Zgjidhni cilave pyetje t’u përgjigjeni automatikisht
Filloni me pyetje të cilave ekipi juaj mund t’u përgjigjet në mënyrë të njëtrajtshme, si p.sh. kur hapet berberhanja, ku ndodhet dhe cilat shërbime ofron. Jepini Recepsionit AI informacion të përmbledhur dhe të përditësuar, duke përfshirë çdo ndryshim midis orarit të zakonshëm dhe mbylljeve të planifikuara. Kontrolloni nëse telefonuesit mund ta kuptojnë përgjigjen pa pasur nevojë ta bëjnë të njëjtën pyetje në një mënyrë tjetër.
Lërjani ekipit tuaj pyetjet që kërkojnë gjykim. Për shembull, një telefonues që pyet nëse një prerje e caktuar flokësh i përshtatet mund të ketë nevojë të bisedojë me një berber. Nëse kalimi i telefonatës te një person është i aktivizuar, vendosni kur duhet përdorur; përndryshe, ofroni mundësinë për të kërkuar një telefonatë të kthyer. Konfirmoni cilat gjuhë janë të disponueshme për llogarinë tuaj, në vend që të supozoni se çdo telefonues mund të shërbehet në gjuhën e tij të preferuar.
Bëjeni përvojën të qasshme kur berberhanja është e zënë ose e mbyllur
Një përgjigje fillestare e dobishme u tregon telefonuesve se çfarë ndihme është e disponueshme. Mbajini zgjedhjet të thjeshta dhe shpjegoni si të flasin me një person ose si të kërkojnë një telefonatë të kthyer. Mos supozoni se telefonuesit i dinë emërtimet e shërbimeve tuaja: dikush mund të kërkojë një shkurtim flokësh në vend që të përdorë formulimin e listës suaj të çmimeve. Përdorni përshkrime të qarta në informacionin që konfiguroni.
Jashtë orarit të punës, bëjeni të qartë se berberhanja është e mbyllur dhe shpjegoni se çfarë ndodh më pas. Vendosni se kush do t’i shqyrtojë kërkesat për telefonatë të kthyer dhe kur, pastaj tregojuni telefonuesve një pritshmëri realiste. Sigurohuni që të ketë një alternativë të zbatueshme për dikë që nuk mund ta përfundojë bisedën telefonike, duke përdorur mënyrat e kontaktit që ofron tashmë biznesi juaj.
- Renditni pyetjet e zakonshme që mund të bëjë një telefonues ndërsa berberi është duke u shërbyer klientëve.
- Përcaktoni kur është më mirë të kërkohet telefonatë e kthyer sesa të kalohet telefonata drejtpërdrejt te një person.
- Kontrolloni orarin e konfiguruar të punës sa herë që berberhanja ndryshon orarin.
Një rast hipotetik i kërkesës për telefonatë të kthyer në një berberhane në Berlin
Mendoni një berberhane që u shërben telefonuesve nga Berlini dhe Brandenburgu. Pas mbylljes, një klient telefonon për të pyetur nëse berberhanja mund ta ndihmojë me një model të caktuar flokësh. Informacioni i konfiguruar përfshin orarin e punës dhe shërbimet e përgjithshme, por nuk mund t’i japë përgjigje kësaj pyetjeje individuale. Telefonuesi kërkon që ta marrin në telefon, duke lënë një numër kontakti dhe një përshkrim të shkurtër të asaj që dëshiron të diskutojë.
Të nesërmen në mëngjes, personi përgjegjës për telefonatat rikthyese shqyrton kërkesën dhe ia përcjell një berberi që mund t’i përgjigjet. Ata kontaktojnë klientin dhe shënojnë nëse kërkesa u zgjidh apo kërkon një ndjekje tjetër. Berberhanja nuk e trajton kërkesën për telefonatë rikthyese si një takim të konfirmuar; çdo rezervim bëhet veçmas përmes procesit ekzistues.
Testoni përvojën dhe shqyrtoni rezultatet
Përpara se të mbështeteni te shërbimi, bëni telefonata provë me pyetje të përditshme. Provoni të pyesni për orarin e punës, të përshkruani një prerje flokësh pa përdorur terminologjinë e berberhanes dhe të telefononi pas mbylljes. Nëse gjuhët e mbështetura janë të rëndësishme për klientët tuaj, testoni opsionet e disponueshme me dikë që mund të vlerësojë nëse përgjigjet janë të qarta.
Një mënyrë praktike për të vlerësuar suksesin është të kontrolloni nëse telefonuesi merr orarin e saktë ose drejtohet te kanali i synuar për telefonatë rikthyese apo kalim te një person, dhe nëse ekipi mund të veprojë sipas kërkesës pa hamendësuar se çfarë nënkupton ajo. Shqyrtoni kërkesat e humbura ose të paqarta, përditësoni informacionin e konfiguruar dhe përsëriteni testin. Kërkojini ekipit NeroPay të konfirmojë disponueshmërinë, numrat e telefonit, drejtimin e telefonatave dhe çdo integrim për llogarinë tuaj në Gjermani, përpara se të planifikoni zbatimin.
- Telefononi gjatë orarit të punës dhe përsëri pas mbylljes.
- Kërkojini një kolegu të kërkojë një telefonatë rikthyese dhe kontrolloni se çfarë informacioni merr ekipi.
- Shënoni përgjigjet që krijojnë paqartësi dhe përditësoni informacionin përkatës të biznesit.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A mund t’u përgjigjet AI Reception telefonatave ndërsa berberi është duke punuar?
Mund t’u përgjigjet telefonatave të zakonshme duke përdorur informacionin e biznesit dhe orarin e punës që konfiguroni. Përpara se të vendosni se si do të drejtohen telefonatat, konfirmoni opsionet e disponueshme të drejtimit të telefonatave për llogarinë tuaj.
A mund të flasin telefonuesit me një person?
Telefonatat mund t’i kalohen një personi kur kjo veçori është e aktivizuar. Mund të regjistrohen edhe kërkesa për telefonatë rikthyese. Kontrolloni cilat opsione janë të disponueshme për llogarinë dhe tregun tuaj, dhe vendosni se kush do t’u përgjigjet.
A krijon një takim kërkesa për telefonatë rikthyese?
Mos supozoni se po. Trajtojeni kërkesën si një pyetje dhe organizoni çdo takim përmes procesit tuaj ekzistues të rezervimit, përveç rastit kur ekipi NeroPay konfirmon një integrim të përshtatshëm.
Cilat gjuhë mund të përdorin klientët?
AI Reception mund të përdorë gjuhët e mbështetura, por duhet të konfirmoni opsionet e disponueshme për llogarinë tuaj. Testoni gjuhët që planifikoni të ofroni dhe mbani të qartë një mënyrë tjetër kontakti për telefonuesit që kanë nevojë për të.