1. Identifikoni pikën ku ngec klienti
Pyeteni klientin çfarë nënkupton me “nuk mund të rezervoj”. A mungon orari nga zgjedhjet e disponueshme, a shfaqet një mesazh pas përzgjedhjes, apo mund të vazhdojë, por nuk mund ta përfundojë rezervimin? Këto janë shenja të ndryshme. Shënoni tekstin e çdo mesazhi në vend që ta interpretoni menjëherë si defekt teknik.
Konfirmoni emrin e shërbimit, datën e takimit dhe orën e pritur të fillimit. Nëse klienti ka zgjedhur një trajtim tjetër nga ai që kishte parasysh recepsioni, disponueshmëria mund të ndryshojë me të drejtë. Kur është e mundur, ndiqni të njëjtat hapa që ndjek klienti, pa krijuar një rezervim të dyfishtë.
- Pyeteni cilin shërbim dhe cilën datë ka zgjedhur.
- Shënoni fazën e fundit ku ka arritur dhe çdo mesazh të shfaqur.
- Krahasoni përzgjedhjen e klientit me takimin që recepsioni priste të ofronte.
2. Kontrolloni nëse shërbimi përshtatet me të gjithë intervalin e disponueshëm
Shqyrtoni shërbimin e konfiguruar dhe disponueshmërinë e tij, jo vetëm orarin e hapjes së sallonit. Një sallon mund të jetë i hapur ndërkohë që një trajtim i caktuar nuk është i disponueshëm. Krahasoni kohën e nevojshme për shërbimin e zgjedhur me intervalin e pandërprerë që mund të ofroni realisht, duke përfshirë çdo kohë përgatitjeje ose përfundimi që i nevojitet ekipit tuaj.
Më pas, kontrolloni takimet ekzistuese dhe angazhimet e tjera që përdoren për planifikimin e ditës. Një interval i shkurtër i lirë në kalendar nuk tregon se ka kohë për të gjithë trajtimin. Nëse ekipi juaj mbështetet në një kalendar të veçantë ose në një regjistër të personelit, krahasojeni me kujdes; mos supozoni se është i lidhur me NeroBooking. Konfirmoni me ekipin çdo integrim që mbështetet.
- Kontrolloni disponueshmërinë e konfiguruar për shërbimin e zgjedhur.
- Krahasoni të gjithë intervalin kohor të takimit me angazhimet ekzistuese.
- Verifikoni që personi përgjegjës për kalendarin pajtohet se orari është i realizueshëm.
3. Shqyrtoni rregullat e rezervimit përpara se të ndryshoni disponueshmërinë
Rregullat e konfiguruara për pagesën dhe miratimin mund të ndikojnë në atë që mund të rezervohet. Nëse klienti mund të zgjedhë një orar, por nuk mund ta përfundojë rezervimin, përcaktoni nëse ndonjë kërkesë e zbatueshme mbetet e paplotësuar. Mos e trajtoni një orar të zgjedhur, një kërkesë rezervimi dhe një takim të konfirmuar si të njëjtën gjë; kontrolloni rezultatin real përpara se ta këshilloni klientin të paraqitet.
Rishikoni rregullat që zbatohen për këtë shërbim dhe takim, në vend që të ndryshoni cilësimet në tërësi. Një kufizim mund të jetë i qëllimshëm. Nëse një rregull duket i pasaktë, kërkojini personit përgjegjës për konfigurimin e rezervimeve ta rishikojë. Shmangni heqjen e një kërkese të vlefshme thjesht për të lejuar një rezervim të vetëm dhe konfirmoni opsionet e mbështetura përpara se të propozoni një rrjedhë tjetër pune.
- Kontrolloni cilat kërkesa për pagesë ose miratim zbatohen.
- Përcaktoni nëse ekziston tashmë një rezervim përpara se t'i kërkoni klientit të provojë përsëri.
- Kërkojini anëtarit përgjegjës të ekipit të rishikojë çdo gabim të dyshuar në konfigurim.
