. Kontrolloni si do të trajtohen kërkesat telefonike krahas kanaleve të tjera të rezervimit. Nëse një rezervim ndryshon, stafi duhet të dijë cili regjistrim është përcaktues dhe kush duhet njoftuar.
Konfirmoni kushtet tregtare, si edhe procesin e punës. Me një terminal kartash NeroPay që plotëson kriteret, softuerët NeroBooking, NeroPOS dhe NeroWeb mund të përfshihen pa tarifë shtesë abonimi për softuerin. Kostot e terminalit, tarifat e përpunimit të pagesave, kriteret e përfitimit dhe kushtet përkatëse mbeten në fuqi. Disponueshmëria e produkteve, pajisjet e mbështetura, integrimet dhe çmimet duhet të konfirmohen me ekipin përpara se të angazhoheni për konfigurimin tuaj.
- Kryeni një test përfundimtar duke përdorur pajisjet dhe rolet e stafit të planifikuara për shërbimin.
- Dokumentoni një procedurë rezervë në rast se stafi nuk mund të ketë qasje në informacionin e rezervimeve.
- Shqyrtoni shërbimet e para dhe përshtatni rregullat që shkaktojnë paqartësi të shmangshme.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet t'i ofrojmë të gjitha tavolinat për rezervime paraprake?
Jo domosdoshmërisht. Vendosni nëse do të ruani kapacitet për klientët pa rezervim, për vakte që zgjasin më shumë ose për zgjidhjen e problemeve gjatë shërbimit. Mbështeteni vendimin te numri i stafit dhe kapaciteti i kuzhinës, pastaj konfirmoni si mund ta pasqyrojë këtë konfigurimi juaj i zgjedhur.
A mund të mbështetemi te kujtesat automatike ose lidhjet me kalendarët?
Mos supozoni se këto funksione janë të disponueshme. Konfirmoni funksionet specifike me ekipin dhe bini dakord për një proces të menaxhuar nga stafi për gjithçka që konfigurimi juaj nuk mbulon.
A duhet ta marrim pagesën kur një klient bën rezervimin?
Ky është një vendim operacional më vete. Mund të planifikoni një rrjedhë pune me pagesë pas vaktit. Nëse pagesat paraprake janë të rëndësishme, konfirmoni nëse mbështeten dhe si do të trajtohen përpara se t’i ofroni.
Kush duhet të jetë përgjegjës për konfigurimin e rezervimeve?
Caktoni një menaxher përgjegjës për rregullat dhe një drejtues për çdo shërbim. Përfshini në testim stafin e kuzhinës dhe të sallës, në mënyrë që konfigurimi të funksionojë edhe në praktikë, jo vetëm në tryezën e menaxherit.