1. Zgjidhni një proces të vetëm, jo të gjithë biznesin tuaj
Zgjidhni një proces që prisni ta menaxhoni rregullisht, si për shembull kur një klient bën një porosi për tërheqje dhe e merr atë në banak. Përcaktoni pikën e fillimit dhe atë të përfundimit. Për këtë proces, kjo mund të nënkuptojë të gjitha hapat, nga marrja e porosisë deri te dorëzimi i saj klientit të duhur dhe vënia e regjistrave në dispozicion për shqyrtimin në fund të ditës.
Mbajeni të kufizuar versionin e parë. Shtimi njëkohësisht i rezervimeve, dërgesave dhe shitjeve në vend krijon më shumë kalime pune për t'u shqyrtuar. Shënoni informacionin e nevojshëm në çdo fazë: referencën e porosisë, orarin e kërkuar të tërheqjes, artikujt, statusin e pagesës dhe statusin e përmbushjes së porosisë. Mblidhni vetëm të dhënat e klientit që nevojiten për të përfunduar shërbimin.
- Përshkruajeni procesin me një fjali nga këndvështrimi i klientit.
- Renditni çdo fazë sipas radhës në të cilën ndodh.
- Shënoni ku puna i kalon një personi ose një mjeti tjetër.
2. Konfirmoni çfarë do të bëjë realisht secili mjet
Zgjidhni mjete që u përshtaten këtyre fazave, në vend që të filloni me një listë të gjatë produktesh. NeroPay ofron terminale për karta dhe shërbime pagesash, softuer NeroPOS/ePOS, porosi në internet dhe faqe interneti NeroWeb, softuer rezervimesh NeroBooking dhe mundësi pagese me QR. NeroWeb mbështet porositë e drejtpërdrejta në internet. Këto fakte nuk nënkuptojnë se çdo produkt ndan automatikisht çdo të dhënë me produktet e tjera.
Kërkojini ekipit të konfirmojë disponueshmërinë, pajisjet e mbështetura dhe integrimet specifike që i duhen procesit tuaj të propozuar. Derisa të konfirmohet një lidhje, përshkruani në vend të saj një kalim manual të punës. Për shembull, një punonjës mund të shqyrtojë një porosi të ardhur dhe të fusë të dhënat e nevojshme në një listë pune më vete. Kjo kërkon kohë nga stafi, por e bën të qartë përgjegjësinë.
Kontrolloni kushtet tregtare përpara se të angazhoheni. Me një terminal kartash NeroPay që plotëson kushtet, softuerët NeroPOS, NeroWeb dhe NeroBooking mund të përfshihen pa tarifë shtesë abonimi për softuerin. Kostot e terminalit, tarifat e përpunimit të pagesave, kriteret e përfitimit dhe kushtet përkatëse vazhdojnë të zbatohen. Për porositë në internet, kostot e përpunimit të pagesave dhe kostot përkatëse të dërgesës mbeten në fuqi.
- Pyesni se cilat të dhëna transferohen, në cilin drejtim dhe në çfarë momenti.
- Konfirmoni se si stafi e dallon një kalim pune të dështuar ose të vonuar.
- Dokumentoni alternativën manuale për çdo lidhje të pakonfirmuar.
3. Caktoni një përgjegjës dhe mbani një regjistër të qartë për çdo kalim të punës
Kalimi i punës kërkon më shumë sesa një destinacion. Përcaktoni personin përgjegjës për të vënë re punën e re, për ta kontrolluar dhe për ta kaluar më tej. Në një biznes të vogël, një person mund të mbulojë disa faza, por përgjegjësitë duhet të mbeten të ndara. Caktoni një zëvendësues për pushimet dhe periudhat me ngarkesë.
Vendosni se cilin regjistrim duhet të konsultojë stafi për çdo pyetje. Regjistrimi i porosisë mund të përshkruajë çfarë ka kërkuar klienti, ndërsa regjistrimi përkatës i pagesës përcakton rezultatin e pagesës. Mos e trajtoni mbërritjen e një porosie si provë se pagesa është kryer me sukses. Përdorni një referencë të njëjtë në regjistrimet e lejuara, në mënyrë që stafi të mund të lidhë veprimet përkatëse pa kopjuar të dhëna të panevojshme të klientit.
- Për çdo fazë, shënoni: përgjegjësin, informacionin e nevojshëm dhe veprimin e radhës.
