Një kërkesë shpreh interes; konfirmimi e bën takimin të përcaktuar
Një kërkesë mund të vijë si pyetje për disponueshmërinë, si propozim për një orar të preferuar ose si kërkesë për një shërbim të caktuar. Ajo i tregon stafit çfarë dëshiron klienti, por mund të kërkojë ende një vendim. Edhe shprehja “E marta në dhjetë më përshtatet” lë vend për keqkuptim nëse askush nuk ka kontrolluar nëse ai takim mund të pranohet.
Konfirmimi duhet të nënkuptojë se takimi është pranuar dhe se janë përmbushur të gjitha kushtet e nevojshme për konfirmim. Biznesi juaj duhet ta përcaktojë qartë këtë moment. Nëse stafi nuk mund ta vërtetojë këtë nga të dhënat e rezervimit dhe kontrollet përkatëse, përshkruajeni kërkesën si në pritje të një vendimi, në vend që të jepni një siguri që mund t’ju duhet ta tërhiqni më vonë.
Disponueshmëria, miratimi dhe pagesa u përgjigjen pyetjeve të ndryshme
Disponueshmëria tregon nëse një shërbim mund të ofrohet në një orar të caktuar. Miratimi tregon nëse biznesi e ka pranuar këtë kërkesë të veçantë. Pagesa tregon nëse është përmbushur kushti përkatës i pagesës. Këto kontrolle mund të lidhen me njëri-tjetrin, por nuk zëvendësojnë njëri-tjetrin: një orar i lirë nuk provon pranimin dhe një dëshmi pagese nuk provon domosdoshmërisht se takimi i kërkuar është miratuar.
NeroBooking është një softuer rezervimesh për takime dhe rezervime të tjera. Shërbimet, disponueshmëria dhe rregullat e pagesës e të miratimit të konfiguruara në të përcaktojnë çfarë mund të rezervohet. Prandaj, stafi duhet të kuptojë rregullat që përdor biznesi i tij, në vend që të supozojë se çdo kërkesë ndjek të njëjtën rrugë. Konfirmoni me ekipin veçoritë dhe integrimet e mbështetura përpara se të mbështeteni në një rrjedhë të caktuar pune.
Kontrolloni të dhënat përpara se të zgjidhni fjalët
Filloni me regjistrimin e rezervimit që ekipi juaj përdor për të përcaktuar statusin e takimit. Sigurohuni që ai i përket klientit dhe shërbimit të kërkuar, pastaj kontrolloni datën dhe orën. Lexoni statusin e regjistruar realisht, në vend që të nxirrni përfundimin se takimi është konfirmuar nga titulli i një mesazhi, një mandat pagese apo kujtesa e një kolegu. Emërtimet mund të ndryshojnë, ndaj sigurohuni që stafi të kuptojë çfarë do të thotë secili status në rrjedhën tuaj të punës.
Nëse të dhënat nuk përputhen, mos jepni siguri, por vazhdoni verifikimin. Kërkojini personit përgjegjës për rezervimet të zgjidhë mospërputhjen dhe jepini klientit një hap të qartë të mëtejshëm. Mund të thoni: “E shoh kërkesën tuaj për të enjten në orën 2 pasdite, por më duhet ende të verifikoj miratimin përpara se ta konfirmoj.” Mos i kërkoni klientit të dërgojë një kërkesë tjetër ndërkohë që po kërkoni atë ekzistuese.
- Gjeni dhe identifikoni kërkesën ekzistuese.
- Verifikoni statusin e regjistruar dhe hollësitë e takimit.
- Kontrolloni provat për çdo miratim ose pagesë të kërkuar.
- Zgjidhni informacionet kundërthënëse përpara se të komunikoni konfirmimin.
Shembull hipotetik: një kërkesë për takim në sallon në pritje të miratimit
Supozoni se një sallon kërkon miratimin e stafit për takimet më të gjata dhe një parapagim përpara konfirmimit. Një klient kërkon një takim për ngjyrosje flokësh të premten në mëngjes dhe merr një njoftim se kërkesa është marrë. Më vonë telefonon për të pyetur nëse rezervimi është konfirmuar. Recepsionisti e gjen kërkesën, por miratimi është ende në pritje. Edhe nëse ka prova se parapagimi është kryer, kjo nuk e përmbush kërkesën për miratim.
Recepsionisti shpjegon: “E kemi kërkesën tuaj për të premten në mëngjes. Ajo është në pritje të miratimit, ndaj ju lutemi mos e konsideroni ende takimin si të konfirmuar. Do t’i kërkoj përgjegjësit të rezervimeve ta shqyrtojë dhe t’ju kontaktojë sot deri në orën 4 pasdite.” Kjo përgjigje përcakton kushtin që mbetet i papërmbushur dhe cakton një ndjekje realiste, në vend që të premtojë pranimin.
Nëse përgjegjësi më pas e pranon kërkesën dhe verifikon parapagimin e kërkuar, stafi duhet të sigurohet që statusi i regjistruar pasqyron rezultatin përpara se t’i konfirmojë klientit shërbimin, datën dhe orën e rënë dakord. Kjo është një rrjedhë pune ilustruese, jo një pretendim për emërtime të caktuara statusesh, mjete pagese apo veçori mesazhesh të NeroBooking.
Bëjeni të verifikueshëm kalimin e përgjegjësisë
Bini dakord për një grup të vogël formulimesh që do t’u komunikohen klientëve për pyetjet, kërkesat në pritje të veprimit dhe takimet e konfirmuara. Lidhni çdo formulim me provat që stafi duhet të kontrollojë. Për kërkesat e pazgjidhura, përcaktoni kush do t’i shqyrtojë dhe kur klienti duhet të presë një përditësim. Premtoni vetëm një afat përgjigjeje që ekipi juaj mund ta respektojë.
Një mënyrë e dobishme për të vlerësuar suksesin është të shihni nëse një anëtar tjetër i stafit mund të shqyrtojë të njëjtin regjistrim dhe të arrijë në të njëjtin përfundim pa pyetur recepsionistin fillestar. Shqyrtoni së bashku një kërkesë të fundit: a mund ta përcaktojnë të dy personat nëse ajo është konfirmuar, çfarë mbetet e papërfunduar dhe kush duhet të veprojë më pas? Nëse jo, sqaroni procedurën e punës përpara se të ndryshoni formulimet që u komunikohen klientëve.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A do të thotë njoftimi i marrjes së kërkesës se takimi im është konfirmuar?
Jo domosdoshmërisht. Një njoftim i tillë mund të vërtetojë vetëm se kërkesa juaj është marrë. Nëse formulimi është i paqartë, pyeteni biznesin nëse takimi është konfirmuar dhe nëse duhet të bëni ndonjë gjë tjetër përpara se të paraqiteni.
A mund ta konfirmojë stafi një takim vetëm sepse ka një orar të lirë?
Vetëm nëse rregullat e rezervimit të biznesit e lejojnë dhe janë përfunduar të gjitha kontrollet e kërkuara. Vetëm disponueshmëria nuk tregon se një kërkesë është pranuar ose se është përmbushur ndonjë kërkesë për pagesë.
Po nëse klienti ka paguar, por rezervimi është i paqartë?
Kontrolloni veçmas provat e pagesës dhe regjistrimin e rezervimit, pastaj drejtojini personit përgjegjës çdo mospërputhje. Shpjegoni çfarë mund të verifikoni, pa e paraqitur pagesën si provë konfirmimi.