Scegli tra il pagamento alla reception e quello alla poltrona
Una postazione di pagamento fissa alla reception offre al personale un unico punto in cui confermare i servizi, riscuotere il pagamento e gestire le richieste di ricevuta. Può essere adatta alle attività in cui un addetto alla reception conclude ogni appuntamento, ma possono formarsi code quando più clienti finiscono contemporaneamente.
Portare il terminale alla poltrona, nella sala trattamenti o all’indirizzo del cliente può evitare un passaggio separato alla cassa. Tuttavia, chi riscuote il pagamento deve conoscere l’importo finale, l’eventuale acconto già registrato e chi aggiornerà la prenotazione. Per le attività che operano a Stalybridge, è utile confrontare questi passaggi anziché presumere che ogni appuntamento richieda la stessa organizzazione.
Verifica la connettività nei punti in cui i clienti pagano effettivamente
Chiedi quali modalità di connessione supporta ciascun terminale proposto. Una connessione affidabile alla reception non garantisce che funzioni altrettanto bene dietro la porta chiusa di una sala trattamenti. Per i servizi a domicilio, verifica la connessione prevista in luoghi rappresentativi degli appuntamenti, anziché basarti su supposizioni sulla copertura.
Richiedi una dimostrazione delle schermate sullo stato del pagamento e dei passaggi da seguire in caso di interruzione della connessione. Prima di riprovare, il personale dovrebbe verificare lo stato registrato della transazione, anziché considerare l’assenza di una ricevuta come prova del mancato pagamento. Verifica a chi rivolgersi per assistenza se l’esito rimane incerto.
Coordina ricevute e riferimenti delle prenotazioni
Mantieni distinto il riferimento dell’appuntamento da quello della transazione di pagamento. Il primo identifica la visita; il secondo identifica il pagamento. Decidi dove il personale registrerà il collegamento e chiedi quali campi di riferimento e formati di ricevuta sono disponibili nella configurazione proposta. Non dare per scontato che i dettagli della prenotazione vengano trasferiti automaticamente.
Una ricevuta dovrebbe aiutare il cliente a riconoscere l’attività e l’importo pagato. Verifica come viene visualizzato il nome dell’attività e se le opzioni di ricevuta cartacea o digitale sono adatte ai tuoi clienti. Non inserire dettagli sui trattamenti o dati personali non necessari nei riferimenti di pagamento; usa invece un breve identificativo interno della prenotazione.
Un esempio pratico: un appuntamento, due pagamenti
Esempio ipotetico: un salone di Stalybridge ha un appuntamento da €80 con un acconto di €20 già registrato. Al momento del pagamento, l’addetto alla reception controlla la prenotazione e conferma che restano da pagare €60 prima di inserire l’importo. L’identificativo della prenotazione rimane invariato, mentre l’acconto e il pagamento finale mantengono i rispettivi riferimenti di transazione separati.
Il cliente riceve una ricevuta per il pagamento di €60 e il personale spiega che copre il saldo residuo. Il criterio di verifica è semplice: un altro collega deve poter aprire la scheda dell’appuntamento, individuare entrambi i pagamenti e spiegare il totale di €80 senza chiedere al cliente di ricostruire la visita.
- Verifica il totale concordato per il servizio e l’eventuale acconto registrato.
- Conferma il saldo residuo con il cliente.
- Verifica l’esito del pagamento prima di segnare il saldo come pagato.
- Registra il riferimento del pagamento nella scheda dell’appuntamento.
Verifica le condizioni di accredito e del software prima di scegliere
Il completamento di un pagamento con carta e l’accredito del denaro sul conto aziendale sono due fasi distinte. Informati sui tempi di accredito, sugli orari limite, sulla gestione dei fine settimana, sulle commissioni e su come vengono visualizzati i rimborsi nei report. Stabilisci chi confronterà le registrazioni delle transazioni con le informazioni sugli accrediti, soprattutto quando gli acconti e i saldi finali vengono versati in giorni diversi.
NeroPay offre terminali per carte e servizi di pagamento. Con un terminale idoneo, i software NeroPOS, NeroWeb e NeroBooking possono essere inclusi senza un canone di abbonamento software aggiuntivo. Restano applicabili i costi del terminale, le commissioni di elaborazione dei pagamenti, i requisiti di idoneità e le condizioni previste. Il passo successivo è chiedere al team di dimostrare il flusso di gestione di acconti e saldi e di confermare la disponibilità dei dispositivi, la connettività, la gestione dei riferimenti e le eventuali integrazioni proposte.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
Ogni membro del personale dovrebbe avere un terminale?
Non necessariamente. Valuta le sovrapposizioni tra gli orari di fine degli appuntamenti e chi è responsabile dell’incasso. Un terminale condiviso può essere adatto a un unico punto di accoglienza; i pagamenti nelle singole sale richiedono un passaggio di consegne chiaro e una disponibilità sufficiente dei terminali.
La ricevuta di pagamento può sostituire la scheda dell’appuntamento?
No. La ricevuta documenta un pagamento, mentre la scheda dell’appuntamento descrive la visita e il saldo. Mantienile collegate tramite una procedura coerente di gestione dei riferimenti.
NeroBooking abbinerà automaticamente i pagamenti effettuati tramite terminale?
Non dare per scontato l’abbinamento automatico. Chiedi al team di NeroPay di confermare il flusso di lavoro supportato e gli eventuali requisiti di integrazione per la configurazione scelta.