Vendosni çfarë mund të zgjidhin telefonuesit pa ndihmën e një stilisti
Filloni me pyetje të cilave salloni juaj mund t'u përgjigjet në mënyrë të njëtrajtshme, si për shembull ku mund të gjendet orari aktual i punës ose si të kërkohet një telefonatë rikthyese. Konfiguroni informacionin që jeni të gatshëm të ndani dhe kontrolloni cilat gjuhë mbështeten për llogarinë tuaj. Nëse orari ndryshon për shkak të festave ose trajnimit të stafit, përditësoni informacionin që u jepet telefonuesve.
Lërjani ekipit tuaj vendimet që varen nga një konsultë. Për shembull, një telefonues që pyet nëse korrigjimi i ngjyrës është i përshtatshëm mund të ketë nevojë të bisedojë me një stilist për flokët dhe kohën e nevojshme. Një përgjigje rutinë nuk duhet ngatërruar me konfirmimin e një rezervimi.
- Renditni pyetjet e shpeshta dhe bini dakord për përgjigjen e miratuar për secilën.
- Identifikoni pyetjet që duhet të çojnë te një telefonatë rikthyese ose, kur kjo mundësi është aktivizuar, te kalimi i telefonatës te dikush tjetër.
Bëjini të menaxhueshme kërkesat jashtë orarit për ditën e ardhshme
Kur salloni është i mbyllur, një rezultat i dobishëm është regjistrimi i një kërkese për telefonatë rikthyese, me kontekst të mjaftueshëm që një punonjës të mund t'i përgjigjet. Vendosni kush do t'i kontrollojë kërkesat në fillim të ditës së ardhshme të punës dhe si do ta shënojë një kërkesë si të trajtuar. Tregojuni telefonuesve çfarë të presin, pa premtuar një kohë përgjigjeje që ekipi juaj nuk mund ta respektojë rregullisht.
Nëse kalimi i telefonatave është aktivizuar, vendosni kur është i përshtatshëm dhe kush mund ta marrë telefonatën. Gjatë një takimi të ngarkuar, telefonata rikthyese mund të jetë më praktike sesa ndërprerja e stilistit. Konfirmoni disponueshmërinë, numrat e telefonit dhe opsionet e drejtimit të telefonatave për llogarinë dhe tregun tuaj me NeroPay.
- Caktoni një person përgjegjës dhe një zëvendësues për shqyrtimin e kërkesave çdo ditë.
- Regjistroni të dhënat e kontaktit të telefonuesit dhe arsyen e telefonatës në regjistrin tuaj të zakonshëm të kërkesave.
Mbajini të ndara kërkesën, rezervimin dhe pagesën
Një kërkesë për telefonatë nis një bisedë; nuk provon se është rezervuar një orar. Pasi stafi të flasë me klientin, mund të regjistrojë shërbimin dhe orarin e rënë dakord në procesin e rezervimeve të sallonit. Nëse përfshihet kapar ose pagesë, regjistroni veçmas statusin e saj, në vend që të supozoni se është paguar vetëm sepse takimi figuron në sistem.
Për rakordimin, krahasoni regjistrin e shërbimit të kryer me regjistrin përkatës të pagesës dhe shënoni çdo mospërputhje për ndjekje të mëtejshme. Kontrolloni nëse shërbimi ka ndryshuar, nëse pagesa është marrë në një mënyrë tjetër apo nëse një transaksion ende nuk është zgjidhur. Mos e shënoni një pagesë si të marrë pa e mbështetur këtë me të dhënat tuaja.
- Përdorni një referencë të njëtrajtshme, si emrin dhe datën e takimit, në të gjitha regjistrat tuaj.
- Ngarkoni një anëtar të ekipit me përgjegjësinë për të hetuar pagesat e papërputhura.
Një rezervim hipotetik për ngjyrosje
Përfytyroni një sallon në Mançester që merr një telefonatë në mbrëmje nga dikush që kërkon një takim për ngjyrosje flokësh. AI Reception regjistron një kërkesë për telefonatë kthimi. Të nesërmen në mëngjes, një stilist telefonon klientin, diskuton shërbimin dhe regjistron një takim të konfirmuar me marrëveshje. Më pas, kërkesa fillestare shënohet si e trajtuar.
Ditën e takimit, klienti zgjedh edhe një trajtim. Stafi përditëson regjistrin e shërbimit dhe merr pagesën sipas procesit të zakonshëm të sallonit. Në fund të ditës, ata krahasojnë regjistrin përfundimtar të shërbimit me regjistrin e pagesës. Nëse shumat nuk përputhen, kontrollojnë shënimin e trajtimit dhe transaksionin përpara se ta mbyllin mospërputhjen. Ky është një shembull i rrjedhës së punës, jo një integrim i supozuar.
Kontrolloni nëse procesi funksionon në praktikë
Kryeni disa telefonata provë gjatë orarit të punës dhe pas mbylljes. Bëni një pyetje të zakonshme, kërkoni një telefonatë kthimi dhe provoni një pyetje që kërkon ndihmën e një stilisti. Kontrolloni që informacioni i dhënë të jetë i saktë dhe që kërkesa t'i përcillet personit përgjegjës për shqyrtimin e saj.
Një mënyrë e dobishme për të vlerësuar suksesin është të kontrolloni nëse stafi mund të ndjekë një kërkesë prove nga telefonata fillestare deri te përgjigjja dhe më pas të dallojë çdo takim të krijuar nga regjistri i pagesës përkatëse. Nëse një kërkesë humbet ose përcjellja nuk është e qartë, përshtatni procesin dhe bëni një provë tjetër. Pyetni NeroPay se cilat veçori dhe mundësi përcjelljeje janë të disponueshme përpara se të mbështeteni te një rrjedhë e caktuar pune.
- Shqyrtoni rregullisht telefonatat e kthimit në pritje dhe mospërputhjet e pagesave.
- Përditësoni informacionin e konfiguruar kur ndryshojnë shërbimet ose orari i punës.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A mund të konfirmojë AI Reception një rezervim në sallon?
Aftësitë e miratuara përfshijnë përgjigjen ndaj telefonatave të zakonshme, regjistrimin e kërkesave për telefonatë kthimi dhe përcjelljen e telefonatave kur kjo është e aktivizuar. Trajtojeni një kërkesë si të pakonfirmuar derisa ekipi juaj ta regjistrojë dhe konfirmojë takimin përmes procesit të zakonshëm.
A mund t'u përgjigjet telefonatave jashtë orarit të punës?
Mund të përdorë orarin e konfiguruar dhe informacionin e biznesit për t'iu përgjigjur telefonatave të zakonshme. Konfirmoni disponueshmërinë dhe opsionet përkatëse të telefonisë dhe përcjelljes për llogarinë dhe tregun tuaj.
A tregon një kërkesë për telefonatë kthimi se klienti ka paguar?
Jo. Kontrolloni veçmas regjistrin përkatës të pagesës dhe hetoni çdo mospërputhje me takimin ose shërbimin e kryer.
A do të lidhet AI Reception me sistemin tim të rezervimeve ose të pagesave?
Integrimet varen nga llogaria dhe tregu. Pyetni NeroPay për të konfirmuar çfarë është e disponueshme, në vend që të supozoni se informacioni do të transferohet mes sistemeve.