4. Ndiqni një shembull realist nga një sallon
Shembull hipotetik: një klient pret të rezervojë një prerje dhe stilim në orën 3 pasdite, sepse recepsioni përmendi një interval të lirë. Shërbimi i zgjedhur kërkon një orë, por një takim tjetër fillon në orën 3.45 pasdite. Prandaj, intervali që duket i lirë është tepër i shkurtër. Lejimi i rezervimit në atë orar nuk do ta zgjidhte problemin bazë të planifikimit.
Recepsioni duhet të shpjegojë se nuk ka kohë për të gjithë trajtimin dhe të ofrojë një alternativë të kontrolluar. Nëse shërbimi është zgjedhur gabimisht, konfirmoni se çfarë i duhet në të vërtetë klientit përpara se të sugjeroni një opsion tjetër. Mos e shkurtoni trajtimin dhe mos e zëvendësoni shërbimin thjesht për ta bërë një orar të disponueshëm. Pasi të bihet dakord për një alternativë, verifikoni që ajo mund të rezervohet sipas rregullave të zbatueshme.
5. Testoni sërish rezultatin ose përcilleni çështjen për shqyrtim me prova të qarta
Pas një korrigjimi të autorizuar, përsëritni procesin fillestar të klientit duke përdorur të njëjtin shërbim dhe të njëjtën datë. Sukses do të thotë që orari i pritur mund të zgjidhet dhe rezervimi arrin rezultatin e duhur sipas rregullave tuaja për pagesën dhe miratimin. Nëse kufizimi ishte i saktë, sukses do të thotë t'i jepni klientit një shpjegim të saktë dhe një alternativë vërtet të disponueshme.
Nëse konfigurimi dhe angazhimet duken të sakta, por problemi vazhdon, kontaktoni ekipin e NeroPay duke dhënë shërbimin, datën e takimit, orarin e pritur, mesazhin e saktë dhe hapat që janë kontrolluar tashmë. Përfshini pamje të ekranit vetëm kur janë të dobishme, duke fshehur informacionet e panevojshme të klientit dhe të dhënat e pagesës. Tregojini klientit se çfarë do të ndodhë më pas, pa premtuar një afat zgjidhjeje që nuk e keni konfirmuar.
- Testoni përsëri pa krijuar një takim të dyfishtë të panevojshëm.
- Shënoni nëse shenja e problemit u zhduk apo mund të riprodhohet ende.
- Përcilleni çështjen për trajtim të mëtejshëm me prova konkrete dhe përcaktoni kush do ta informojë klientin.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
Pse një orar nuk është i disponueshëm kur salloni është i hapur?
Vetëm orari i hapjes nuk përcakton disponueshmërinë për çdo shërbim. Kontrolloni disponueshmërinë e konfiguruar të shërbimit, të gjithë kohën e nevojshme dhe angazhimet ekzistuese përpara se të ofroni takimin.
A duhet t'i kërkojmë klientit të vazhdojë të provojë?
Së pari, kontrolloni nëse ekziston tashmë një rezervim dhe përcaktoni se në cilën pikë u ndërpre përpjekja. Përpjekjet e përsëritura pa kontrolluar rezultatin mund të krijojnë paqartësi si për recepsionin, ashtu edhe për klientin.
A përputhet automatikisht NeroBooking me kalendarin tonë tjetër të takimeve?
Mos supozoni se një kalendar i veçantë takimesh është i lidhur. Konfirmoni funksionet dhe integrimet e mbështetura me ekipin e NeroPay dhe krahasoni të dhënat manualisht aty ku e kërkon procesi juaj i punës.
Çfarë duhet të thotë recepsioni gjatë verifikimit?
Shpjegoni se po kontrolloni nëse shërbimi i plotë mund të përfshihet në orarin e disponueshëm dhe nëse zbatohet ndonjë kërkesë për rezervimin. Ofroni të kontaktoni sërish klientin ose të diskutoni një alternativë të verifikuar, në vend që të premtoni një orar të pakontrolluar.