Tri regjistrime, tri pyetje të ndryshme
Fatura përcakton se për çfarë po i kërkohet pagesë klientit. Ajo mund të përmbajë artikujt, sasitë, shumën totale dhe kushtet e pagesës. Ju ndihmon të shpjegoni shumën e kërkuar, por vetëm ekzistenca e saj nuk tregon nëse klienti ka paguar. Fatura e furnitorit shërben për të njëjtin qëllim praktik kur dyqani juaj është blerësi.
Dëftesa konfirmon marrjen e një pagese. Në varësi të hollësive që përmban, ajo mund të tregojë edhe çfarë është blerë, ku dhe kur. Është e dobishme kur klienti pyet për një blerje, por mund të mos shpjegojë një parapagim të mëparshëm, një shumë të mbetur për t’u paguar ose çdo hollësi të rënë dakord para shitjes.
Regjistrimi i pagesës është një provë nga ana e pagesës, si për shembull një regjistrim transaksioni me kartë ose një zë në pasqyrën bankare. Statusi dhe referenca e tij ndihmojnë për të përcaktuar çfarë ka ndodhur me paratë. Një regjistrim transaksioni mund të mos i përshkruajë mallrat, ndërsa një dëftesë mund të mos tregojë nëse pagesa është rimbursuar më vonë. Lexojeni secilin dokument për pyetjen së cilës ai mund t’i përgjigjet realisht.
Mbajini provat së bashku, pa i regjistruar të ardhurat tri herë
Ruajtja e tri dokumenteve nuk do të thotë të regjistroni tri shitje. Ato mund të jenë prova mbështetëse për një blerje të vetme. Përdorni të njëjtën referencë shitjeje ose fature për t’i lidhur dhe bëjeni të qartë cili dokument përshkruan shumën e faturuar dhe cilat regjistrime lidhen me pagesën. Pyeteni kontabilistin tuaj si dëshiron t’i paraqisni këto lidhje përpara se të ndryshoni mënyrën tuaj të regjistrimit.
Jo çdo shitje në banak ka nevojë për një faturë të veçantë që kjo mënyrë pune të ketë kuptim. Dokumentet e disponueshme mund të jenë një kupon i detajuar i kasës dhe një regjistrim pagese. Po kështu, një faturë e paguar me këste mund të ketë disa regjistrime pagesash të lidhura me të. Organizoni provat që ekzistojnë realisht, në vend që të krijoni dokumente të dyfishta vetëm për të plotësuar një grup.
Shembull hipotetik: parapagimi dhe pagesa gjatë tërheqjes së mallit
Imagjinoni një dyqan artikujsh shtëpiakë që merr një porosi për llamba me vlerë £240. Dyqani lëshon një faturë që përshkruan porosinë. Klienti bën një parapagim prej £60 me kartë dhe merr një dëftesë për parapagimin, pastaj paguan shumën e mbetur prej £180 gjatë tërheqjes së mallit dhe merr një dëftesë tjetër. Të dyja pagesat kanë regjistrimet e tyre përkatëse të transaksioneve.
Fatura shpjegon tarifën £240. Dy dëftesat vërtetojnë shumat e marra, ndërsa regjistrimet e transaksioneve e ndihmojnë pronarin të kontrollojë rezultatet e pagesave. Një kërkim vetëm për £240 nuk do ta zbulonte pagesën e ndarë në dy pjesë. Lidhja e gjithçkaje me referencën e porosisë e bën rrjedhën të kuptueshme.
Një kontroll i suksesshëm ka rezultat të verifikueshëm: dikush që nuk është marrë me shitjen mund ta gjejë faturën, t’i identifikojë të dyja pagesat dhe të shpjegojë pse nuk mbetet asnjë shumë për t’u paguar. Nëse një transaksion shfaqet në pritje dhe jo i përfunduar, pronari duhet të hetojë statusin e tij aktual, në vend që të supozojë se dëftesa e sqaron çështjen.
Kontrolloni mospërputhjet përpara se të plotësoni boshllëqet
Kur regjistrimet nuk përputhen, filloni nga referenca dhe rendi kohor, jo vetëm nga shuma. Dy klientë mund të shpenzojnë të njëjtën shumë totale dhe data e pagesës mund të ndryshojë nga data kur paratë shfaqen në llogari. Edhe një transfertë e grupuar mund të ndryshojë nga një shitje e vetme, ndaj kontrolloni hollësitë e disponueshme të transaksioneve dhe transfertave përpara se të nxirrni përfundime.
Ruani provat origjinale dhe shtoni një shënim të qartë për çdo çështje të pazgjidhur. Mos e ndryshoni një dokument pa e bërë të ditur, vetëm që shifrat të përputhen. Nëse një klient pyet nëse ka paguar, shpjegoni çfarë mund të konfirmoni dhe çfarë duhet ende kontrolluar, pa zbuluar informacionet e transaksioneve të një klienti tjetër.
- Kontrolloni përputhjen e referencës së porosisë ose faturës, shumës dhe datave përkatëse.
- Kontrolloni nëse ka parapagime, pagesa të ndara, rimbursime ose tentativa të anuluara.
- Lexoni statusin e regjistruar të pagesës në vend që të mbështeteni vetëm te një pamje e ekranit.
- Pyetni ofruesin e pagesave për rezultate të paqarta të transaksioneve dhe personin që mban librat tuaj kontabël për çështje që lidhen me regjistrimin.
Përgatitni një gjurmë dokumentare që kontabilisti juaj mund ta ndjekë
Zgjidhni një vend të përhershëm për dokumentet e blerjeve dhe provat mbështetëse të pagesave. Përdorni referenca domethënëse, mbajini skedarët të lexueshëm dhe shënoni çfarë mungon. Jepini personit që mban librat tuaj kontabël një shpjegim të shkurtër për përjashtimet, si një parapagim i mbartur ose një rimbursim që pret sqarim, në vend që ta lini ta rindërtojë vetë historikun.
NeroBooks ofron mjete të mbajtjes së librave kontabël për regjistrimet e biznesit, të ardhurat, shpenzimet, dëftesat dhe raportet. Përpara se të zbatoni një proces të caktuar për lidhjen e dokumenteve ose regjistrimin, verifikoni funksionet specifike të disponueshme në llogarinë tuaj aktuale. Hapi juaj i radhës është të shqyrtoni një shitje të fundit me personin që mban librat tuaj kontabël dhe të bini dakord se si duhen organizuar provat mbështetëse të saj.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A e zëvendëson një faturë e shënuar si e paguar regjistrimin e pagesës?
Ajo dokumenton një konfirmim, por provat mbështetëse të pagesës ndihmojnë për të shpjeguar kur dhe si është kryer pagesa. Ruajeni referencën mbështetëse kur është e disponueshme, veçanërisht për pagesat me këste ose rezultatet e kundërshtuara.
A duhet të ketë çdo shitje në dyqan tre dokumente të veçanta?
Kjo është një mënyrë organizimi, jo një deklarim i kërkesave ligjore. Disa shitje kanë një dëftesë dhe një regjistrim pagese, por jo një faturë të veçantë. Pyetni një këshilltar të përshtatshëm për kërkesat që zbatohen për biznesin tuaj.
Po nëse mungon një dëftesë?
Ruani provat që keni, shënoni çfarë mungon dhe kërkoni një kopje nga lëshuesi kur është e mundur. Pyetni personin që mban librat tuaj kontabël se çfarë shpjegimi shtesë i nevojitet, në vend që të sajoni një dokument zëvendësues.