- Përcaktoni kur një element është gati të kalojë në fazën tjetër.
- Zgjidhni ku regjistrohen çështjet e pazgjidhura dhe kush i shqyrton ato.
4. Provoni procesin me një shembull realist
Shembull hipotetik: një kafene e re planifikon të pranojë porosi për tërheqje në lokal përmes NeroWeb. Pronari ende nuk ka konfirmuar një lidhje me mjetet e tjera të kafenesë. Gjatë provës, përgjegjësi i turnit shqyrton porosinë, kontrollon statusin e pagesës së saj duke përdorur regjistrimin përkatës të pagesës dhe shton hollësitë e përgatitjes në një listë pune manuale. Punonjësi i banakut përdor referencën e dakordësuar kur dorëzon porosinë.
Fillimisht bini dakord me ekipin për një metodë të përshtatshme testimi; mos supozoni se ekziston një modalitet testimi. Më pas provoni si një porosi të zakonshme, ashtu edhe një rast përjashtimor, për shembull një porosi për të cilën rezultati i pagesës është i paqartë. Stafi duhet të dijë se duhet ta verifikojë rastin, në vend që ta shënojë si të paguar ose t'i kërkojë klientit të paguajë përsëri pa kontrolluar.
- Ndiqni një porosi nga marrja, gjatë përgatitjes e deri te tërheqja.
- Kontrolloni që referenca, artikujt dhe ora e tërheqjes të mbeten të njëjta.
- Praktikoni pezullimin e një porosie të paqartë dhe kalimin e saj te përgjegjësi i caktuar për trajtim.
- Konfirmoni që në fund të mos mbetet asnjë detyrë e pazgjidhur ose e dyfishuar.
5. Përdorni një kontroll të dukshëm të përmbushjes së kritereve përpara se të aktivizoni rrjedhën e punës
Kontrolli juaj i suksesit duhet të mbështetet në rezultate të vëzhgueshme: një anëtar i ekipit që nuk e ka hartuar procesin mund të gjejë porosinë, të identifikojë rezultatin e pagesës, të shpjegojë fazën e saj aktuale dhe të kryejë veprimin e radhës duke përdorur udhëzimet e shkruara. Procesi i përfunduar duhet të lërë regjistrime që pronari mund t'i ndjekë pa i rindërtuar ngjarjet nga kujtesa.
Nëse ky kontroll dështon, korrigjoni kalimin e paqartë të punës përpara se të zgjeroni nisjen e aktivitetit. Mbajeni të menaxhueshme shtrirjen fillestare të funksionimit real dhe rishikojeni pas seancës së parë të punës me klientë. Pyeteni stafin se ku e kanë përsëritur punën, ku kanë pritur për informacion ose ku kanë pasur nevojë që pronari të sqaronte diçka. Ndryshoni udhëzimet ose konfirmoni një kërkesë teknike, në vend që të mbështeteni te kujtesa e stafit për një zgjidhje të përkohshme.
- Mbani një listë të shkurtër çështjesh me një përgjegjës për çdo korrigjim.
- Përsëritni çdo kontroll që ka dështuar pasi të keni bërë një ndryshim.
- Kaloni te një tjetër rrjedhë e klientit vetëm kur e para të jetë e kuptueshme dhe e përsëritshme.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A duhet të jenë të integruara të gjitha mjetet e mia përpara nisjes?
Jo. Një dorëzim manual i dokumentuar mund të funksionojë për një nisje të kufizuar, nëse dikush mban përgjegjësi për të dhe e kontrollon me rregull. Konfirmoni integrimet e mbështetura përpara se të bëni plane që mbështeten te transferimet automatike.
Çfarë duhet të pyes për një lidhje të propozuar?
Pyesni cilat regjistrime dhe fusha transferohen, nëse përditësimet kalojnë në të dyja drejtimet, si shfaqen vonesat dhe kush i trajton dështimet. Konfirmoni me ekipin nëse mbështeten produktet dhe pajisjet tuaja specifike.
A duhet të testoj edhe një problem me pagesën, përveç një porosie të suksesshme?
Po. Fillimisht bini dakord për një metodë të përshtatshme testimi, pastaj simuloni një situatë ku rezultati i pagesës është i paqartë. Stafi duhet të dijë ku të kontrollojë dhe kush mund ta zgjidhë çështjen përpara se të kërkojë një pagesë tjetër.